Assistenz (m/w/d)

Diakonie Sh; Kiel; Hybrid; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice/mobiles Arbeiten

Bezahlung nach Entgeltgruppe K7

Flexible Arbeitszeiten

Zusätzliche Altersversorgung

Fahrrad/ ÖPNV Zuschuss

24/31 Dezember frei

Zuverlässige Sonderzahlungen

Gesundheitsförderung

Geistliche Impulse

Zusammenfassung

Landeskirchenamt Kiel sucht eine Verwaltungsassistenz im Dezernat Dienst- und Arbeitsrecht. Sie unterstützen die Dezernatsleitung und Referent*innen im Sekretariat.

Zu Ihren Aufgaben gehört u. a. Terminmanagement, Schriftverkehr, Protokolle, Reisekoordination sowie die Organisation von Bewerbungsverfahren mit d.vinci; idealerweise bringen Sie Erfahrungen im Sekretariat und sichere MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrungen im Sekretariat sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Produkten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Teamgeist, Genauigkeit, Verantwortungsfreude und Zuverlässigkeit.
• Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem Arbeiten.
• Flexibilität und Belastbarkeit, auch bei Termindruck.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Rechtschreibgebrauch.
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen.

Aufgaben

• Terminmanagement und Verfassen von Schriftstücken im dienstaufsichtlichen Kontext.
• Telefondienst, Kopierarbeiten, Tagungs- und Sitzungsvorbereitung.
• Aktualisierung von Adresswerken; Protokolle, Sitzungsvorlagen und Synopsen erstellen.
• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge im Sekretariat
• Recherche im Internet und Auswertung relevanter Daten für Statistiken oder Rechtssetzungs-Ableitung
• Dienstreisen planen und buchen; Ablaufkoordination im Dezernat
• Bearbeitung von Einzelvorgängen auf Weisung des Vorgesetzten
• Bewerbungsverfahren organisieren mit d.vinci: Veröffentlichung von Ausschreibungen, Prüfung, Übersicht, Fristen, Einladungen/Absagen, Vorstellungsgespräche

Kenntnisse

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Belastbarkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte Ausbildung

Tools

d.vinci

Jobbeschreibung

Arbeitsfeld Verwaltung / Verband / Organisation

Stellenumfang Vollzeit

Arbeitsort Dänische Straße 21-35, 24103 Kiel

Befristung unbefristet

Eintrittsdatum sofort

Bewerbungsfrist 16.10.2026

Bewerbung

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Anbieter: OpenStreetMap

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Im Dezernat Dienst- und Arbeitsrecht (DAR) des Landeskirchenamtes der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland (Nordkirche) sind die juristischen Referate für das Dienst- und Arbeitsrecht sowie die Abteilungen Bezüge, Personalverwaltung, Versorgung und die Beihilfeschnittstelle angesiedelt.

Wen wir brauchen

• Sie erledigen als Assistenz für die Dezernatsleitung sowie die Referent*innen des Dezernats alle in einem Leitungssekretariat üblicherweise anfallenden Aufgaben wie beispielsweise: Terminmanagement; Schreiben von Briefen, Vermerken, Protokollen in dienstaufsichtlichen Verfahren nach Diktat, vom Band oder vom Blatt; Telefondienst, Kopierarbeiten, Tagungs- und Sitzungsvorbereitung; Aktualisierung von Adresswerken; Fertigung von Protokollen, Sitzungsvorlagen und Synopsen; Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats und im Dezernatsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Vertraulichkeit; Recherche im Internet, bei anderen Landeskirchen, Kirchenkreisen etc. und Auswertung der recherchierten Daten, z. B. für statistische Zwecke, Vorbereitung für die Rechtsetzung oder Beantwortung von Anfragen; Planung von Dienstreisen einschließlich Buchungsvornahmen; Ablaufkoordination im Dezernat; Bearbeitung von Einzelvorgängen auf Weisung der/des Vorgesetzten
• Sie sind zuständig für die Urlaubsfestsetzung der Tarifbeschäftigten und Kirchenbeamt*innen, deren Personalfälle in der Abteilung Personalverwaltung bearbeitet werden. Dies umfasst u. a. die Festsetzung des Urlaubsanspruchs bei Beginn oder Ende des Arbeits- oder Dienstverhältnisses im laufenden Jahr
• Neufestsetzung des Urlaubsanspruchs bei Ruhen des Arbeits- oder Dienstverhältnisses, Zeiten der Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung, Wechsel der Anzahl der Wochenarbeitstage
• Ermittlung der Urlaubszeiträume für die Berechnung des Urlaubsentgelts bei Änderung der Arbeitszeit
• Ermittlung der Resturlaubsansprüche bei Beendigung eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses
• Sie organisieren und begleiten Bewerbungsverfahren unter Verwendung des Bewerbungstools d.vinci. Dies umfasst u. a. folgende Tätigkeiten:
  • Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
  • Prüfung eingehender Bewerbungen auf Vorliegen der Voraussetzungen gemäß Anforderungsprofil
  • Fertigung einer Übersicht über eingegangene Bewerbungen
  • Überwachung der Bewerbungsfristen
  • Fertigung von Einladungen und Absagen
  • Organisation der Vorstellungsgespräche (Terminabsprachen mit allen Beteiligten; ggf. Raumbuchungen; ggf. Tests; ggf. Entwurf eines Fragenkatalogs)

Unsere Erwartungen

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation oder gleichwertige Fähigkeiten und Berufserfahrungen in entsprechender Tätigkeit
• Erfahrungen im Sekretariat
• ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamgeist, Genauigkeit, Verantwortungsfreude und -bereitschaft, Zuverlässigkeit
• die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten, Probleme eigenständig zu erkennen und aufzugreifen
• Flexibilität und Belastbarkeit (auch bei Termindruck)
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres Sprachgefühl, Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Gute Gründe, sich für uns zu entscheiden

• Sicheres Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice/mobiles Arbeiten
• Zusätzliche Altersversorgung
• Fahrrad/ E-Bike Zuschuss oder Zuschuss ÖPNV
• Frei am 24. und 31. Dezember
• Zuverlässige Sonderzahlungen
• > Weiterentwicklung
• Gesundheitsförderung
• Geistliche Impulse
• Bezahlung nach Entgeltgruppe K 7

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Da Sie in Ihrem Aufgabenbereich Mitverantwortung für die glaubwürdige Erfüllung kirchlicher Aufgaben übernehmen, setzen wir voraus, dass Sie sich gegenüber der Nordkirche loyal verhalten, die evangelische Identität des Landeskirchenamtes achten und in Ihrem beruflichen Handeln den Auftrag der Kirche vertreten und fördern.

Wir machen darauf aufmerksam, dass Fahrtkosten oder andere im Zusammenhang mit der Bewerbung stehende Auslagen nicht erstattet werden. Sollte anlässlich der Einstellung ein Umzug erforderlich werden, können keine Umzugskosten erstattet werden.

Sie finden sich in dem genannten Profil wieder, haben Lust auf die Aufgaben und möchten bei uns arbeiten? Bewerben Sie sich bis zum 16. Oktober 2026 direkt online!

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 29. Oktober 2026 statt. Bitte merken Sie sich diesen Termin bei Interesse schon einmal vor.

Auskünfte erteilen Ihnen Frau Schäfer (bis einschließlich 1. Oktober 2026), Tel. [phone], E-Mail: [e-mail], und Frau Hennemann, Tel. [phone], E-Mail: [e-mail].

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Landeskirchenamt Kiel
Dänische Straße 21-35
24103 Kiel