Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Stadt Karlsruhe; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 47.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Fortbildung

Zusammenfassung

Stadt Karlsruhe – Oberbürgermeisterbüro sucht eine Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters. Die Stelle ist befristet, Vollzeit nach TVöD E9a, Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 € zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage.

Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft, koordinieren Termine, Prozesse und Schriftverkehr und unterstützen die Büroleitung sowie Referent*innen des Dezernats 1. Eine anspruchsvolle Mutterschutz- bzw. Elternzeitvertretung erwartet Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst oder Verwaltung.
• Gute Kenntnisse in MS-Office und Verwaltungsprozessen.
• Sicherer Umgang mit Sitzungsmanagementsystem Session und dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.

Aufgaben

• Bearbeitung administrativer Aufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters.
• Assistenztätigkeiten für Büroleitung und Referent*innen des Dezernats.
• Koordination von Geschäftsabläufen und zentrale E-Mail-/Postbearbeitung.
• Erteilung allgemeiner Auskünfte und eigenständige Korrespondenz.

Kenntnisse

MS Office

Schnittstellenmanagement

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

Session

Enaio

Jobbeschreibung

Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Hauptamt

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlaufstelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie bearbeiten selbstständig die administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenztätigkeiten für die Büroleitung und die Referent*innen des Dezernats.
• Termin- und Büromanagement: Bei der Koordination der Geschäftsabläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.
• Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst mit.
• Fachkenntnisse : Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungsmanagementsystem Session sowie dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.
• Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit mit.

Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemeinsam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.
Vielfalt, Gleichstellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancengleichheit und gestalten Vielfalt gemeinsam.
Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungskultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.

Flexible Arbeitszeiten, individuelle Arbeitszeitmodelle & Home Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.
Entwicklungsprogramme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.
Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge & Rooftop Kantine
Fit für die Zukunft: Gemeinsam an morgen arbeiten.