Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d) / 13925 / Klinik für Augenheilkunde-Sehschule

Universitätsklinikum Essen; Essen; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

30 Tage Urlaub

Fortbildung

Betriebliche Zusatzversorgung

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Essen sucht Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d) in der Augenheilkunde – Sehschule. Vollzeit (38,5 Std./Woche) im unbefristeten Arbeitsverhältnis gemäß TV-L EG 9a.

Hauptaufgaben: Organisation des Sekretariats, Terminmanagement, Korrespondenz, Datenpflege und Unterstützung bei Studienabläufen. Sie bringen eine kaufmännische oder medizinische Ausbildung, mehrjährige Sekretärerfahrung, sichere EDV-Kenntnisse (MS Office) und gute Englischkenntnisse mit.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen oder vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in oder vergleichbare Tätigkeiten wünschenswert
• Sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Belastbar, zuverlässige, team- und kommunikationsfähige Persönlichkeit

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Klinikleitungssekretariats
• Termin- und Informationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen
• Selbstständige Korrespondenz in deutsch und englisch
• Selbstständige Pflege von Datenbanken, Mitgliederverwaltung und Dokumentenmanagement
• Administrative Unterstützung studienbezogener Abläufe
• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege der Social-M Media-Plattform der Klinikleitung
• Unterstützung der digitalen Außendarstellung und Kommunikation
• Unterstützung wissenschaftlicher Tätigkeiten im administrativen und assistierenden Rahmen
• Mitwirkung an der Digitalisierung der Sehschule
• Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Selbstständiges Erstellen von Tabellen, Statistiken und Übersichten
• Eigenständige Pflege digitaler Plattformen

Kenntnisse

EDV-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische oder medizinische Ausbildung

Tools

SAP

Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

(Entgeltgruppe: EG 9a TV-L)

Einsatzbereich: Klinik für Augenheilkunde - Sehschule

Stellen ID: 13925

Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt

Umfang: Vollzeit / 38,5 Std.

Vertragsart: Unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Organisation und Koordination des Klinikleitungssekretariats
• Termin- und Informationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen
• Selbstständige Korrespondenz und administrative Unterstützung der stellvertretenden Klinikleitung in deutscher und englischer Sprache
• Selbstständige Pflege von Datenbanken, Mitgliederverwaltung und Dokumentenmanagement
• Administrative und organisatorische Unterstützung studienbezogener Abläufe
• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege der Social-Media-Plattform der Klinikleitung
• Unterstützung der digitalen Außendarstellung und Kommunikation
• Unterstützung wissenschaftlicher Tätigkeiten im administrativen und assistierenden Rahmen
• Mitwirkung an der Digitalisierung der Sehschule
• Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Selbstständiges Erstellen von Tabellen, Statistiken und Übersichten
• Eigenständige Pflege digitaler Plattformen, z. B. für Verwaltungs-, Studien- und Lehrprozesse
• Eigenständige Bearbeitung abrechnungsrelevanter Vorgänge
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP
• Unterstützung bei Verwaltungs- und Personalprozessen
• Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen oder vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in oder vergleichbare Tätigkeiten wünschenswert
• Sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Flexible, kooperative und zuverlässige Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation und freundlichem, sicherem und gepflegtem Auftreten
• Belastbar, vertrauenswürdig, team- und kommunikationsfähig

Freuen Sie sich auf:

• Anteiliges Arbeiten im Homeoffice im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen:

• Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
• Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
• Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
• Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.