Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Kleesiek

Arbeitsagentur; Essen; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

TV-L Entgeltgruppe 8

Sicherer öffentlicher Dienst

Befristeter Vertrag 2 Jahre

Zusammenfassung

Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek am Institut IKIM in Essen. Vollzeit (38,5 Std./Woche), befristet auf 2 Jahre, Entgeltgruppe EG 8 TV-L.

Aufgaben umfassen Organisation von Sitzungen, Terminplanung, Dienstreisen, Korrespondenz und zentrale Anlaufstelle für ein internationales Team sowie externe Partner. Mitarbeit in der Personalverwaltung und im Onboarding; Mitarbeit an Prozessoptimierung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in administrativen oder assistierenden Tätigkeiten wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Offenheit für neue Prozesse/Technologien.

Aufgaben

• Organisation und Koordination der administrativen Aufgaben im Sekretariat des Instituts- und Arbeitsgruppenleiters.
• Organisation von Besprechungen und Terminplanung.
• Dienstreiseplanung und -abrechnung.
• Korrespondenz nach Stichwortangabe.
• Verlässliche Präsenz des Sekretariats als zentrale Ansprechpartnerin für ein internationales Team und externe Partner.
• Übernahme von Beschaffungsvorgängen und Koordination von Verbrauchsmaterial einschließlich Kostenkontrolle.
• Planung und Organisation von Veranstaltungen und Gästebetreuung.
• Unterstützung bei der Personalverwaltung, Onboarding und Koordination von studentischen Hilfskräften.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Planungsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek

(Entgeltgruppe: EG 8 TV-L)

Einsatzbereich: Institut für Künstliche Intelligenz in der Medizin (IKIM)

Stellen ID: 13815

Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt

Umfang: Vollzeit / 38,5 Std.

Vertragsart: Befristet

Befristung: 2 Jahre ab Besetzung

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination der administrativen Aufgaben im Sekretariat des Instituts- und Arbeitsgruppenleiters sowie dessen Arbeitsgruppe, u.a.


• Organisation von Besprechungen und Terminplanung


• Dienstreiseplanung und -abrechnung


• Korrespondenz nach Stichwortangabe


• verlässliche Präsenz des Sekretariats als zentrale Ansprechpartnerin für ein internationales Team und externe Partner


• Übernahme von Beschaffungsvorgängen und Koordination von Verbrauchsmaterial, einschließlich Kostenkontrolle und Rechnungsstellung


• Planung und Organisation von Veranstaltungen und Gästebetreuung


• Unterstützung bei der Personalverwaltung, v.a. beim Onboarding und der Koordination von studentischen Hilfskräften, Praktikanten, Hospitanten, Gastwissenschaftlern


• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Institutsalltag

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation


• Berufserfahrung in administrativen oder assistierenden Tätigkeiten wünschenswert


• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Interesse, sich in neue Prozesse und Technologien einzuarbeiten, gerne auch mit KI-Affinität


• Organisations- und Planungsfähigkeiten mit Sinn für Prioritäten und Deadlines


• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung


• Flexibilität und Teamgeist in einem dynamischen, internationalen Forschungsumfeld


• Freundliches und professionelles Auftreten mit Dienstleistungsorientierung, Diskretion, Loyalität


• Sehr gute Deutschkenntnisse


• Gute Englischkenntnisse wünschenswert für die Kommunikation im internationalen Team und Umgang mit internationalen Gästen

Freuen Sie sich auf:

• Optimale Lage des Instituts im Herzen des lebendigen und trendigen Stadtteils Essen-Rüttenscheid, für eine optimale Verbindung von Leben und Arbeiten


• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW


• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung


• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5‑Tage-Woche)


• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen


• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards


• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z.B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie&Gesundheit in allen Lebenslagen


• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen


• Gesundheitsmanagement, z.B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten


• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen:

Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des §2 Abs.3SGBIX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.