Assistenz der Stabsbereichsleitung Kommunikation (m/w/d)

LostInBerlin

Berlin

Hybrid

EUR 31.000 - 40.000

Vollzeit

Vor 7 Tagen

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Benefits dieser Stelle

Urlaub und Homeoffice-Möglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub/Jahr

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Fort- und Weiterbildung

Zusammenfassung

Die DGUV – Hauptabteilung Kommunikation sucht eine Assistenz der Stabsbereichsleitung Kommunikation (m/w/d) in Berlin. Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation der administrativen Abläufe, Reiseplanung, Korrespondenz, Terminkoordination und die Vorbereitung von Meetings.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Office-Erfahrung sowie gute MS-365/Teams-Skills mit. Flexibilität für Dienstreisen ist von Vorteil; Teilzeitoptionen möglich.

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management
Interesse an Kommunikation und Verbandsarbeit sowie Erfahrung in einem Verband oder einer öffentlichen Institution
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Aufgaben

Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Stabsbereich
Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Korrespondenz und Kontaktdatenpflege
Terminplanung- und Koordination für die Stabsbereichsleitung
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremien
Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Telefondienst, Postbearbeitung, Protokolle)
SAP-Sachbearbeitung im Rechnungsmanagement

Kenntnisse

MS 365

Organisationsstärke

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement

Tools

SAP-Kenntnisse

Trello

Microsoft Teams

MS 365

Jobbeschreibung

Assistenz der Stabsbereichsleitung Kommunikation (m/w/d)

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)

Kommen Sie in unser Team der Stabsbereiches Kommunikation und helfen Sie mit,

Arbeit noch sicherer und gesünder zu machen.

Sie sind zuständig für die Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Stabsbereich zuständig, wie die Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Korrespondenz und Kontaktdatenpflege sowie Terminplanung- und Koordination für die Stabsbereichsleitung

Sie planen und organisieren Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen und verantworten deren Vor- und Nachbereitung

Sie übernehmen allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, strukturierte Vorgangsführung, Erstellung von Protokollen und Monitoring von Fristen und Terminen

Sie vertreten die SAP-Sachbearbeitung im Rechnungsmanagement, Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungs-fachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen

Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management, idealerweise im Kommunikationsbereich oder einem vergleichbaren Umfeld

Interesse an Kommunikation und Verbandsarbeit sowie Erfahrung in einem Verband, einer Körperschaft des öffentlichen Rechts oder einer anderen öffentlichen Institution von Vorteil

Erfahrung in der Organisation und Betreuung von Besprechungen, Gremien- und Verbandssitzungen von Vorteil

Sicherer Umgang mit MS 365, insbesondere den Office Anwendungen und Teams, Trello; SAP-Kenntnisse von Vorteil

Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und Verantwortungs-bewusstsein

Team- und Kommunikationsstärke, sicheres und serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern

Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)

Gute Englischkenntnisse sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil

Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Kommen Sie in unser Team der Stabsbereiches Kommunikation und helfen Sie mit,

Arbeit noch sicherer und gesünder zu machen.

Ihr zukünftiges Team:

"Kommunikation ist das A und O"

Die Hauptabteilung Kommunikation (KOM) der DGUV lebt nach diesem Motto. An den Standorten Berlin und Sankt Augustin verantwortet KOM alle Bereiche der internen und externen Kommunikation des Verbandes und unterstützt auch die Unfallkassen und Berufsgenossenschaften bei ihrer Kommunikationsarbeit.

Ihre Aufgaben:

Sie planen und organisieren Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen und verantworten deren Vor- und Nachbereitung

Sie übernehmen allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, strukturierte Vorgangsführung, Erstellung von Protokollen und Monitoring von Fristen und Terminen

Sie vertreten die SAP-Sachbearbeitung im Rechnungsmanagement

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungs-fachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen