Assistenz der Objektleitung (m/w/d)

Vilo-Personal GmbH - Berlin; Magdeburg; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Vilo-Personal GmbH sucht eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Objektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Facility-Umfeld.

Sie pflegen Dokumentationen, prüfen Rechnungen und koordinieren externe Dienstleister. Wichtig sind Organisationstalent, Serviceorientierung und sicherer Umgang mit MS Office; SAP/CAFM-Kenntnisse sind von Vorteil.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsqualifikation (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement)
• Technisches Grundverständnis und Interesse an betrieblichen/technischen Abläufen
• Erfahrungen im Facility Management oder vergleichbarem Dienstleistungsumfeld wünschenswert
• Routine im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Erfahrungen mit SAP oder CAFM-Anwendungen von Vorteil
• Organisationsstärke und Gespür für Prioritäten
• Kunden- und serviceorientiertes Denken und Handeln

Responsibilities

• Unterstützung der Objektleitung bei organisatorischen Aufgaben
• Verwaltung und Pflege projektbezogener Dokumentationen und digitaler Datenbestände
• Bearbeitung von Rechnungen und Vorbereitungen kaufmännischer Tätigkeiten
• Koordination externer Dienstleister und Nachunternehmer als zentrale Schnittstelle
• Überwachung von Projektfortschritten und Identifikation von Handlungsbedarf
• Sicherstellung von Terminen, Qualitätsstandards und Leistungszielen
• Enge Zusammenarbeit mit Kundinnen und Projektbeteiligten für reibungslosen Ablauf

Skills

MS Office

Technisches Grundverständnis

Kunden-/Serviceorientierung

Organisationsstärke

Education

Kaufmännische Berufsqualifikation

Tools

SAP

CAFM

Job description

Ihre Aufgaben…

Als Assistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d)unterstützen Sie die Objektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben:

• Verwaltung und Pflege projektbezogener Dokumentationen, Wartungsnachweise und digitaler Datenbestände
• Kontrolle von Rechnungen sowie Vorbereitung der weiteren kaufmännischen Bearbeitung
• Koordination externer Dienstleister und Nachunternehmer als zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft
• Überwachung der Projektfortschritte und frühzeitige Identifikation möglicher Handlungsbedarfe
• Sicherstellung der Einhaltung von Terminen, Qualitätsstandards und vereinbarten Leistungszielen
• Enge Zusammenarbeit mit Kund:innen und Projektbeteiligten zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs

Ihre Qualifikationen…

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsqualifikation, z.B. als Industriekaufmann (m⁠/⁠w⁠/⁠d), Kaufmann für Büromanagement (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder vergleichbar
• Technisches Grundverständnis sowie Interesse an betrieblichen und technischen Abläufen
• Erste Erfahrungen im Facility Management, der technischen Gebäudebewirtschaftung oder einem vergleichbaren Dienstleistungsumfeld wünschenswert
• Routine im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Erfahrungen mit SAP oder CAFM-Anwendungen von Vorteil
• Organisationsstärke und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Kunden- und serviceorientiertes Denken und Handeln

Unser Versprechen…

Bei Vilo-Personal stehen Sie im Mittelpunkt. Wir begleiten Sie persönlich, reagieren schnell und unterstützen Sie auf Ihrem beruflichen Weg – verlässlich und auf Augenhöhe. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, unserem starken Kundennetzwerk und unserer Marktkenntnis. Wir bereiten Sie auf Gespräche vor und begleiten Sie bei Bedarf persönlich. Dazu erhalten Sie echte Karrierechancen bei namhaften Unternehmen.

Fragen? Ihre Ansprechpartner:innen helfen unterTel.: [phone]

Alle Gender willkommen!

Wichtig: Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich!