Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d)

DEKRA Digital & Product Solutions; Jena; Hybrid; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Teilzeit möglich

Sonderurlaub

Fort- und Weiterbildung

Weihnachtsgeld/Urlaubsgeld

Jubiläumsboni

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

DEKRA Digital & Product Solutions in Thüringen/Jena sucht eine erfahrene Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie steuern das Sekretariat, beantworten Anfragen und koordinieren administrative Abläufe sowie Personalthemen im engen Austausch mit der Niederlassungsleitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reisekosten, Rechnungsbearbeitung, Mahnwesen, Terminplanung, Schulungsorganisation und Personalakten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung idealerweise mit Weiterbildung oder Erfahrung im Bereich Büroleitung oder Assistenz
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position (Sekretariat, Assistenz, Büroleitung) von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Führerschein Klasse B von Vorteil

Responsibilities

• Organisation und Steuerung des Sekretariats sowie aller kaufmännischen Büroabläufe
• Kaufmännisches Management aller Büroabläufe und zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende
• Enge Unterstützung der Niederlassungsleitung in administrativen, organisatorischen und personalrelevanten Themen
• Verantwortung für Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung und Mahnwesen
• Koordination von Terminen, Lehrgängen, Besprechungen sowie Organisation von Schulungsräumen und internen Veranstaltungen
• Betreuung der kaufmännischen Personaladministration inkl. Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Krankmeldemanagement sowie Personalakten
• Unterstützung der kaufmännischen Personalplanung und Erstellung von Auswertungen und Kennzahlen
• Vertriebsunterstützung, z. B. Vorbereitung von Kundenterminen und organisatorische Unterstützung des Vertriebsteams
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Weiterbildung oder Erfahrung im Bereich Büroleitung oder Assistenz
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position (Sekretariat, Assistenz, Büroleitung) von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sicheres, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Organisationsvermögen, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Führerschein Klasse B sowie eigener PKW von Vorteil

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Education

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS-Office

Job description

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Assistenz der Niederlassungsleitung (m/w/d)

Einsatzbereich: Administration, Assistenz & Sekretariat

Einstiegslevel: Berufserfahrene

Vertragsart: Unbefristeter Vertrag

Vollzeit/Teilzeit: Vollzeit

Wochenstunden: 38.5

Mobiles Arbeiten: Anteilig

Veröffentlichungsdatum: 08.10.2026

Bei uns erwartet Sie eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe in engem Austausch mit der Niederlassungsleitung, ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen sowie eine langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen.

Aufgaben

• Organisation und Steuerung des Sekretariats sowie aller kaufmännischen Büroabläufe
• Kaufmännisches Management aller Büroabläufe und zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende
• Enge Unterstützung der Niederlassungsleitung in administrativen, organisatorischen und personalrelevanten Themen
• Verantwortung für Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung und Mahnwesen
• Koordination von Terminen, Lehrgängen, Besprechungen sowie Organisation von Schulungsräumen und internen Veranstaltungen
• Betreuung der kaufmännischen Personaladministration inkl. Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Krankmeldemanagement sowie Personalakten
• Unterstützung der kaufmännischen Personalplanung und Erstellung von Auswertungen und Kennzahlen
• Vertriebsunterstützung, z. B. Vorbereitung von Kundenterminen und organisatorische Unterstützung des Vertriebsteams
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Weiterbildung oder Erfahrung im Bereich Büroleitung oder Assistenz
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position (Sekretariat, Assistenz, Büroleitung) von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sicheres, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Organisationsvermögen, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Führerschein Klasse B sowie eigener PKW von Vorteil

Was wir bieten

• Für mehr Balance:30 Tage Urlaub und die Möglichkeit zur Teilzeit – plus Sonderurlaub sowie weitere Urlaubstage mit wachsender Betriebszugehörigkeit
• Starkes Gesamtpaketmit Zusatzleistungen wie Weihnachts- & Urlaubsgeld, Jubiläumsboni und betrieblicher Altersvorsorge
• Mobilitäts- & Vergünstigungsangebotewie Jobrad, Reisekostenregelung, Fahrgeld für ÖPNV oder eigenen PKW, Corporate Benefits sowie kostenlose HU
• Gesundheitsserviceswie Apps, Vortragsformate, PME Familienservice und betriebsärztliche Betreuung
• Individuelle Weiterbildungs- & Entwicklungsmöglichkeitenmit eigenen Bildungszentren, Mentoring-Programmen und digitalen Lernangeboten
• Offene Kulturmit Raum für Ideen und Austausch im DEKRA Netzwerk sowie Events wie SkiCup oder Motorradtreffen
• Arbeiten mit Sinnund langfristiger Perspektive in einem stabilen und zukunftsorientierten Unternehmen

Bei DEKRA stehen Zukunftsthemen in allen Arbeitsbereichen im Mittelpunkt: von der Fahrzeugprüfung bis zur Cybersicherheit, von der Produktprüfung bis zu sauberen Energien oder vom automatisierten Fahren bis zur künstlichen Intelligenz.Wir stellen uns frühzeitig auf neue technische Entwicklungen ein und sorgen branchenübergreifend in 60 Ländern mit mehr als 48.000 Mitarbeitenden für Sicherheit.

Die DEKRA Automobil GmbH ist im Bereich Fahrzeugprüfungen Marktführer. Darüber hinaus bietet die DEKRA Automobil GmbH flächendeckend eine Vielfalt an weiteren automobilen und industriellen Dienstleistungen – von Schadengutachten über die Maschinen- und Anlagensicherheit bis hin zum Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz. Wollen auch Sie unsere Zukunft sicherer und nachhaltiger machen?

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