Assistenz der Leitung (w/m/d)

Technical University of Applied Sciences Würzburg-Schweinfurt (THWS); Würzburg; Vor Ort; EUR 38.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die THWS sucht eine engagierte Kraft für die Hochschulinternationalisierung. Sie unterstützt die Leitung bei der Umsetzung von Projekten, recherchiert Ergebnisse und bereitet sie für die weitere Bearbeitung vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören Protokollführung, die Vorbereitung von Terminen (Präsentationen, Tagesordnungen) sowie die Koordination von Reisen und Besuchen. Sie kommunizieren relevante Themen intern und extern.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
• Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext wünschenswert.
• Gute Englischkenntnisse; ideal weitere Fremdsprache.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse; TYPO3-Kenntnisse wünschenswert.
• Selbstständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten.
• Ausgeprägte soziale und serviceorientierte Kommunikationsfähigkeit.

Aufgaben

• Unterstützung der Leitung bei der Umsetzung von Internationalisierungsvorhaben.
• Recherchearbeiten und Aufbereitung der Ergebnisse.
• Protokollführung bei Gremiensitzungen.
• Vorbereitung von Terminen (Präsentationen, Tagesordnungen).
• Kommunikation relevanter Themen an interne/externe Akteure.
• Allgemeine Administration der Abteilung.
• Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen vom Ausschreiben bis Onboarding.
• Betreuung der studentischen Hilfskräfte; Urlaubs-/Stundennachweise.
• Kennzahlenabfrage und -auswertung; Zusammenführung der Daten.
• Koordination von Terminen, Reisen und Besuchern.
• Eingangsemails vorsortieren.

Kenntnisse

MS Office

TYPO3

Organisation

Kommunikation

Verhandlungsgeschick

Ausbildung

Berufsausbildung im Verwaltungs-/kaufmännischen Bereich

Tools

MS Office

TYPO3

Jobbeschreibung

DieTechnische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS(Hochschulservice Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F - es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von deren Projekten
  • Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
  • Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
  • inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen, Tagesordnungen)
  • Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb / außerhalb der Hochschule
• allgemeine Administration
  • Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
  • Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel; Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
  • periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der Hochschulinternationalisierung
  • Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung
• Koordination
  • von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen Partnern); auch Terminvorbereitung
  • von Reisen (Reiseplanung und –organisation)
  • von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)
• Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, oder z. B. als Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
• Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
• sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
• verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse einer weiteren modernen Fremdsprache
• selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und Finalisieren
• sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompet