Assistenz der Leitung (w/m/d)

Technical University of Applied Sciences Würzburg-Schweinfurt (THWS); Schweinfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenfreies Parken

Mensa

Jobbike

Sportangebote

Gleitzeit

30+ Urlaubstage

Mobiles Arbeiten

Corporate Benefits

Events

Verbeamtung

Sonderzahlungen

Ladesäulen

Weiterbildung

Familienfreundlichkeit

Zusammenfassung

Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) sucht für den Hochschulservice Internationales eine Assistenz der Leitung (w/m/d) in Vollzeit am Standort Würzburg/Schweinfurt. Sie unterstützt die Leitung bei internationalen Projekten, übernimmt Protokollführung, Termin- und Reisekoordination, Personalgewinnung bis Onboarding und kümmert sich um E-Mail-Vorbereitung.

Wir bieten flexible Arbeitszeiten, Parken, Weiterbildungen und Verbeamtung.

Qualifikationen

• Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich abgeschlossen.
• Erfahrung im internationalen Hochschulkontext wünschenswert.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, idealerweise TYPO3.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse, zusätzliche Fremdsprache von Vorteil.
• Selbstständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten.

Aufgaben

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von Projekten.
• Protokollführung bei Gremiensitzungen und Erstellung von Präsentationen.
• Allgemeine Administrative Tätigkeiten, einschließlich Personalgewinnung bis Onboarding.
• Koordination von Terminen, Reisen und Besuchen.
• Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen.

Kenntnisse

MS Office

Englisch

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Tools

TYPO3

Jobbeschreibung

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS (Hochschulservice Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F - es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder -praktikum und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschulenach vorn zu bringen.

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Arbeitszeit: Vollzeit

Befristung: befristet bis zum 31.12.2027

Standort: Würzburg, Schweinfurt

Vergütung: Entgeltgruppe 8 TV-L

Bewerbungskennziffer: 33.1.798

Aufgaben

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von deren Projekten
  • Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
  • Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
  • inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen, Tagesordnungen)
  • Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb / außerhalb der Hochschule
• allgemeine Administration
  • Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
  • Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel; Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
  • periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der Hochschulinternationalisierung
  • Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung
• Koordination
  • von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen auch Terminvorbereitung)
  • von Reisen (Reiseplanung und -organisation)
  • von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)
• Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Profil

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, oder z. b. als Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
• Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
• sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
• verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse einer weiteren modernen Fremdsprache
• selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und Finalisieren
• sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel
• verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
• ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären Gruppen effektiv zu arbeiten

Wir bieten

• Kostenfreies Parken
• Mensa
• Jobbike
• Sportangebote
• Gleitzeit
• 30+ Urlaubstage
• Mobiles Arbeiten
• Corporate Benefits
• Events
• Verbeamtung
• Sonderzahlungen
• Ladesäulen
• Weiterbildung
• Familienfreundlichkeit (detaillierte Informationen zu unseren Benefits finden Sie auf der Karriereseite der THWS)

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

LNKD1_DE