Assistenz der Leitung (w/m/d)

Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt Land Bayern; Schweinfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) sucht eine Assistenz der Leitung im Hochschulservice Internationales. Sie unterstützt die Leitung bei der Umsetzung internationaler Projekte, bereitet Ergebnisse auf und übernimmt Protokollführung sowie die inhaltliche Vorbereitung von Terminen.

Zusätzlich gehören Reiseplanung, Kommunikation mit Akteuren, allgemeine Administration und Begleitung von Personalmaßnahmen dazu.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
• Erfahrung im internationalen Hochschulkontext wünschenswert.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, idealerweise TYPO3 und sichere digitale Kommunikation.

Aufgaben

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von Projekten.
• Protokollführung bei Gremiensitzungen und Bereitstellung von Präsentationen/Unterlagen.
• Koordination von Terminen, Reisen und Besuchen sowie allgemeine Administration.

Kenntnisse

MS Office

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich

Tools

TYPO3

Jobbeschreibung

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Vollzeit

befristet bis zum 31.12.2027

Würzburg, Schweinfurt

Entgeltgruppe 8 TV-L

Bewerbungskennziffer:33.1.798

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS (Hochschulservice Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F - es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder -praktikum und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

• Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von deren Projekten
• Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
• Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
• inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen, Tagesordnungen)
• Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb / außerhalb der Hochschule
• allgemeine Administration
• Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel; Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
• periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der Hochschulinternationalisierung
• Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung
• Koordination von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen Partnern); auch Terminvorbereitung
• Koordination von Reisen (Reiseplanung und -organisation)
• Koordination von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)
• Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, oder z. B. als Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
• Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
• sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
• verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse einer weiteren modernen Fremdsprache
• selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und Finalisieren
• sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel
• verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
• ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären Gruppen effektiv zu arbeiten

Für Sie wichtig:

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit (40 Stunden/Woche) zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt ist.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.