Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Bundeswehr- Dienstleistungszentrum München; München; Vor Ort; EUR 50.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket

Gemeinschaftsverpflegung

30 Tage Erholungsurlaub

Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Institut für Pharmakologie und Toxikologie der Bundeswehr sucht eine/n Verwaltungsfachangestellte/n zur Übernahme der Vorzimmer- und Organisationsaufgaben. Sie führen den Terminkalender der Institutsleitung, wickeln den Publikumsverkehr ab und bearbeiten Postein- und -ausgangsformate in elektronisch und traditionell.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen samt Abrechnungen sowie die Zuarbeit bei der Bearbeitung von Zivilpersonal.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar).
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und ggf. ärztlicher Einstellungsuntersuchung.

Aufgaben

• Bearbeiten des Postein- und -ausgangs in elektronischer und herkömmlicher Form.
• Führen des Terminkalenders der Institutsleitung und Koordination von Besprechungen.
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Abrechnungsmodalitäten.
• Zuarbeit bei der Bearbeitung des Zivilpersonals und Materialbeschaffung der Dienststelle.
• Teilnahme an regelmäßigen Fort- und Weiterbildungen.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsgeschick

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS-Office

SharePoint

Outlook

Jobbeschreibung

Unternehmen

BESCHÄFTIGUNGSDIENSTSTELLE

Institut für Pharmakologie und Toxikologie der Bundeswehr

Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung wurde gekürzt: Die vollständige Beschreibung inklusive Bewerbungsprozess finden Sie am Ende unter "Informationen zur Bewerbung (Internetseite des Arbeitgebers)".

Sie sind erste Ansprechstelle für interne und externe Angelegenheiten.

Sie übernehmen alle organisatorischen Aufgaben für die Institutsleitung, u.a. Führen des Terminkalenders, Abwickeln des Publikumsverkehrs, Bearbeiten des Postein- und -ausgangs in elektronischer und herkömmlicher Form, Koodinieren von Besprechungen etc.

Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Dienststellenleitung einschließlich der Abrechnungsmodalitäten.

Sie wirken durch Zuarbeit bei der Bearbeitung des Zivilpersonals mit.

Sie sind eingebunden in die Materialbeschaffung der Dienststelle.

Die Teilnahme an regelmäßigen und weiterführenden Aus- und Fortbildungen wird vorausgesetzt.

Die Stelle ist ab 01.11.2026 zu besetzen.

WAS FÜR SIE ZÄHLT

• Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt.
• Eine Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe E6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
• Ihnen wird zusätzlich eine monatliche Vorzimmer-Zulage von 400 Euro gewährt.
• Sie arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit.
• Die Tätigkeiten sind in der Dienststelle vor Ort wahrzunehmen.
• Sie haben die Möglichkeit, bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Rahmen eines Arbeitgeberzuschusses eine Vergünstigung im öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket) zu erhalten.
• Sie haben die Möglichkeit an der Gemeinschaftsverpflegung zu attraktiven Preisen teilzunehmen.
• Ihnen stehen bis zu 30 Tage Erholungsurlaub pro vollem Kalenderjahr zu.
• Außerdem sind jeweils der 24.12. und 31.12. dienstfreie Tage.
• Sie erhalten Weihnachtsgeld.
• Sie erhalten eine betriebliche Altersvorsorge in Kooperation mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).

Qualifikationserfordernisse

WAS FÜR UNS ZÄHLT

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, eine bestandene verwaltungseigene Fachprüfung I (Angestelltenprüfung I) oder über eine vergleichbare erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (beispielsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement).
• Sie besitzen sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu, an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung und ggf. an einer ärztlichen Einstellungsuntersuchung teilzunehmen.

ERWÜNSCHT

• Sie verfügen über gute Kenntnisse im Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln, insbesondere MS-Office-Produkten wie SharePoint und Outlook.
• Sie besitzen Grundkenntnisse in Englisch und sind bereit, diese durch Fortbildung auszubauen.
• Sie besitzen eine überdurchschnittlich ausgeprägte Befähigung zur Kommunikation in Wort und Schrift, haben ein gutes Ausdrucksvermögen sowie ein sicheres und situativ angemessenes Verhalten.
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationsgeschick.
• Sie verfügen über eine Vorverwendung im Vorzimmer/Geschäftszimmer auf Leitungsebene und haben Kenntnisse über Struktur und Organisation der Bundeswehr.