Assistenz der Institutsleitung

Uni Hannover; Hannover; Hybrid; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Die Leibniz Universität Hannover sucht am Institut für Innovations-Forschung, Technologie-Management & Entrepreneurship eine Assistenz der Institutsleitung. Die unbefristete Vollzeitstelle umfasst Allgemein-Assistenz, SAP-finanzielle Bewirtschaftung, Berichtswesen, Beschaffung, Veranstaltungsmanagement und Fundraising-Unterstützung.

Wir erwarten eine abgeschlossene Verwaltungs-Ausbildung, Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Qualifikation, sowie exzellente Office-Kenntnisse und belastbare

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt/in
• Verwaltungsprüfung II bestanden oder Laufbahnbefähigung
• Gute Office-Kenntnisse
• Rechnungswesen-Erfahrung
• Sicheres mündliches/schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch

Responsibilities

• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Terminkoordination, Korrespondenz, Dokumentation)
• SAP-gestützte Bewirtschaftung der Institute-Finanzen
• Regelmäßiges Berichtswesen und Ad-hoc-Anfragen
• Bearbeitung von Beschaffungen und Vorkontierung von Rechnungen
• Veranstaltungsmanagement für Instituts- und Kooperationsveranstaltungen
• Pflege des Fundraising-Netzwerks und Außenauftritt der Institutsseite/Social Media

Skills

Assistenz

Sekretariat

SAP Finanzen

Berichtswesen

Beschaffung

Veranstaltungsmanagement

Fundraising

Webauftritt

Education

Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsprüfung II

Tools

MS Office

Dokumentenmanagement

Job description

Die Leibniz Universität Hannover bietet exzellente Arbeitsbedingungen in einem lebendigen wissenschaftlichen Umfeld, eingebettet in die hervorragenden Lebensbedingungen einer modernen Großstadt im Grünen.

Am Institut für Innovations-Forschung, Technologie-Management & Entrepreneurship ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen: Assistenz der Institutsleitung (EntgGr. 11 TV-L, 100 %)

Ihre Stelle im Überblick

Das vielseitige und anspruchsvolle Aufgabengebiet umfasst:

• allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (u. a. Terminkoordination, Korrespondenz, Terminvor- und -nachbereitungen, Doku-Management)
• SAP-gestützte Bewirtschaftung und Überwachung der Finanzen des Instituts (Landesmittel, Drittmittel verschiedener Fördereinrichtungen, national & international, sowie Industrieaufträge und Beitragszahlungen)
• Berichtswesen (regelmäßige Auswertungen und ad hoc-Anfragen)
• Bearbeitung von Beschaffungen, Bearbeitung und Vorkontierung von Rechnungen
• Bearbeitung weiterer administrativer Prozesse (z. B. Einstellung von Hilfskräften, Dienstreisen, etc.)
• eigenverantwortliches Veranstaltungsmanagement bei Veranstaltungen des Instituts, seiner angegliederten Töchter und Kooperationspartner in gemeinsamen Vorhaben
• Betreuung und Erweiterung des Instituts-zugehörigen Fundraising Netzwerks
• Gestaltung des Außenauftritts (Instituts-Webseite, Social Media, etc.)

Wen suchen wir?

Voraussetzung für die Einstellung ist eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt*in mit erfolgreich abgelegter Verwaltungsprüfung II (oder mit der Laufbahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 der Fachrichtung Allgemeine Dienste). Alternativ haben Sie einen erfolgreichen Abschluss in einem anderen einschlägigen Studiengang.

Die Ausschreibung richtet sich auch an Personen, die nicht über die geforderte Ausbildung verfügen aber dennoch vollumfänglich die Aufgaben des Arbeitsplatzes übernehmen können. Dazu zählen beispielsweise profunde und erfolgreiche Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in der Wirtschaft oder der Industrie.

Wir erwarten hohe Organisationsfähigkeit, Sorgfältigkeit, Belastbarkeit, Eigenständigkeit und die Fähigkeit, den eigenen Arbeitsalltag flexibel an aktuelle Anforderungen anzupassen. Sehr gute Office-Anwendungskenntnisse, profunde Erfahrungen im Rechnungswesen und praktische Erfahrungen im Bereich der Mediengestaltung sind genauso erforderlich wie ein sicheres mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (auf Deutsch wie Englisch).

Die Leibniz Universität Hannover setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Ziel ist es, das Potenzial aller zu nutzen und Chancen zu eröffnen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Interessierten unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Wir streben eine gleichmäßige Verteilung der Beschäftigten und einen Abbau der Unterrepräsentanz im Sinne des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an. Daher freuen wir uns, wenn sich auch Frauen auf die o. g. Stelle bewerben. Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Was bieten wir?

Wir bieten eine vielseitige Tätigkeit in einem kooperativen und wertschätzenden Arbeitsumfeld. Der Dienstort ist die Nienburger Straße 17, welcher sehr gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden ist (Straßenbahn-Haltestelle Appelstraße direkt gegenüber).

Mit mehr als 5.000 Beschäftigten zählt die Leibniz Universität Hannover zu den größten und attraktivsten Arbeitgeberinnen in der Region Hannover. Wir bieten ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld und fördern die persönliche und berufliche Weiterentwicklung von (über)fachlichen Kompetenzen bis hin zu Führungskompetenzen sowie Sprachen.

Wir setzen auf familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit. Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit Angeboten der Kindernotfallbetreuung und Ferienbetreuung sowie Eltern-Kind-Büros und beraten individuell zu Familien- und Pflegeaufgaben.

Für die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Beschäftigten bieten wir ein umfassendes Sportprogramm mit über 100 Sportarten, einem Fitnessstudio inkl. Sauna und einer Kletterhalle an. Ziel des Gesundheitsmanagements ist es, für einen gesunden Arbeitsort zu sorgen, z. B. mit Kursen zur Stressbewältigung, gesunden Ernährung und Entspannung.