Assistenz der Institutsleitung

ITE - Institut für Innovations-Forschung, Technologie-Management & Entrepreneurship; Hannover; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

ITE - Institut für Innovations-Forschung, Technologie-Management & Entrepreneurship sucht eine Assistenz der Institutsleitung (EG 11 TV-L) in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören Sekretariatsarbeiten, SAP-finanzielle Bewirtschaftung, Berichte, Beschaffungen, Veranstaltungslauf und die Pflege des Fundraising Netzwerks.

Sie bringen abgeschlossenes Verwaltungsexamen oder vergleichbaren Abschluss mit. Sehr gute Office-Kenntnisse, Rechnungswesen-Erfahrung sowie sichere Deutsch- und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt/in mit Verwaltungsprüfung II (oder Laufbahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2). Alternativ Abschluss in einem einschlägigen Studiengang.

Responsibilities

• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Terminkoordination, Korrespondenz, Doku-Management).
• SAP-gestützte Bewirtschaftung und Überwachung der Institutsfinanzen (Landesmittel, Drittmittel, Industrieaufträge).
• Erstellung von Berichten und ad hoc-Auswertungen.
• Bearbeitung von Beschaffungen, Rechnungen und Vorkontierung.
• Veranstaltungsmanagement für Instituts- und Partnerveranstaltungen.
• Pflege des Fundraising Netzwerks und Außenauftritt (Webseite, Social Media).

Skills

Organisationstalent

Sorgfalt

Belastbarkeit

Eigenständigkeit

Office-Kenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellten/Verwaltungswirtin

Tools

SAP

Job description

Am Institut für Innovations-Forschung, Technologie-Management & Entrepreneurship ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Assistenz der Institutsleitung (EG 11 TV-L) unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Ihre Stelle im Überblick

Das vielseitige und anspruchsvolle Aufgabengebiet umfasst:

• allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (u. a. Terminkoordination, Korrespondenz, Terminvor- und -nachbereitungen, Doku-Management)
• SAP-gestützte Bewirtschaftung und Überwachung der Finanzen des Instituts (Landesmittel, Drittmittel verschiedener Fördereinrichtungen, national & international, sowie Industrieaufträge und Beitragszahlungen)
• Berichtswesen (regelmäßige Auswertungen und ad hoc-Anfragen)
• Bearbeitung von Beschaffungen, Bearbeitung und Vorkontierung von Rechnungen
• Bearbeitung weiterer administrativer Prozesse (z. B. Einstellung von Hilfskräften, Dienstreisen, etc.)
• eigenverantwortliches Veranstaltungsmanagement bei Veranstaltungen des Instituts, seiner angegliederten Töchter und Kooperationspartner in gemeinsamen Vorhaben
• Betreuung und Erweiterung des Instituts-zugehörigen Fundraising Netzwerks
• Gestaltung des Außenauftritts (Instituts-Webseite, Social Media, etc.)

Wen suchen wir?

Voraussetzung für die Einstellung ist eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachange-stellten bzw. Verwaltungswirt*in mit erfolgreich abgelegter Verwaltungsprüfung II (oder mit der Lauf-bahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 der Fachrichtung Allgemeine Dienste). Alternativ haben Sie einen erfolgreichen Abschluss in einem anderen einschlägigen Studiengang.

Die Ausschreibung richtet sich auch an Personen, die nicht über die geforderte Ausbildung verfügen aber dennoch vollumfänglich die Aufgaben des Arbeitsplatzes übernehmen können. Dazu zählen bei-spielsweise profunde und erfolgreiche Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in der Wirtschaft oder der Industrie.

Wir erwarten hohe Organisationsfähigkeit, Sorgfältigkeit, Belastbarkeit, Eigenständigkeit und die Fähigkeit, den eigenen Arbeitsalltag flexibel an aktuelle Anforderungen anzupassen. Sehr gute Office-Anwendungskenntnisse, profunde Erfahrungen im Rechnungswesen und praktische Erfahrungen im Bereich der Mediengestaltung sind genauso erforderlich wie ein sicheres mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (auf Deutsch wie Englisch).

Die Leibniz Universität Hannover setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Ziel ist es, das Potenzial aller zu nutzen und Chancen zu eröffnen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Interessierten unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Wir streben eine gleichmäßige Verteilung der Beschäftigten und einen Abbau der Unterrepräsentanz im Sinne des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an. Daher freuen wir uns, wenn sich auch Frauen auf die o. g. Stelle bewerben. Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Was bieten wir?

Wir bieten eine vielseitige Tätigkeit in einem kooperativen und wertschätzenden Arbeitsumfeld. Der Dienstort ist die Nienburger Straße 17, welcher sehr gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden ist (Straßenbahn-Haltestelle Appelstraße direkt gegenüber).

Mit mehr als 5.000 Beschäftigten zählt die Leibniz Universität Hannover zu den größten und attraktivsten Arbeitgeberinnen in der Region Hannover. Wir bieten ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld und fördern die persönliche und berufliche Weiterentwicklung von (über)fachlichen Kompetenzen bis hin zu Führungskompetenzen sowie Sprachen.

Wir setzen auf familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit. Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit Angeboten der Kindernotfallbetreuung und Ferienbetreuung sowie Eltern-Kind-Büros und beraten individuell zu Familien- und Pflegeaufgaben.

Für die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Beschäftigten bieten wir ein umfassendes Sportprogramm mit über 100 Sportarten, einem Fitnessstudio inkl. Sauna und einer Kletterhalle an. Ziel des Gesundheitsmanagements ist es, für einen gesunden Arbeitsort zu sorgen, z. B. mit Kursen zur Stressbewältigung, gesunden Ernährung und Entspannung.

Weitere Hinweise

Für Auskünfte steht Ihnen Prof. Dr. Stefanie Heiden (Telefon: [phone], E-Mail: [e-mail]) gerne zur Verfügung.