Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt

DIS AG; Kiel; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

DIS AG sucht im Auftrag eines Mandanten eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt in Kiel. Die Rolle fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern und umfasst administrative HR-Aufgaben sowie die Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen.

Sie unterstützen operativ das Tagesgeschäft, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und betreuen das Employee Lifecycle.

Responsibilities

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und behalten Fristen, Prioritäten und Abläufe zuverlässig im Blick
• Sie erstellen Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Protokolle und weitere geschäftsrelevante Unterlagen für interne und externe Zwecke
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte
• Sie unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und bringen eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Strukturen ein
• Sie betreuen administrative Personalprozesse entlang des Employee Lifecycles
• Sie pflegen Personalstammdaten, Personalakten und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation personalrelevanter Vorgänge
• Sie koordinieren das Bewerbermanagement und organisieren Vorstellungsgespräche in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
• Sie erstellen Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere personalbezogene Dokumente
• Sie begleiten Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgen für eine professionelle Betreuung neuer sowie ausscheidender Mitarbeitenden
• Sie stehen Mitarbeitenden als vertrauensvolle Ansprechperson für administrative HR-Fragestellungen zur Verfügung
• Sie unterstützen bei der Verwaltung und Pflege von Benutzer- und Systemdaten sowie bei organisatorischen IT-Themen
• Sie koordinieren die Bereitstellung von technischem Equipment und begleiten den Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden aus administrativer Sicht
• Sie pflegen Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine hohe Datenqualität sicher
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und tragen aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei

Job description

Für unseren Mandanten, ein erfolgreiches und wachstumsorientiertes Unternehmen aus dem Bereich der erneuerbaren Energien, suchen wir im Rahmen der Personalvermittlung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt.

Diese Position bietet weit mehr als klassische Assistenzaufgaben. Gesucht wird eine vertrauensvolle und organisationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern agiert. Neben der Unterstützung der Geschäftsleitung übernehmen Sie Verantwortung für administrative Personalthemen, begleiten interne Prozesse und wirken aktiv an der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen mit. Die Position ist langfristig angelegt und bietet die Möglichkeit, sich in einer verantwortungsvollen Schlüsselrolle nachhaltig im Unternehmen zu etablieren.

Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und behalten dabei Fristen, Prioritäten und Abläufe zuverlässig im Blick
• Sie erstellen Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Protokolle und weitere geschäftsrelevante Unterlagen für interne und externe Zwecke
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte
• Sie unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und bringen eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Strukturen ein
• Sie betreuen administrative Personalprozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles.
• Sie pflegen Personalstammdaten, Personalakten und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation personalrelevanter Vorgänge
• Sie koordinieren das Bewerbermanagement und organisieren Vorstellungsgespräche in enger Abstimmung mit den Fachbereichen
• Sie erstellen Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere personalbezogene Dokumente.
• Sie begleiten Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgen für eine professionelle Betreuung neuer sowie ausscheidender Mitarbeitenden
• Sie stehen Mitarbeitenden als vertrauensvolle Ansprechperson für administrative HR-Fragestellungen zur Verfügung
• Sie unterstützen bei der Verwaltung und Pflege von Benutzer- und Systemdaten sowie bei organisatorischen IT-Themen
• Sie koordinieren die Bereitstellung von technischem Equipment und begleiten den Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden aus administrativer Sicht
• Sie pflegen Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine hohe Datenqualität sicher
• Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und tragen aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei