Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

TwoTronic GmbH; Thierhaupten; On-site; EUR 45,000 - 58,000; Full time

Job summary

TwoTronic GmbH in Bayern sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung. Sie entlasten die Geschäftsleitung, koordinieren Termine, Reisen und Projekte und arbeiten eng mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Sie übernehmen eigenverantwortlich definierte Themen, erstellen Präsentationen und Analysen, dokumentieren Ergebnisse und halten Fristen. Diskretion, Kommunikationsstärke und Proaktivität sind dabei essenziell.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Erfahrung in der Geschäftsleitungsassistenz bzw. Office Management.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise.
• Eigenständiges Arbeiten mit Verantwortungsbewusstsein.
• Proaktiv Themen vorantreiben, Zusammenhänge erkennen und voranbringen.
• Wichtiges von Dringendem unterscheiden, Prioritäten setzen.
• Vertrauliche Informationen diskret behandeln.
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch sowie Grundkenntnisse Englisch.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Sie unterstützen die Geschäftsleitung organisatorisch und entlasten sie eigenverantwortlich.
• Sie koordinieren Termine, Reisen und Veranstaltungen sowie Vor- und Nachbereitung.
• Sie kommunizieren professionell mit Kunden, Partnern und Dienstleistern in Deutsch und Englisch.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
• Sie dokumentieren Ergebnisse, verfolgen Maßnahmen und halten Fristen ein.
• Sie übernehmen definierte Themen bis zum Abschluss und berichten der Geschäftsleitung.
• Sie begleiten interne Projekte und verbessern Büro- sowie Verwaltungsabläufe.
• Sie bringen eigene Ideen ein und gestalten Prozesse aktiv mit.

Skills

Organisationstalent

Eigenständiges Arbeiten

Verantwortungsbewusstsein

Proaktive Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Englische Grundkenntnisse

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

TwoTronic GmbH

Sie behalten den Überblick, denken voraus und sorgen dafür, dass aus Aufgaben Ergebnisse werden? Sie warten nicht darauf, dass man Ihnen jeden nächsten Schritt vorgibt, sondern erkennen selbstständig, was zu tun ist, setzen Prioritäten und übernehmen Verantwortung für die Umsetzung? Als Assistenz der Geschäftsleitung bei TwoTronic übernehmen Sie eine zentrale Vertrauensposition. Sie unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren wichtige Abläufe und schaffen damit Freiraum für die Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

TwoTronic entwickelt innovative Fahrzeugscanner zur automatisierten Fahrzeugerfassung und Zustandsdokumentation. In unserem technisch geprägten Umfeld arbeiten Sie eng mit der Geschäftsleitung sowie unseren internen und externen Ansprechpartnern zusammen. Dabei verstehen wir die Position nicht als reine Assistenzfunktion: Sie übernehmen eigene Themenbereiche, treiben Aufgaben selbstständig voran und sorgen dafür, dass Vereinbarungen und Entscheidungen zuverlässig umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

• Geschäftsleitung unterstützen und eigenständig entlasten: Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben eigenverantwortlich, denken vorausschauend mit und erkennen Handlungsbedarf möglichst, bevor daraus eine Aufgabe für die Geschäftsleitung entsteht. Darüber hinaus unterstützen Sie bei strategischen und unternehmensübergreifenden Themen.
• Termine und Reisen koordinieren: Sie planen Besprechungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und sorgen für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung. Dabei koordinieren Sie Beteiligte selbstständig, klären offene Punkte und stellen sicher, dass notwendige Informationen rechtzeitig vorliegen.
• Kommunikation übernehmen: Sie führen die Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache - professionell, verbindlich und diskret. Viele Abstimmungen übernehmen Sie dabei eigenständig und vertreten die Interessen der Geschäftsleitung zuverlässig nach innen und außen.
• Entscheidungen vorbereiten: Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen und bereiten relevante Informationen übersichtlich auf. Sie beschaffen fehlende Informationen selbstständig, hinterfragen Sachverhalte und zeigen bei Bedarf Handlungsoptionen auf.
• Aufgaben konsequent nachhalten: Sie dokumentieren Besprechungsergebnisse, verfolgen vereinbarte Maßnahmen und behalten Fristen sowie offene Punkte im Blick. Sie erinnern nicht nur an Aufgaben, sondern übernehmen Verantwortung dafür, dass Themen vorankommen, holen erforderliche Rückmeldungen aktiv ein und eskalieren rechtzeitig, wenn Entscheidungen oder Maßnahmen ins Stocken geraten.
• Eigene Themen verantworten: Sie übernehmen definierte Aufgaben und Themenbereiche eigenständig von der Abstimmung bis zum Abschluss. Dabei strukturieren Sie die nächsten Schritte selbst, setzen Prioritäten und informieren die Geschäftsleitung gezielt über Ergebnisse, Abweichungen oder notwendigen Entscheidungsbedarf.
• Projekte begleiten: Sie unterstützen interne Projekte, stimmen sich mit den beteiligten Fachbereichen ab und übernehmen die Koordination definierter Teilaufgaben. Je nach Thema übernehmen Sie auch die eigenständige Steuerung kleinerer Projekte und stellen die termingerechte Umsetzung sicher.
• Organisation weiterentwickeln: Sie erkennen Verbesserungspotenziale und gestalten effiziente Büro-, Informations- und Verwaltungsabläufe mit. Sie bringen eigene Ideen ein, hinterfragen bestehende Prozesse konstruktiv und setzen vereinbarte Verbesserungen eigenständig um.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung in der Geschäftsleitungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sie arbeiten gerne eigenständig und übernehmen Verantwortung für Ihre Themen - von der Aufgabenstellung bis zum Ergebnis.
• Sie denken mit, erkennen Zusammenhänge und Handlungsbedarf und bringen Themen proaktiv voran, anstatt ausschließlich auf konkrete Arbeitsaufträge zu warten.
• Sie können Wichtiges von Dringendem unterscheiden, setzen selbstständig Prioritäten und behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Sie haben den Anspruch, offene Punkte konsequent nachzuhalten und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss zu bringen.
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sowie Offenheit für digitale Arbeitsmittel.
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und ein sicheres Gespür im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Absolute Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Interesse an technischen Produkten und wirtschaftlichen Zusammenhängen; Erfahrung in einem produzierenden oder international tätigen Unternehmen ist von Vorteil.

Was Sie bei uns erwartet

• Eine vielseitige Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und einem hohen Maß an Eigenverantwortung.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld an der Schnittstelle zwischen Organisation, Kommunikation und Unternehmensentwicklung.
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Themen selbstständig voranzutreiben und sichtbar zum Unternehmenserfolg beizutragen.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten.
• Einblicke in die Entwicklung und Vermarktung innovativer Fahrzeugscannertechnologie.
• Verantwortung für eigene Themen und Raum, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• Eine Position für Menschen, die nicht nur organisieren, sondern mitdenken, gestalten und Dinge zuverlässig ins Ziel bringen möchten.

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