Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

IBA Hamburg GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiles Arbeiten

Workation

Deutschlandticket Zuschuss

JobRad

Zusammenfassung

Die IBA Hamburg GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und betreuen interne sowie externe Kontakte.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Empfang von Gästen, administrative Unterstützungen einschließlich Beschaffungsprozesse und die Organisation von Geschäftsreisen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Bereich Büromanagement und öffentlicher Verwaltung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder Office Manager:in
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365
• Sicheres Auftreten und professionelle Kommunikation
• Deutschkenntnisse verhandlungssicher

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung
• Empfang und Betreuung von Gästen; Ansprechpartner:in
• Mitwirkung bei administrativen Aufgaben inkl. Beschaffungs- und Bestellprozessen
• Organisation von Geschäftsreisen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Diskretion

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Ausbildung im Büromanagement oder Verwaltung

Tools

MS 365

Jobbeschreibung

Die IBA Hamburg GmbH entwickelt im Auftrag des Senats der Freien und Hansestadt Hamburg neue Quartiere und Stadtteile in Hamburg auf insgesamt über 400 ha Fläche für über 15.000 Wohnungen. Die neuen Quartiere sollen den ambitionierten Nachhaltigkeitszielen bezogen auf Energie, Klimaschutz und Mobilität genauso entsprechen, wie den wohnungspolitischen Zielsetzungen, möglichst schnell bezahlbaren und hochwertigen und gestalterisch anspruchsvollen Wohnraum zu entwickeln.

Zu den Leistungen der IBA Hamburg GmbH gehören die Gesamtkoordination aller anstehenden Planungs- und Bauaufgaben im Sinne einer beschleunigten, qualitätsvollen und wirtschaftlichen Quartiersentwicklung, konzeptionelle Vorbereitung der Entwicklung, die Vermarktung der Grundstücke sowie die Erschließung und die entsprechenden Ordnungsmaßnahmen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Vollzeit 40 Stunden pro Woche, Teilzeit möglich

Du sorgst dafür, dass unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft optimal unterstützt wird und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.

Deine Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Terminmanagement sowie Koordination interner und externer Termine inkl. Vor- und Nachbereitung
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpartner:in für interne und externe Kontakte
• Mitwirkung bei administrativen Aufgaben inkl. Beschaffungs- und Bestellprozessen
• Organisation von Geschäftsreisen (Buchungen von Tickets, Hotels etc.)

Dein Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Bereich des Büromanagements und der öffentlichen Verwaltung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft 365 Programmen, Offenheit für Möglichkeiten der aktuellen digitalen Weiterentwicklung
• Hohe Diskretion und absolute Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres Auftreten sowie eine professionelle und verbindliche Kommunikation
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse aufgrund der engen Zusammenarbeit mit Behörden

Wir bieten Dir:

• Die Möglichkeit, spannende Stadtentwicklungsprojekte von der Planung bis zur Realisierung aktiv zu begleiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie / Mobiles Arbeiten sowie die Möglichkeit zu Workation
• Gute Verkehrsanbindung sowie Zuschuss zum Deutschlandticket oder JobRad
• Flache Hierarchien und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld direkt auf der Elbe

Du bist interessiert?

Vielfalt ist für uns eine Stärke.
Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir fördern aktiv ein chancengerechtes Arbeitsumfeld und setzen uns für eine respektvolle, inklusive Zusammenarbeit ein.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Hinweis zum Datenschutz

Mit der Übersendung Deiner Bewerbungsunterlagen willigst Du in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ein, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Deine Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet und nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung Deiner Bewerbung notwendig ist. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens oder wenn Du Deine Bewerbung zurückziehst, werden Deine Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Solltest Du einer darüberhinausgehenden Speicherung – z. B. für die Aufnahme in einen Talentpool – zustimmen, holen wir hierfür Deine gesonderte Einwilligung ein. Ohne diese Einwilligung findet keine weitere Speicherung statt.

Weitere Informationen zum Datenschutz findest Du hier auf unserer Website.

Kontakt

Manuela Pflaum

Projektmanagerin Human Resources

IBA Hamburg GmbH

Am Zollhafen 12

20539 Hamburg

• +49 (0) 40.226 227-121
• [e-mail]