Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

BKW; Leipzig; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Die BKW Engineering Leipzig sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie organisieren eigenständig Termine, koordinieren Sekretariatsaufgaben und fungieren als Schnittstelle zum BKW-Konzern.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Verfassen von Schriftverkehr, die Bearbeitung von E-Mails und Telefonaten sowie die professionelle Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern. Sie arbeiten strukturiert, arbeiten selbstständig und vertreten Diskretion und Zuverlässigkeit.

Qualifications

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder Sekretariat
• Gute Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• Sicherheit im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Prioritäten setzen
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen Themen
• Schnittstelle zum BKW-Konzern; administrative Aufgaben
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Terminen und Fristen
• Unterstützung bei Vergabeverfahren; Koordination kleiner Projekte
• Organisation von Bestellungen und Unterstützung betrieblicher Abläufe
• Mitarbeit bei Datenschutz und QM-Aufgaben

Skills

GF-Assistance

Büroorganisation

MS Office

Organisationstalent

Eigeninitiative

Verlässlichkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Deutschkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

Ihr Wirkungsfeld

• Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen
• Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)

Das bringen Sie mit

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir wünschen keine Anfragen von Personaldienstleistern.

Über uns

Unser Unternehmen ist seit nunmehr 25 Jahren erfolgreich am Markt etabliert und beschäftigt 37 Ingenieure, Architekten, Kaufleute und Zeichner. Unser Team zeichnet sich durch eine flache Hierarchie, kurze Entscheidungswege und eine breit aufgestellte Kompetenz in allen Fachdisziplinen des Bauens aus. So beschäftigen wir neben unseren Architekten auch Tragwerksplaner, Brandschutzsachverständige oder Fachleute für Bauphysik im eigenen Hause.

Seit 2018 sind wir Teil von BKW Engineering.