Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ingenieurbüro Prof. Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH; Leipzig; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Corporate Benefits Programm

Moderner Arbeitsplatz

Mitarbeiterevents

Geburtstagspräsent

Job summary

Das Ingenieurbüro Prof. Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH in Leipzig sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Vollzeit (40 Std./Woche).

Sie organisieren eigenständig den Terminkalender der Geschäftsführung, koordinieren Abläufe und fungieren als Schnittstelle zum BKW-Konzern. Zu Ihren Aufgaben gehören Schriftverkehr, E-Mail- und Telefonkorrespondenz, sowie Unterstützung bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen.

Qualifications

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position.
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung.
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen.
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern.
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz.
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern.
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen.
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren.
• Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben.
• Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen.
• Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM).

Skills

Assistenz der Geschäftsführung

Büroorganisation

MS Office

Organisationstalent

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Deutschkenntnisse

Tools

MS Office Suite

Job description

Seit über 30 Jahren sind wir erfolgreich im Markt etabliert und beschäftigen 45 Ingenieure, Architekten, Kaufleute und Zeichner. Wir realisieren deutschlandweit anspruchsvolle Bauprojekte im Gesundheitswesen – von kleineren Arztpraxen über Medizinische Versorgungszentren bis hin zu Krankenhausneubauten.

Unsere Leistungen umfassen Architektur, Brandschutzfachplanung, Tragwerksplanung und Bauphysik – alles aus einer Hand. Seit 2018 sind wir Teil von BKW Engineering, dem größten Zusammenschluss unabhängiger Ingenieur-, Architektur-, Gutachter- und Prüfunternehmen in der DACH-Region.

Wir suchen zur Unterstützung unserer Geschäftsführung eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Assistenz der Geschäftslführung (w/m/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

Ihr Wirkungsfeld

• Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen
• Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)

Das bringen Sie mit

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Darauf können Sie sich freuen

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
• Leistungsgerechte Vergütung für Ihre Leistungen
• Vorteile durch unser Corporate Benefits Programm
• Moderner Arbeitsplatz
• Mitarbeiterevents zur Stärkung des Teamgeists
• Geburtstagspräsent zur Feier Ihres Ehrentages