Assistenz der Geschäftsführung / Team- & Office-Koordination (m/w/d)

ZeBuS e.V.; Berlin; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Part time

Job summary

ZeBuS e.V. (Zentrum für Bildung und Sprache) in Berlin-Neukölln sucht eine vorausschauende, strukturierte Persönlichkeit als zentrale Schnittstelle im Verein. Die Teilzeitstelle umfasst 30–35 Stunden pro Woche mit Präsenz vor Ort.

Zu den Aufgaben gehören Assistenz, Personalwesen, Office-Management, interne Kommunikation sowie die Koordination von Terminen der Geschäftsleitung. Erwartet wird eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im relevanten Bereich sowie Erfahrung mit DATEV, Kufer SQL und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im pädagogischen, sozialen, sprachlichen oder verwaltungsnahen Bereich oder vergleichbare Erfahrung.
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (mindestens C1)
• IT-Kenntnisse: MS Office, ideal DATEV, Kufer SQL oder Zeiterfassungssysteme (Papershift)
• Organisationstalent mit Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
• Hohe Kommunikationsstärke, Diskretion und freundliches Auftreten im Team und externen Kontakten

Responsibilities

• Strukturierung von Arbeitsabläufen.
• Koordination, Priorisierung und Überwachung von Terminen der Geschäftsleitung.
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung von Teammeetings inkl. Nachhalten von To-dos und Beschlüssen.
• Zentrale Anlaufstelle und Bindeglied zwischen Führungsebene, Team, Partnern und Kunden.
• Organisatorische Anleitung von Kolleg:innen im eigenen Verantwortungsbereich.
• Personalplanung, Dienstplanerstellung und Urlaubsverwaltung für ca. 33 Mitarbeitende.
• On-/Offboarding, Vertragsunterlagen und Korrekturlesen.
• Lohnbuchhaltungsvorbereitung für externe Buchhaltung (DATEV).
• Interne Kommunikation: Newsletter-Konzeption und Erstellung.
• Eventorganisation: Inhouse-Formate, Teambuilding, Weiterbildungen.
• Prozessoptimierung und Digitalisierung interner Abläufe.
• Beschaffung und Ansprechperson zu Dienstleistern.
• Unterstützung bei telefonischer Kundenberatung und Dolmetsch-Situationen

Skills

Interkulturelle Kompetenz

Sprachkompetenz Deutsch

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Education

Ausbildung/Studium im pädagogischen/sozialen/sprachlichen/verwaltungsnahen Bereich

Tools

DATEV

Kufer SQL

Papershift

MS Office Excel

Job description

Umfang: 30–35 Stunden/Woche (Teilzeit)

Start: November / Dezember 2026

Standort: Berlin-Neukölln (Präsenz)

Wir bei ZeBuS e.V. (Zentrum für Bildung und Sprache) glauben fest daran: Sprache ist der Schlüssel zur Freiheit! Als interkulturelle Community in Berlin-Neukölln unterstützen wir Menschen bei ihrem Start in Deutschland. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vorausschauende, strukturierte und menschlich starke Persönlichkeit als zentrale Schnittstelle im Verein.

Deine Aufgaben:
Assistenz, Termine & Schnittstellenfunktion

• Strukturierung von Arbeitsabläufen.
• Proaktive Koordination, Priorisierung und Überwachung von geschäftlichen und privaten Terminen der Geschäftsleitung.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Teammeetings der Geschäftsführung inklusive Protokollführung sowie systematisches Nachhalten von To-dos und Beschlüssen.
• Zentrale Anlaufstelle und Bindeglied zwischen der Führungsebene, dem gesamten Team sowie externen Partnern und Kunden.
• Organisatorische Anleitung von Kolleg:innen im eigenen Verantwortungsbereich.

Personalwesen & Administration

• Personalplanung: Erstellung und Pflege des Dienstplans, Urlaubsverwaltung sowie Überblick über die An- und Abwesenheiten von ca. 33 Mitarbeitenden.
• On- und Offboarding: Koordination der Prozesse für neue sowie ausscheidende Mitarbeitende, einschließlich der Verwaltung von Schlüsseln und Zugangsmedien.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Fristenkontrolle, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Korrekturlesen und Erstellung neuer Vorlagen bei Sonderfällen.
• Lohnbuchhaltung: Vorbereitung für die externe Lohnbuchhaltung über DATEV (Belegverwaltung, digitale Personalakte).

Officemanagement, Events & Interne Kommunikation

• Interne Kommunikation: Konzeption und redaktionelle Erstellung des jährlichen Mitarbeiter-Newsletters im Sinne eines strategischen Jahresrückblicks.
• Eventorganisation: Planung und Durchführung jährlicher Inhouse-Formate, darunter zwei Studientage mit Fokus auf Teambuilding und fachliche Weiterbildung sowie weitere Firmenveranstaltungen.
• Mitwirkung bei Projekten: Einführung und Optimierung interner Arbeitsprozesse (z. B. Digitalisierung von Abläufen).
• Officemanagement: Materialbeschaffung und zentrale Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen (Reinigung, IT, Handwerk u. a.).
• Operative Unterstützung: Bei Bedarf Support in der telefonischen Kundenberatung sowie Unterstützung bei Dolmetsch-Situationen

Du bringst mit:

• Qualifikation & Erfahrung: Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im pädagogischen, sozialen, sprachlichen oder verwaltungsnahen Bereich – oder vergleichbare Erfahrung (z. B. aus Ehrenamt, Vereinsarbeit oder Assistenzfunktionen). Quereinsteiger sind herzlich willkommen.
• Interkulturelle Kompetenz: Ein ausgeprägtes Verständnis für Vielfalt sowie Offenheit, Empathie und Freude am Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Herkunftsländern. Erstanlaufstellen-Erfahrung im Bildungs- oder Sozialbereich ist von Vorteil.
• Sprach- & Textkompetenz: Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (mindestens C-Niveau) sowie Formulierungssicherheit und redaktionelles Geschick für die Gestaltung des Mitarbeiter-Newsletters. Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind ein großes Plus.
• IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); praktische Erfahrung mit DATEV, Kufer SQL und/oder Zeiterfassungssystemen (z. B. Papershift) ist von Vorteil.
• Arbeitsweise: Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, auch bei vielen gleichzeitigen Aufgaben (Termine, Eventplanung, Personal) stets den Überblick zu behalten, gepaart mit einer eigenständigen und lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Soft Skills: Hohe Kommunikationsstärke, absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personaldaten sowie ein sicheres, zugewandtes und freundliches Auftreten im Team, am Telefon und gegenüber externen Partner:innen.

Wir erwarten:

• Arbeitsweise: Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise sowie echtes Interesse und Freude daran, interne Prozesse und Eventformate aktiv mitzugestalten.
• Zuverlässigkeit: Ein hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Verlässlichkeit und Belastbarkeit, auch bei kurzfristigen oder unvorhergesehenen Situationen im Tagesgeschäft.
• Flexibilität: Hohe Flexibilität und die Bereitschaft, sich eigenständig und offen in wechselnde, vielseitige Aufgabenfelder einzuarbeiten.
• Haltung: Absolute Diskretion sowie ein von Herzen empathischer, wertschätzender und interkulturell offener Umgang mit sensiblen Themen im Team.
• Präsenz: Verbindliche und regelmäßige Präsenz vor Ort an unseren Standorten in Berlin-Neukölln (eine Remote-Tätigkeit/Homeoffice ist für diese Schnittstellenfunktion nicht möglich).

Wir bieten:

• Arbeitsatmosphäre: Ein kollegiales, interkulturelles und herzliches Team in einem offenen, wertschätzenden Arbeitsumfeld mit gelebter Duz-Kultur und regelmäßigen Team-Events.
• Konditionen: Faire Arbeitsbedingungen, eine leistungsgerechte Bezahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
• Einarbeitung & Support: Eine strukturierte und herzliche Einarbeitung, die dich mit einem guten Gefühl bei uns starten lässt, sowie hauseigene IT-Unterstützung.
• Entwicklung: Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Mobilität: Fahrtkostenzuschuss zu deinem BVG-Firmenticket (VBB-Firmenticket mindestens 10 € / Deutschlandticket Job 25 %).

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

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ab sofort