Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Vorausschauende Organisation mit Weitblick

Baumschule Horstmann GmbH & Co. KG; Schenefeld; Vor Ort; EUR 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Mitarbeiterrabatte

Weiterbildungsbudget

Zusammenfassung

Baumschule Horstmann GmbH & Co. KG in Schenefeld sucht eine unternehmerisch denkende Assistenz- bzw. Koordinationspersönlichkeit mit Organisationsstärke.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, strukturieren das Tagesgeschäft, priorisieren Aufgaben und bereiten Entscheidungen vor. Sie berichten direkt an die Geschäftsführung, koordinieren bereichsübergreifende Projekte, treiben digitale Prozesse voran und setzen Beschlüsse effizient um.

Qualifikationen

• Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Ausgeprägte Umsetzungsstärke und bereichsübergreifendes Denken.
• Klarheit, Wertschätzung und Verbindlichkeit in der Kommunikation.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Google Workspace und digitalen Projekt-Tools.
• Offenheit und Neugier für KI-gestützte Anwendungen und moderne Technologien.

Aufgaben

• Sie strukturieren den Geschäftsführungsalltag, halten den Rücken frei und priorisieren strategische Zukunftsfragen.
• Sie erkennen Engpässe frühzeitig, setzen Schwerpunkte und schaffen Freiräume für unternehmerische Entscheidungen.
• Sie übernehmen Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung und Nachverfolgung.
• Sie erstellen Präsentationen, Analysen und Vorlagen – fundiert und strukturiert.
• Sie kommunizieren intern und extern verbindlich und auf Augenhöhe.
• Sie steuern bereichsübergreifende Projekte bis zum Abschluss und treiben digitale Prozesse voran.

Kenntnisse

Assistenz/Koordination

Organisationsstärke

Projektkoordination

KI-/AI-Tools

Google Workspace

Tools

Google Workspace

Digitale Projekt-Tools

Jobbeschreibung

Sie denken mit. Sie denken voraus. Und manchmal denken Sie auch für andere mit? Wir sind ein dynamisches Unternehmen aus Schenefeld mit echter Hingabe für die Welt der Pflanzen. Unsere Mission: Wir bringen grüne Inspiration und hochwertige Produkte direkt in das Zuhause unserer Kundschaft – und zwar rein digital. Mit derselben Hingabe entwickeln wir auch unsere internen Strukturen kontinuierlich weiter. Zur professionellen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir Sie: Eine unternehmerisch denkende Persönlichkeit (m/w/d) mit Organisationsstärke, Weitblick und einem hohen Gefühl für Verantwortung.

Diese Position ist bei uns weit mehr als eine klassische Assistenzrolle. Sie ist eine zentrale Vertrauens- und Steuerungsfunktion mit direktem Einfluss auf Effizienz, Qualität und die strategische Umsetzung unserer Unternehmensziele.

Ihre Rolle – Ihr Beitrag zu unserem gemeinsamen Wachstum

Als rechte Hand unserer Geschäftsführung sorgen Sie dafür, dass operative Exzellenz und strategischer Fokus stets Hand in Hand gehen.

Was Sie bei uns konkret bewegen:

• Geschäftsführungsalltag strukturieren: Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei und organisieren den Alltag so, dass strategische Zukunftsfragen immer Priorität behalten.
• Proaktive Termin- & Prioritätensteuerung: Sie erkennen Engpässe frühzeitig, setzen klare Schwerpunkte und schaffen gezielt Freiräume für unternehmerische Entscheidungen.
• Meetings vorbereiten & Beschlüsse umsetzen: Sie übernehmen die professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung und konsequenter Nachverfolgung. So werden aus Beschlüssen verlässliche Ergebnisse.
• Entscheidungsvorlagen & Analysen: Sie erstellen Präsentationen, Analysen und Vorlagen – fundiert, strukturiert und immer auf den Punkt.
• Souveräne Schnittstellenkommunikation: Ob intern zum Team oder extern zu Partnern – Sie kommunizieren verbindlich, charmant und stets auf Augenhöhe.
• Bereichsübergreifende Projekte koordinieren: Sie schaffen Transparenz, steuern Schnittstellen und begleiten Projekte zielgerichtet bis zum erfolgreichen Abschluss.
• Prozesse optimieren & digitalisieren: Sie bringen administrative Abläufe auf das nächste Level – effizient, skalierbar und mit Blick auf KI-gestützte Tools.

Das passt zu Ihnen, wenn Sie…

• eine ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz besitzen und komplexe Themen konsequent zu Ende bringen.
• eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise lieben.
• selbst in dynamischen oder anspruchsvollen Phasen stets die Ruhe und Souveränität bewahren.
• Verschwiegenheit, Integrität und Loyalität als absolute Selbstverständlichkeit verstehen.
• Freude daran haben, administrative Prozesse aktiv mitzugestalten und effizienter zu machen.

Das bringen Sie mit

Das ist unverzichtbar:

• Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Ausgeprägte Umsetzungsstärke und die Fähigkeit, bereichsübergreifend zu denken.
• Klarheit, Wertschätzung und Verbindlichkeit in der Kommunikation.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Google Workspace und digitalen Projekt-Tools.
• Offenheit und Neugier für KI-gestützte Anwendungen und moderne Technologien.

Was Sie bei uns erwartet

• Echter Gestaltungsspielraum: Eine verantwortungsvolle Vertrauensrolle mit direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Innovationsfreudiges Umfeld: Kurze Wege, schnelle Entscheidungen und ein wertschätzendes Miteinander auf Augenhöhe.
• Sicherheit & Perspektive: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem wachsenden E-Commerce-Unternehmen.
• Zukunftsvorsorge & Benefits: Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und attraktive Mitarbeiterrabatte.
• Persönliches Wachstum: Ein individuelles Weiterbildungsbudget für Ihre fachliche und persönliche Entwicklung.

Ein Tag bei uns – so könnte Ihr Alltag aussehen

Sie starten Ihren Tag mit einem frischen Kaffee und einem kurzen Abstimmungsgespräch mit der Geschäftsführung. Am Vormittag bereiten Sie eine wichtige Entscheidungsvorlage vor, analysieren Daten für das anstehende Quartalsmeeting und nutzen ein KI-Tool, um ein Protokoll strukturiert aufzubereiten. Nachmittags koordinieren Sie ein bereichsübergreifendes Digitalisierungsprojekt, klären offene Schnittstellen mit den Abteilungsleitungen und sorgen dafür, dass alle Fristen eingehalten werden.

Erkennen Sie sich wieder?

Baumschule Horstmann GmbH & Co. KG
Jara Gundelach
Schäferkoppel 3 | 25560 Schenefeld
Telefon: +49 4892 / 8993 - 250
[e-mail] | www.baumschule-horstmann.de