Projekt- und Managementassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Patrick Halter Ingenieurbüro für Gebäudetechnik; Otterstadt; Vor Ort; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Attraktives Gehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Getränke, Kaffee, Tee undfr

Zusammenfassung

IB Halter GmbH sucht eine engagierte Projekt- und Managementassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, halten Abläufe im Blick und sorgen dafür, dass Informationen zielgerichtet ankommen.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle im Unternehmen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation des Tagesgeschäfts, E-Mail-Verwaltung, Vorbereitung von Meetings und die Nachverfolgung offener Aufgaben.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freude an Organisation, Struktur und Kommunikation.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel).
• Eigenständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Freundliches, offenes und professionelles Auftreten.
• Teamgeist und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Interesse an digitalen Arbeitsweisen und modernen Tools.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung.
• Verwaltung und Bearbeitung von E-Mails sowie Unterstützung bei der internen Kommunikation.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Meetings.
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Sicherstellung von Fristen.
• Verwaltung von Aufgaben und Projekten innerhalb von Microsoft 365.
• Strukturierung von Informationen, Protokollen und To-dos.
• Telefonischer und schriftlicher Ansprechpartner für Kunden, Partner und Mitarbeiter.
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Themen.
• Mitarbeit an spannenden internen Projekten.
• Mitgestaltung und Optimierung unserer digitalen Prozesse.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Eigenständigkeit

Verlässlichkeit

Verantwortung übernehmen

Teamgeist

Digitale Tools

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

Jobbeschreibung

Projekt- und Managementassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Werde das organisatorische Herz unseres Unternehmens

Du liebst es, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft? Du arbeitest gerne digital, denkst mit und übernimmst Verantwortung, statt nur Aufgaben abzuarbeiten?

Dann bist du bei uns genau richtig.

Als Green Building Engineers gestalten wir die nachhaltigen Gebäude von morgen. Damit unsere Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, braucht es nicht nur gute Ingenieure, sondern auch Menschen, die Strukturen schaffen, Abläufe koordinieren und das Team zusammenhalten.

Genau dafür suchen wir dich.

Dein Job bei uns

Bei uns bist du weit mehr als eine klassische Assistenz.

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine, organisierst Abläufe, behältst offene Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und dem gesamten Team zusammen und übernimmst eine wichtige Rolle im Unternehmen.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Verwaltung und Bearbeitung von E-Mails sowie Unterstützung bei der internen Kommunikation
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Meetings
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Sicherstellung von Fristen
• Verwaltung von Aufgaben und Projekten innerhalb von Microsoft 365
• Strukturierung von Informationen, Protokollen und To-dos
• Telefonischer und schriftlicher Ansprechpartner für Kunden, Partner und Mitarbeiter
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Themen
• Mitarbeit an spannenden internen Projekten
• Mitgestaltung und Optimierung unserer digitalen Prozesse

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Freude an Organisation, Struktur und Kommunikation
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel)
• Eigenständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, offenes und professionelles Auftreten
• Teamgeist und Lust darauf, Verantwortung zu übernehmen
• Interesse an digitalen Arbeitsweisen und modernen Tools

Berufseinsteiger sind ausdrücklich willkommen.

Wichtiger als dein Lebenslauf sind für uns deine Persönlichkeit, deine Motivation und deine Bereitschaft, mit anzupacken.

Was dich erwartet

Moderne Arbeitswelt

• Neueste Hardware und moderne Software
• Digitale Prozesse statt Papierchaos
• Smartphone auch für den privaten Gebrauch und moderne Arbeitsausstattung

Attraktive Rahmenbedingungen

• Unbefristete Festanstellung
• Attraktives Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kostenlose Getränke, Kaffee, Tee und frisches Obst

Ein tolles Team

• Flache Hierarchien
• Kurze Entscheidungswege
• Direkter Austausch mit der Geschäftsleitung
• Wertschätzendes und familiäres Arbeitsumfeld

Entwicklungsmöglichkeiten

• Viel Eigenverantwortung
• Raum für eigene Ideen
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Aktive Mitgestaltung von Prozessen und Unternehmensabläufen

Warum du dich bewerben solltest

Du gestaltest aktiv mit, hältst unserem Team den Rücken frei und sorgst dafür, dass Ideen erfolgreich umgesetzt werden können.

Kurz gesagt:

Du wirst zu einer der wichtigsten Schnittstellen in unserem Unternehmen.

IB Halter GmbH

Green Building Engineers

Gemeinsam gestalten wir die nachhaltigen Gebäude von morgen.