Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

PRIME HR Agentur®; Gilching; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Vollzeitstelle

30 Urlaubstage

Marktgerechte Vergütung

WellPass: KI-gestützte Arbeitswelt

Zusammenarbeit mit dem Management

Gestaltungsspielraum

Moderne Arbeitsumgebung mit KI-Unterst

Team-Events

Zusammenfassung

PRIME HR Agentur® sucht eine Assistenz (m/w/d) mit Verantwortung, die Strukturen aktiv mitgestaltet und eigenständig vorantreibt. Die Rolle verbindet Management-Assistenz, Office Management und kaufmännische Aufgaben mit direktem Austausch zur Geschäftsführung.

Vor Ort in Gilching, mindestens 4 Tage pro Woche. Sie arbeiten eng mit dem Management zusammen, betreuen Rechnungserstellung, Freigaben, Zahlungsverkehr und Buchhaltung, nutzen KI-Tools und prüfen Ergebnisse sorgfältig.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• GuV lesen, Deckungsbeitrag, Kosten und Cashflow verstehen.
• Fundierte Buchhaltungserfahrung: Debitoren, Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr.
• DATEV Unternehmen online oder vergleichbares System vorhanden, lernbar.
• Organisationsstärke im Office Management/Assistenz demonstrieren.
• KI-Tools nutzen und Ergebnisse prüfen, nicht blind übernehmen.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Ausgangsrechnungen inkl. projektbezogener Abrechnung erstellen und Mahnwesen steuern.
• Zahlungsverkehr vorbereiten und Freigaben mit dem Management abstimmen.
• Buchhaltung organisieren, Belege sortieren und DATEV aktuell halten.
• Planung und Auswertungen in der internen Planungs-App; Cashflow-Morverbeschreibung.
• Office Management: Büro in Gilching betreuen, Post, Einkauf, Dienstleisterkoordination.
• Assistenz des Managements: Terminkoordination, Reiseplanung, Meetings.
• Vertragsadministration und HR-Administration teils gemeinsam mit People & Talent Partner.

Kenntnisse

Betriebswirtschaftliches Verständnis

Finanzbuchhaltung

Organisationsstärke

KI-Tools nutzen

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

DATEV Unternehmen Online

Jobbeschreibung

Unser Kunde ist ein international aufgestelltes, wachstumsorientiertes Beratungsunternehmen im Wandel. Für die Geschäftsführung suchen wir eine Assistenz (m/w/d), die gerne Verantwortung übernimmt, Dinge eigenständig vorantreibt und Freude daran hat, Strukturen aktiv mitzugestalten.

Die Position verbindet Management-Assistenz, Office Management und kaufmännische Aufgaben und bietet viel Gestaltungsspielraum sowie direkten Austausch mit der Geschäftsführung.

Aufgaben

• Ausgangsrechnungen: Sie erstellen unsere Rechnungen inklusive projektbezogener Abrechnung, sorgen dafür, dass sie vollständig, korrekt und pünktlich rausgehen, behalten offene Posten im Blick und steuern das Mahnwesen (aktuell ca. 15 Rechnungen pro Monat).
• Eingangsrechnungen und Fälligkeiten: Sie prüfen eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Zuständigkeit, holen Freigaben ein (hohe Beträge), halten Fälligkeiten nach und sorgen für saubere Lieferantenunterlagen.
• Zahlungsverkehr: Sie bereiten Zahlungsläufe vor, behalten Fristen und Skonti im Blick und legen dem Management einen klaren Vorschlag zur Freigabe vor. Die finale Freigabe wesentlicher Zahlungen bleibt beim Management.
• Buchhaltung: Sie organisieren Belege, arbeiten unserer Steuerkanzlei zu, klären fehlende Unterlagen und Rückfragen eigenständig und halten DATEV Unternehmen online sauber und aktuell. (Erste Automatisierungen sind bereits implementiert.)
• Planung und Auswertungen: Sie pflegen Rechnungen, Budgets und Projektdaten in unserer internen Planungs-App. Sie stellen eine belastbare Cashflow-Monatsübersicht bereit. Wenn ein Projektleiter fragt, wie viel Budget in einem Kundenprojekt noch offen ist, wissen Sie es oder finden es in Minuten heraus.
• Lohn-Schnittstelle: Die Lohnabrechnung liegt bei unserer Steuerkanzlei. Sie machen sie nicht selbst, sondern liefern sauber zu (Krankmeldungen, Prämien, Fahrtkosten) und prüfen die Ergebnisse.
• Office Management: Sie halten unser Büro in Gilching am Laufen: Post, Telefon, Einkauf, Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Gästeempfang.
• Assistenz des Managements: Terminkoordination, Reiseplanung, Dokumentenvorbereitung, Meetingorganisation, Nachhalten von Zusagen. Sie sind vor Ort die Person, die den Laden zusammenhält.
• Vertragsadministration: Sie verwalten Verträge und Unterlagen und koordinieren die Zusammenarbeit mit unseren Anwälten. Verträge erstellen Sie nicht selbst, aber Sie sorgen dafür, dass Fristen, Unterlagen und nächste Schritte nicht verloren gehen.
• HR-Administration (geteilt): Personalunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und die Organisation des Onboardings teilen Sie sich mit unserer People & Talent Partnerin bzw. unserem People & Talent Partner. Wer welchen Teil übernimmt, klären wir gemeinsam nach Stärken

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Betriebswirtschaftliches Verständnis. Das ist unser wichtigstes Kriterium: Sie können eine GuV lesen und einordnen, verstehen Deckungsbeitrag, Kosten und Cashflow und arbeiten sicher mit Excel.
• Solide Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung: Debitoren, Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr
• Praxiserfahrung mit DATEV Unternehmen online oder einem vergleichbaren System. Wenn Sie DATEV noch nicht kennen, aber alles andere mitbringen, bewerben Sie sich trotzdem: DATEV ist lernbar, betriebswirtschaftliches Denken nicht.
• Nachweisbare Organisationsstärke im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sie arbeiten mit KI-Tools. Sie nutzen ChatGPT, Claude oder Vergleichbares für Ihre Arbeit, wollen darin besser werden und prüfen die Ergebnisse, statt sie ungeprüft zu übernehmen. KI-Agenten bauen müssen Sie nicht.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse. Ein großer Teil unseres Teams sitzt nicht in Deutschland, und die Arbeitssprache im Team ist teilweise Englisch.
• Präsenz vor Ort: mindestens vier Tage pro Woche in unserem Büro in Gilching. Ein mobiler Arbeitstag pro Woche ist möglich. Diese Stelle ist nicht für Remote-Arbeit ausgelegt

Benefits

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit klarer Verantwortung
• 30 Urlaubstage
• Marktgerechte Vergütung
• WellPass**:** Zugang zu Sport-, Fitness- und Wellnessangeboten oder vergleichbare Angebote
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management. Ihre Ideen landen nicht in einer Ticket-Queue, sondern beim Entscheider.
• Echten Gestaltungsspielraum: Die Prozesse in diesem Bereich sind über Jahre gewachsen und gehören aufgeräumt. Sie bekommen dafür Zeit und Rückendeckung
• Ein modernes Arbeitsumfeld, in dem KI-Tools Routinearbeit abnehmen statt sie zu vermehren, inklusive Budget für die Tools, die Sie dafür brauchen
• Ein eingespieltes, internationales Team mit gemeinsamen Team-Events, Sommerfest und Weihnachtsfeier

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam mit dir durchzustarten!