Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Südzucker AG; Mannheim; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Job summary

Südzucker AG sucht eine erfahrene Vorstandssekretärin bzw. -sekretärin zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie arbeiten eng mit dem CEO und dem Vorstand zusammen, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor, erstellen Berichte und berichten regelmäßig zu Kennzahlen.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch die Organisation von Meetings, Reisen und die Dokumentation von Protokollen, mit Fokus auf eine effiziente interne Kommunikation und strukturierte Arbeitsweise.

Qualifications

• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisations- und Planungstalent.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen.
• Formulierung und Berichterstattung relevanter Kennzahlen an CEO und Vorstand.
• Überwachung von Geschäftsprozessen und Steuerung von Veränderungsprojekten.
• Koordination von Managementthemen und Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
• Vorbereitung von Unterlagen für Vorstandssitzungen und Reisen.
• Protokollerstellung, Reiseplanung inkl. Auslandsspesen und Kostenabrechnung.

Skills

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

TOGETHER WE CONTRIBUTE TO BETTER NUTRITION AND HEALTH

Wir sind ein international führender Hersteller von funktionellen Nahrungsmittelzutaten für Mensch und Tier mit Produktionsstandorten in Deutschland, Belgien, Chile und Italien. Mit unserem weltweiten Vertriebsnetz vermarkten wir unsere Zutaten in über 75 Ländern. BENEO ist Mitglied der Südzucker-Gruppe.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Formulierung, Umsetzung und Kommunikation wichtiger Geschäftskennzahlen für die Berichterstattung an den CEO und den Vorstand
• Überwachung von Geschäftsprozessen und Leitung des Veränderungsmanagements, wo dies zur Verbesserung der Prozesseffizienz erforderlich ist
• Steuerung wichtiger operativer Strategien im Zusammenhang mit den Gesamtzielen sowie deren strategische Konzeption und taktische Umsetzung, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten
• Sicherstellung einer regelmäßigen, konsistenten Berichterstattung und Aktualisierung durch Führungskräfte und andere Manager sowie Förderung der unternehmensweiten Kommunikation
• Projekt- und Prozessunterstütztung zusammen mit den Fachabteilungen, z.B. Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Application Development
• Entwicklungs- und Verwaltungsunterstützung für Sonderprojekte, einschließlich der Problemidentifizierung und der Ausarbeitung von Empfehlungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsumfängen, Business Case genehmigen, Genehmigungen einholen, funktionsübergreifende Besprechungen durchführen und die vom Führungsteam zugewiesenen Projekte zum Abschluss bringen
• Steuerung der Geschäftsführung: Verwaltung der Tagesordnung für das Managementteam, einschließlich Management-Sitzungen und Offsite-Meetings, sowie Sicherstellung einer möglichst effizienten Kommunikation und Koordination zwischen den Teams
• Vorbereitung der Unterlagen für jede Vorstandssitzung unter Einbindung verschiedener Mitwirkender aus dem gesamten Unternehmen
• Identifizierung, Dokumentation und Nachverfolgung wichtiger Managementthemen und entscheidungshemmender Faktoren sowie Unterstützung bei deren Lösung, um die Gesamtproduktivität des Unternehmens sicherzustellen
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Terminplanung, -koordination und -überwachung
• Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Selbstständige Erstellung von Protokollen, Reiseplanung im In- und Ausland sowie Reisekostenabrechnung
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Post- und Rechnungsbearbeitung, Büromaterialbestellung, Versand von Terminplänen etc.)
• Ablage und Archivierung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Vorstands- oder Geschäftsführersekretariats
• Mehrjährige Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten
• Ausgeprägtes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität, sowie Organisations- und Kommunikationsstärke
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten

• herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden Umfeld
• attraktive Vergütung und Sozialleistungen
• offene Kommunikation und flache Hierarchien
• wertebasierte Unternehmenskultur