Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

BENEO; Mannheim; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Sozialleistungen

Offene Kommunikation

Flache Hierarchien

Job summary

BENEO in Mannheim sucht eine erfahrene Führungskräftesekretärin bzw. einen Führungskräftesekretär zur Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen Belangen.

Sie planen Termine, bereiten Unterlagen vor, koordinieren Meetings und erstellen Protokolle. Korrespondenz erfolgt in Deutsch und Englisch; enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktmanagement und Marketing ist vorgesehen. Attraktive Vergütung und flache Hierarchien stehen im Vordergrund.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung.
• Erfahrung im Vorstand-/Geschäftsführersekretariat in internationalem Umfeld.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere Handhabung der MS-Office- Produkte und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen Belangen.
• Formulierung, Umsetzung und Kommunikation von Kennzahlen für CEO/ Vorstand.
• Überwachung von Geschäftsprozessen und Leitung des Veränderungsmanagements.
• Koordination operativer Strategien, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen.
• Regelmäßige Berichterstattung und unternehmensweite Kommunikationsförderung.
• Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Koordination zwischen Abteilungen.

Skills

Englisch (sehr gut)

Eigeninitiative

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

TOGETHER WE CONTRIBUTE TO BETTER NUTRITION AND HEALTH

Wir sind ein international führender Hersteller von funktionellen Nahrungsmittelzutaten für Mensch und Tier mit Produktionsstandorten in Deutschland, Belgien, Chile und Italien. Mit unserem weltweiten Vertriebsnetz vermarkten wir unsere Zutaten in über 75 Ländern. BENEO ist Mitglied der Südzucker-Gruppe.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Formulierung, Umsetzung und Kommunikation wichtiger Geschäftskennzahlen für die Berichterstattung an den CEO und den Vorstand
• Überwachung von Geschäftsprozessen und Leitung des Veränderungsmanagements, wo dies zur Verbesserung der Prozesseffizienz erforderlich ist
• Steuerung wichtiger operativer Strategien im Zusammenhang mit den Gesamtzielen sowie deren strategische Konzeption und taktische Umsetzung, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten
• Sicherstellung einer regelmäßigen, konsistenten Berichterstattung und Aktualisierung durch Führungskräfte und andere Manager sowie Förderung der unternehmensweiten Kommunikation
• Projekt- und Prozessunterstütztung zusammen mit den Fachabteilungen, z.B. Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Application Development
• Entwicklungs- und Verwaltungsunterstützung für Sonderprojekte, einschließlich der Problemidentifizierung und der Ausarbeitung von Empfehlungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsumfängen, Business Case genehmigen, Genehmigungen einholen, funktionsübergreifende Besprechungen durchführen und die vom Führungsteam zugewiesenen Projekte zum Abschluss bringen
• Steuerung der Geschäftsführung: Verwaltung der Tagesordnung für das Managementteam, einschließlich Management-Sitzungen und Offsite-Meetings, sowie Sicherstellung einer möglichst effizienten Kommunikation und Koordination zwischen den Teams
• Vorbereitung der Unterlagen für jede Vorstandssitzung unter Einbindung verschiedener Mitwirkender aus dem gesamten Unternehmen
• Identifizierung, Dokumentation und Nachverfolgung wichtiger Managementthemen und entscheidungshemmender Faktoren sowie Unterstützung bei deren Lösung, um die Gesamtproduktivität des Unternehmens sicherzustellen
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Terminplanung, -koordination und -überwachung
• Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Selbstständige Erstellung von Protokollen, Reiseplanung im In- und Ausland sowie Reisekostenabrechnung
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Post- und Rechnungsbearbeitung, Büromaterialbestellung, Versand von Terminplänen etc.)
• Ablage und Archivierung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Vorstands- oder Geschäftsführersekretariats
• Mehrjährige Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten
• Ausgeprägtes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität, sowie Organisations- und Kommunikationsstärke
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten

• herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden Umfeld
• attraktive Vergütung und Sozialleistungen
• offene Kommunikation und flache Hierarchien
• wertebasierte Unternehmenskultur