Assistenz der Geschäftsführung

DENPAFLUX; München; Vor Ort; EUR 45.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

DENPAFLUX sucht eine organisierte Assistenz der Geschäftsführung in München, die das Management täglich administrativ unterstützt und Prozesse optimiert. Sie arbeiten eng mit der GL zusammen, gestalten Reisekonzepte, begutachten Reports und liefern datengestützte Insights.

Sie bringen mindestens 3 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich, exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung mit BI-Tools mit. Eine spannende Startup-Umgebung mit Vorteilen eines etablierten Unternehmens wartet.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent/in oder Assistent/in der Geschäftsführung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Google Workspace.
• Erfahrung mit BI-Tools zur Berichterstattung und Dashboards.
• Technische Kenntnisse im Umgang mit Softwaretools und schneller Systemeinstieg.
• Proaktiver Problemlöser mit eigenständiger Priorisierung.
• Ausgeprägte Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit.
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltung und Finanzdokumentation.

Aufgaben

• Koordination interner/externer Kommunikation für reibungslosen Teamablauf.
• HR-Unterstützung, z. B. Einarbeitung neuer Teammitglieder.
• Reiseplanung, Spesen, Logistik der GL-Termine, Vorbereitung von Meetings.
• Vorbereitung der Buchhaltung, Rechnungen, Spesen, Abstimmung mit Steuerberater.
• Erstellung datengestützter Insights und Dashboards für Management-Entscheidungen.
• Pflege vertraulicher Unternehmensdokumente und Verträge nach Sicherheitsstandards.

Kenntnisse

Verwaltungsmanagement

Projektmanagement

Deutsch/Englisch fließend

MS Office / Google Workspace

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss

Tools

Power BI

Tableau

Google Workspace

DATEV

Jobbeschreibung

Um die Technologie der Zukunft zu entwickeln, brauchen wir talentierte Menschen wie Sie! Wir suchen eine organisierte und proaktive Assistenz der Geschäftsführung für unser Unternehmens-Startup, wo Sie die Innovation und Energie eines Startups mit den Vorteilen eines etablierten Unternehmens erleben können. Diese Position ist ideal für jemanden, der unternehmerische Professionalität in ein dynamisches, schnelllebiges Umfeld einbringen und die Geschäftsführung bei täglichen Verwaltungsaufgaben unterstützen möchte.

Hauptaufgaben

• Koordination der internen und externen Kommunikation zur Förderung eines reibungslosen Teamablaufs
• Unterstützen Sie HR-Aktivitäten, einschließlich der Einarbeitung neuer Teammitglieder
• Verwaltung von Reisevorbereitungen, Spesenabrechnungen und die Logistik der Geschäftsleitung und deren Termine. Organisation und Vorbereitung von Materialien für Vorstandssitzungen, Investorenpräsentationen und Kundenbesuchen.
• Erledigung der vorbereitenden Buchhaltung, einschließlich Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnung und Finanzdokumentation sowie die Koordination mit dem Steuerberater
• Generierung datengestützter Erkenntnisse und Dashboards für die Entscheidungsfindung des Managements. Erstellung und Pflege von Berichten mit BI-Tools zur Verfolgung von Geschäftskennzahlen und -leistungen sowie den allgemeinen Betriebskennzahlen.
• Pflege und Organisation vertraulicher Unternehmensdokumente und Verträge unter Einhaltung strenger Datensicherheitsstandards

Erforderliche Qualifikationen

• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent/in oder Assistent/in der Geschäftsleitung von mindestens 3 Jahren
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift); weitere europäische Sprachen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office Suite und/oder Google Workspace
• Erfahrung mit BI-Tools (Power BI, Tableau, Metabase oder ähnlichen) zur Erstellung von Berichten und Dashboards
• Technische Kenntnisse im Umgang mit Softwaretools und das Geschick sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
• Proaktiver Problemlöser, der Bedürfnisse vorhersieht und Probleme auf eigenständige Art und Weise effektiv löst, bevor sie eskalieren
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit dem Talent, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten effektiv zu setzen
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltung und Finanzdokumentation

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung in einem Technologie-Startup oder Beratungsumfeld, idealerweise in der Elektronikindustrie oder ähnlichen Bereichen
• Erfahrung in der Koordination internationaler Reisen
• Kenntnisse in Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware, idealerweise DATEV
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Datenanalyse- und Visualisierungstools
• Erfahrung mit CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools
• Starke Kundenorientierung, sowie gute zwischenmenschliche Fähigkeiten

Was wir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung und Einfluss auf den Geschäftsbetrieb
• Kontakt mit modernster Technologie in der Elektronikbranche
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmens-Startup
• Flexible Arbeitsbedingungen, die die Work-Life-Balance respektieren

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.