Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung/Chefsekretariat

PK Vogtland-Klinik GmbH&Co.KG; Bad Elster; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

PK Vogtland-Klinik Bad Elster sucht Sie als engagierte Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung, um das Leitungssekretariat zu organisieren, E-Mail-, Post- und Faxbearbeitung sowie interne/externe Kommunikation sicherzustellen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Organisationsstärke und Diskretion mit und arbeiten eng mit Geschäftsführung, Verwaltung und QM-Team zusammen. Wir bieten eine krisensichere Anstellung, kollegiales Umfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung sowie einschlägige Berufspraxis.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, E-Mail-Programmen, Dokumentenverwaltung und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie serviceorientierter Kommunikationsstil.
• Besondere Diskretion und Zuverlässigkeit beim Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Personal- und Patientendaten.
• Echte Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit sowie am Planen von Terminen und Veranstaltungen.

Responsibilities

• Zuverlässige Führung des Leitungssekretariats inklusive E-Mail-, Post- und Faxbearbeitung sowie interner/externer Kommunikation.
• Selbstständiges Erstellen und Versenden von Schriftstücken sowie professionelle Telefonaufnahme und Koordination externer Kontakte.
• Vorausschauende Terminplanung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern und Tagungsgästen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und Nachhalten offener Aufgaben.
• Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Raumabstimmung, Abläufe, Gästebetreuung).
• Erstellen von Statistiken und Unterlagen für die Klinikleitung sowie Mitarbeit im QM-Ablage.
• Administrative Mitwirkung an Öffentlichkeitsarbeit und Weiterleitung von Klinikbewertungen.

Skills

Organisationsstärke

Verlässlichkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

Office-Software

E-Mail-Programme

Job description

Unsere Vogtland-Klinik Bad Elster ist eine spezialisierte Fachklinik für medizinische und berufsorientierte Rehabilitation und Anschlussheilbehandlung (AHB nach einem Krankenhausaufenthalt): Urologie, Uroonkologie, Gynäkologie, Gyn. Onkologie, Nephrologie, Traumatologie.

Gemeinsam stark im Hintergrund: Werden Sie das organisatorische Herzstück unserer Klinikleitung!

Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung/Chefsekretariat

Für unsere modern aufgestellte und patientenorientierte Rehabilitationsklinik suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen:

Sie suchen einen krisensicheren Arbeitsplatz, an dem Treue und Teamgeist noch großgeschrieben werden? Bei uns ist das gelebte Realität: Unsere erste Sekretärin ist seit stolzen 35 Jahren an Bord – ein starkes Fundament, auf das wir unglaublich stolz sind! Da wir wachsen und uns weiterentwickeln, suchen wir nun genau Sie als Verstärkung an ihrer Seite.

Für das Team unserer Geschäfts- und Verwaltungsleitung / Chefsekretariat suchen wir zum 01.03.2027 eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz (m/w/d).

Das bringen Sie mit (Unsere Erwartungen an Sie):

• Qualifikation: Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) sowie einschlägige Berufspraxis.
• Digitale Fitness: Einen sicheren Umgang mit gängiger Bürosoftware, E-Mail-Programmen, Dokumentenverwaltung und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Arbeitsweise: Ausgeprägte Organisationsstärke, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie einen sicheren, serviceorientierten Kommunikationsstil.
• Vertrauenswürdigkeit: Besondere Diskretion und Zuverlässigkeit beim Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Personal- und Patientendaten.
• Teamgeist & Organisationstalent: Echte Freude an der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie am Planen von Terminen und Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:

• Sekretariatsorganisation: Zuverlässige Führung des Leitungssekretariats inklusive der E-Mail-, Post- und Faxbearbeitung sowie der gezielten internen und externen Kommunikation.
• Korrespondenz & Kommunikation: Selbstständiges Erstellen und Versenden von Schriftstücken sowie professionelle Telefonaufnahme und Koordination externer Kontakte (z. B. Krankenkassen, Besucher).
• Termin- & Reisemanagement: Vorausschauende Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Gästebetreuung: Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Tagungsgästen.
• Meeting-Support: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und dem Nachhalten offener Aufgaben.
• Eventmanagement: Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Raumabstimmung, Abläufe und Gästebetreuung).
• Daten & Qualitätsmanagement: Erstellen von Statistiken und Unterlagen für die Klinikleitung sowie Mitarbeit im Qualitätsmanagement (QM-Ablage).
• Öffentlichkeitsarbeit & Feedback: Administrative Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit (Aushänge, Präsentationen) sowie datenschutzkonforme Sichtung und Weiterleitung von Klinikbewertungen.
• Struktur & Vertretung: Organisation von Wiedervorlagen und Fristen sowie gegenseitige Unterstützung bei wichtigen Sekretariatsaufgaben.

Das erwartet Sie (Unser Arbeitgeber-Plus für Sie):

• Eine herzliche, freundliche Atmosphäre in einem krisensicheren Umfeld
• Ein eingespieltes Team, das sich auf den gemeinsamen Austausch mit Ihnen freut

Was Sie von uns erwarten können: Das bieten wir Ihnen

• Sinnstiftende & verantwortungsvolle Aufgabe: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer modernen Rehabilitationsklinik, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
• Strategische Schnittstellenfunktion: Sie arbeiten auf Augenhöhe und in direkter Abstimmung mit unserer Geschäftsführung und der Verwaltungsleitung.
• Starkes Netzwerk: Ein professionelles, interdisziplinäres und kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Work-Life-Balance: Wir leben die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – flexible Strukturen für Ihren Alltag.
• Attraktive Vergütung: Eine Ihren Aufgaben und Ihrer Verantwortung entsprechende, leistungsgerechte Vergütung.
• Berufliche Weiterentwicklung: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Bewerbungsfrist: 30.11.2026