Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

RxREVU, Inc.; Sondershausen; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit

30 Urlaubstage

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Zusatzversorgung

Fahrradleasing

Betriebliche Gesundheitsförderung

Unterstützung bei Einarbeitung

Fortbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Landratsamt Kyffhäuserkreis sucht eine Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d) in unbefristeter Anstellung mit 39 Wochenstunden. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst.

Zu den Aufgaben gehören eigenständige Organisation des Sekretariats, Koordination des Schriftverkehrs sowie die Verwaltung von Akten und Dokumenten inklusive digitaler Post und Archivierung. Bewerbungsfrist endet am 24.09.2026.

Qualifikationen

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement.
• Deutschkenntnisse mindestens C1 (GER).
• Hohe Organisationsfähigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Diskretion.
• Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats des Dezernatsleiters und der Stabsstellen.
• Koordination Schriftverkehr, Postbearbeitung, Terminplanung und Bürger-/Trägerkontakt.
• Verwaltung von Akten, digitaler Post, Ablage und Archivierung; Unterstützung der Gremienarbeit.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Jobbeschreibung

merken

Das Landratsamt Kyffhäuserkreis beabsichtigt zum 01.01.2027 im Dezernat II die Stelle einer

Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Vergütung soll nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst erfolgen.

Welche Aufgaben erwarten Sie bei uns?

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen sowie in Vertretung für das Jugendamt und Sozialamt.
• Koordination des Schriftverkehrs, der Postbearbeitung, der Terminplanung und der Kommunikation mit Bürgern, Trägern, Institutionen und internen Fachbereichen.
• Verwaltung von Akten und Dokumenten einschließlich digitaler Post, Ablage, Archivierung, Digitalisierung sowie Unterstützung der Gremienarbeit.
• Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs.
• Informationsweitergabe an die einzelnen Bereiche sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und der Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen, Sitzungen und Ausschüssen einschließlich organisatorischer Betreuung, Protokollführung sowie Raumplanung.
• Verwaltung des Urlaubsplans sowie Vorbereitung und Ablage der Unterlagen für Beschäftigtengespräche.
• Eigenständige Bearbeitung und Verteilung eingehender Beschwerden sowie Erstellung von Reaktionsschreiben bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen.
• Organisation repräsentativer Termine und Jubiläen in Abstimmung mit der Landrätin und dem Personalamt/Personalrat.
• Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Dienstgebäude sowie eigenständige Beschaffung fehlender Ausstattungs- und Arbeitsmittel.

Für fachliche Fragen steht Ihnen zur Verfügung: Herr Lutze unter 03632741 - 569

Was erwarten wir von Ihnen?

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement

Einstellungsvoraussetzungen

• Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
• Hohe Anforderung hinsichtlich Organisationsfähigkeit, Umsichtigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales

Was bieten wir Ihnen?

• flexible und familiengerechte Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit)
• 30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) und mögliche zusätzliche Gleitzeittage
• tarifliche Jahressonderzahlung
• vermögenswirksame Leistungen
• eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung
• alternatives Entgeltanreizsystem (Gutscheinkarte)
• Fahrradleasing
• betriebliche Gesundheitsförderung
• Unterstützung bei der Einarbeitung
• sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten

Die Bewerbungsfrist für diese Stelle endet am: 24.09.2026

Die Stelle ist für jeden gleichermaßen geeignet, unabhängig vom Geschlecht.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach den gesetzlichen Bestimmungen des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.

Es wird darauf hingewiesen, dass eingereichte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen der nicht berücksichtigten Bewerberinnen und Bewerber datenschutzgerecht vernichtet. Es wird gebeten, keine Originalunterlagen einzureichen.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, insbesondere Reisekosten im Rahmen eines Auswahlgesprächs, können nicht erstattet werden.

Mit der Abgabe der Bewerbung willigt der/die Bewerber/in (m/w/d) in eine Speicherung der personenbezogenen Daten während des Auswahlverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.kyffhaeuser.de/dat...

Gez. Antje Hochwind-Schneider

Landrätin