Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d)

Landratsamt Kyffhäuserkreis; Sondershausen; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche)

tarifliche Jahressonderzahlung

vermögenswirksame Leistungen

betriebliche Zusatzversorgung

Fahrradleasing

Fortbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Landratsamt Kyffhäuserkreis sucht zum 01.01.2027 eine Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d) unbefristet mit 39 Wochenstunden im Dezernat II. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes und Länder.

Zu Ihren Aufgaben gehören die eigenständige Organisation des Sekretariats der Dezernatsleitung, die Koordination des Schriftverkehrs sowie die Verwaltung von Akten und Dokumenten.

Qualifikationen

• Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1
• Hohes Organisationstalent, Umsicht, Loyalität, Zuverlässigkeit
• Vertraulichkeit und Neutralität im Umgang mit Klienten

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen und Vertretung für Jugend- und Sozialamt
• Koordination von Schriftverkehr, Postbearbeitung, Terminplanung sowie Kommunikation mit Bürgern und Institutionen
• Akte- und Dokumentenverwaltung inkl. digitaler Post, Ablage, Archivierung und Gremienunterstützung
• Organisation administrativer Abläufe, Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen und Bürobetrieb
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Bürokaufmann/-frau

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Jobbeschreibung

Das Landratsamt Kyffhäuserkreis beabsichtigt zum 01.01.2027 im Dezernat II die Stelle einer Assistenz der Dezernatsleitung (m/w/d) unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Vergütung soll nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst erfolgen.

Welche Aufgaben erwarten Sie bei uns?

• Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats der Dezernatsleiterin, der Stabsstellen sowie in Vertretung für das Jugendamt und Sozialamt.
• Koordination des Schriftverkehrs, der Postbearbeitung, der Terminplanung und der Kommunikation mit Bürgern, Trägern, Institutionen und internen Fachbereichen.
• Verwaltung von Akten und Dokumenten einschließlich digitaler Post, Ablage, Archivierung, Digitalisierung sowie Unterstützung der Gremienarbeit.
• Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Materialbeschaffung, Dienstreisen, Besprechungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsbetriebs.
• Informationsweitergabe an die einzelnen Bereiche sowie Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und der Umsetzung von Festlegungen aus Dienstberatungen.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen, Sitzungen und Ausschüssen einschließlich organisatorischer Betreuung, Protokollführung sowie Raumplanung.
• Verwaltung des Urlaubsplans sowie Vorbereitung und Ablage der Unterlagen für Beschäftigtengespräche.
• Eigenständige Bearbeitung und Verteilung eingehender Beschwerden sowie Erstellung von Reaktionsschreiben bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen.
• Organisation repräsentativer Termine und Jubiläen in Abstimmung mit der Landrätin und dem Personalamt/Personalrat.
• Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit im Dienstgebäude sowie eigenständige Beschaffung fehlender Ausstattungs- und Arbeitsmittel.

Was erwarten wir von Ihnen?

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement

Einstellungsvoraussetzungen

• Deutschkenntnisse auf dem Niveau mindestens C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
• Hohe Anforderung hinsichtlich Organisationsfähigkeit, Umsichtigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• Verhaltensneutral im Umgang mit extrem unterschiedlicher Klientel im Ressort Jugend und Soziales

Was bieten wir Ihnen?

• flexible und familiengerechte Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit)
• 30 Tage Urlaub (5-Tage-Woche) und mögliche zusätzliche Gleitzeittage
• tarifliche Jahressonderzahlung
• vermögenswirksame Leistungen
• eine attraktive betriebliche Zusatzversorgung
• alternatives Entgeltanreizsystem (Gutscheinkarte)
• Fahrradleasing
• betriebliche Gesundheitsförderung
• Unterstützung bei der Einarbeitung
• sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten

Für fachliche Fragen steht Ihnen zur Verfügung: Herr Lutze unter 03632741 - 569

Die Bewerbungsfrist für diese Stelle endet am: 24.09.2026

Die Stelle ist für jeden gleichermaßen geeignet, unabhängig vom Geschlecht.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach den gesetzlichen Bestimmungen des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.

Es wird darauf hingewiesen, dass eingereichte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen der nicht berücksichtigten Bewerberinnen und Bewerber datenschutzgerecht vernichtet.

Es wird gebeten, keine Originalunterlagen einzureichen.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, insbesondere Reisekosten im Rahmen eines Auswahlgesprächs, können nicht erstattet werden.

Mit der Abgabe der Bewerbung willigt der/die Bewerber/in (m/w/d) in eine Speicherung der personenbezogenen Daten während des Auswahlverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.kyffhaeuser.de/dat...

Gez. Antje Hochwind-Schneider Landrätin