Sachbearbeiter Büro der Amtsleitung (m/w/d)

Landkreis Eichsfeld; Heilbad Heiligenstadt; Vor Ort; EUR 29.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

tarifgerechte Bezahlung

Entgeltgruppe 5

30 Urlaubstage

Fortbildungsmöglichkeiten

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge (ZVK Thür.

Sachbezug

Hansefit Nutzung

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Der Landkreis Eichsfeld sucht zur Mutterschutz- und Elternzeitvertretung eine/n Sachbearbeiter/in im Büro der Amtsleitung des Sozialamts. Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariatsarbeiten, Terminplanung, Post- und Schriftgutregistratur sowie die Erstellung von Schriftverkehr nach DIN 5008.

Sie bringen eine einschlägige Verwaltungs-Ausbildung mit und verfügen idealerweise über MS-Office-Kenntnisse sowie eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kaufmann für Büromanagement.
• EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office, werden erwartet.
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch unter Termindruck.

Aufgaben

• Sekretariats- und Amtsleitungssachbearbeitung
• Terminkoordination und Personal-/Urlaubsplanung des Sozialamts
• Schriftgutregistratur, Posteingang/Ausgang und Registratur
• Schriftverkehr nach DIN 5008, Protokollführung
• Materialbeschaffung und Verwaltung von Vorlagen/Fachliteratur
• Organisation von Sitzungen und Raumbesitz
• Administration von Fortbildungsseminaren und Dienstreisen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Analytisches Denken

Eigeninitiative

Flexibilität

Belastbarkeit

Ausbildung

Ausbildung Verwaltungsfachangestellte/r bzw. vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Der Landkreis Eichsfeld beabsichtigt, zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle eines Sachbearbeiters Büro der Amtsleitung (m/w/d) im Sozialamt in Vollbeschäftigung (39 WoStd.) befristet zur Mutterschutz- und Elternzeitvertretung bis 31.12.2027 besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:

• Sekretariatstätigkeiten
  • Aktenführung für die Amtsleitung
  • Sachliches Ordnen und Abheften der Unterlagen im Sekretariat
• Terminvereinbarungen zu Gesprächen und Beratungen
  • Führung des Personal- und Urlaubsplaners für das Sozialamt sowie Ausstellung von Dienstreiseaufträgen
  • Überwachung des Dienstreiseverkehrs, Weiterleitung Dienstreiseaufträge, Beantragung von Fahrkarten
  • Anmeldung von Aus- und Fortbildungsseminaren
• Schriftgutregistratur und Wiedervorlage sowie Posteingang und Postausgang
  • Entgegennahme und Registratur der eingehenden Post für das Sozialamt
  • Vorlage bei der Amtsleitung
  • Weiterleitung an die Sachgebiete auf Anweisung der Amtsleitung - Kopieren von Schriftstücken für die einzelnen Sachgebiete
  • Registratur des gesamten Postausganges im Amt
  • Zustellung mit Zustellungsurkunde/Rückschein
  • Weiterleiten und Überwachung/Ablage der Fachzeitschriften
  • Postfach Outlook: E-Mail senden und weiterleiten
  • elektronischer Rechnungslauf/Postverteilung an SG
• Erledigung des Schriftverkehrs nach DIN 5008
  • Anfertigen des Schriftverkehrs für die Amtsleitung
  • Vermitteln von Telefonaten
  • Überwachung der Kassationslisten
  • Aktenplanüberwachung (Registrierung)
  • Materialbeschaffung /Bestellung von Vordrucken und Fachliteratur
  • Verwaltung Sitzungsaal Haus III
  • Protokollführung bei Dienstberatungen

Ihr Profil:

• Sie (m/w/d) verfügen über:
• die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kaufmann für Büromanagement

Empfehlenswert wären:

• anwendungssichere EDV-Kenntnisse (MS Office) und die Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen (Soziales, EDV-Fachanwendungen) werden erwartet
• strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch unter Termindruck
• engagierte, belastbare und flexibel einsetzbare Persönlichkeit mit hoher Organisationsfähigkeit
• Fähigkeiten zum abstrakten und analytischen Denken
• ein hohes Maß an Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten wird vorausgesetzt
• wünschenswert ist eine verwaltungssichere Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten:

• tarifgerechte Bezahlung, Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5
• 30 Arbeitstage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• tarifliche Jahressonderzahlung
• vermoegenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK Thüringen)
• monatlicher Sachbezug sowie einmalig zum Geburtstag
• Möglichkeit der Nutzung von Hansefit und Corporate Benefits

Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage: www.kreis-eic.de/datenschutzerklaerung-fachaemter.html

Heilbad Heiligenstadt, den 8. September 2026

Die Landrätin