Sachbearbeiter Schulverwaltungsamt (m/w/d)

Landkreis Eichsfeld; Heilbad Heiligenstadt; Vor Ort; EUR 29.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifzahlung E5

30 Urlaubstage

Fortbildungsmöglichkeiten

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge Thüringen

Monatlicher Sachbezug

Hansefit und Corporate Benefits

TV-Fahrradleasing

Zusammenfassung

Der Landkreis Eichsfeld sucht zum 01.01.2027 einen Sachbearbeiter Schulverwaltungsamt (m/w/d) in Vollbeschäftigung unbefristet. Der Aufgabenbereich umfasst Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation, Postbearbeitung sowie Terminmanagement für das Schulverwaltungsamt.

Sie bringen eine Ausbildung im verwaltungsfachlichen Bereich mit oder vergleichbare Qualifikation, sichere MS-Office-Kenntnisse, Organisationsstärke und Eigeninitiative mit.

Qualifikationen

• Ausbildung im verwaltungsnahen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Bereitschaft zur Fortbildung
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise auch bei Termindruck
• Hohe Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung
• Verwaltung von Schriftgut, Archivierung und Postbearbeitung
• Terminvereinbarungen, Protokollführung und Kalenderkoordination
• Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Besucherempfang
• Inventurunterstützung, Schulspeisung und Zusammenarbeit mit Schulen

Kenntnisse

MS Office

Organisation

Analytisches Denken

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Angestelltenlehrgang I

Kaufmann für Büromanagement

mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst

Tools

KAI-Archivierung

Jobbeschreibung

Der Landkreis Eichsfeld beabsichtigt zum 01.01.2027 die Stelle eines Sachbearbeiters Schulverwaltungsamt (m/w/d) in Vollbeschäftigung (39 WoStd.) unbefristet zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:

Sekretariatsaufgaben

• Erledigung von schriftlicher und digitaler Korrespondenz für die Amtsleitung
• Absicherung der telefonischen Erreichbarkeit des Schulverwaltungsamtes
• Vermittlung von Telefonaten
• Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste in Vorbereitung von Beratungen und Veranstaltungen
• Protokollführung bei Beratungen
• Terminvereinbarungen zu Gesprächen und Beratungen für das Schulverwaltungsamt
• Terminkoordinierung/-verwaltung für die Amtsleitung
• Postbearbeitung (analog und digital)
• Abholung, Sichtung und Sortierung der Eingangspost und der Post vom Schulkurier
• Einordnung der Post nach Sachgebieten, Vorbereitung und Vorlage für die Amtsleitung und Weiterleitung nach Sichtung
• Unverzügliche Vorlage eiliger Schreiben, E-Mails oder Anrufe bei der Amtsleitung
• Bearbeitung unzustellbarer Sendungen (Post, E-Mail)
• Verantwortung für die Verteilung elektronischer Eingänge im Rechnungsworkflow
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs "Schulverwaltungsamt" sowie "VIS" mit Weiterleitung an zuständige Sachgebiete
• Prüfung und Veranlassung von Postausgängen

Verwaltungsorganisation und Büroabläufe

• Anleitung und Betreuung von Auszubildenden im Aufgabenbereich des Sekretariats
• Verwaltung von Schriftgut: Sortieren, Abheften, Archivieren nach geltenden Aktenplänen
• Erstellen von Kopien, Verwaltung von Formularen und Vordrucken
• Beschaffung, Verwaltung und Verteilung von Büromaterial
• Überwachung und Pflege der Kassationslisten (Archivierungs- und Löschfristen)
• Erledigung von Schreibarbeiten für die Amtsleitung

Schülerspeisung

• Kontrolle der eingehenden Rechnungen der Konzessionsnehmer auf sachlich und rechnerische Richtigkeit ggf. Anforderung von Rechnungskorrekturen
• Bearbeitung der Rechnungen im Workflow
• Führen von Statistiken rund um die Schülerspeisung

Inventur

• Bestandserfassung im Amt 40 und den 51 Schulen
• Bestandspflege
• Zusammenarbeit mit Amt 20 und den Schulen zwecks Erfassung des Inventars
• Erfassung der neu angeschafften Gegenstände in den Schulen sowie Abschreibungen der ausgesonderten Gegenstände in "KAI"

Ihr Profil:

• die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder Kaufmann für Büromanagement wünschenswert mit der Wahlqualifikation Verwaltung und Recht
• Anwendungssichere EDV-Kenntnisse (MS Office) und die Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen werden erwartet
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch unter Termindruck
• Engagierte, belastbare und flexibel einsetzbare Persönlichkeit mit hoher Organisationsfähigkeit
• Fähigkeiten zum abstrakten und analytischen Denken
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten wird vorausgesetzt
• Wünschenswert ist eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten:

• tarifgerechte Bezahlung, Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5
• 30 Arbeitstage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• tarifliche Jahressonderzahlung
• vermoegenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK Thüringen)
• monatlicher Sachbezug sowie einmalig zum Geburtstag
• Möglichkeiten der Nutzung von Hansefit und Corporate Benefits
• Möglichkeiten der Nutzung des TV-Fahrradleasings

Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage: www.kreis-eic.de/datenschutzerklaerung-fachaemter.html

Heilbad Heiligenstadt, den 10. September 2026

Die Landrätin