Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Lbbw International; Stuttgart; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Die LBBW sucht eine engagierte Assistenz (m/w/d) in Stuttgart zur Unterstützung von zwei Abteilungsleitungen der IT Infrastructure Services. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings und Workshops vor, protokollieren Ergebnisse und koordinieren offene Punkte.

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören außerdem die Organisation interner Veranstaltungen, der vertrauliche Umgang mit Informationen sowie die Weitergabe relevanter Informationen an Führungskräfte und Mitarbeitende.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bankwesen, Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Unterstützung von zwei Abteilungsleitungen in der LBBW-IT bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Vorausschauende Koordination von Terminen und Kalendern unter Berücksichtigung von Prioritäten, Abhängigkeiten und kurzfristigen Änderungen.
• Vorbereitung von Besprechungen und Workshops einschließlich Einladungen und Unterlagen sowie Protokollierung von Ergebnissen, Aufgaben und Terminen.
• Nachverfolgung offener Punkte und Wiedervorlagen sowie rechtzeitige Erinnerung an vereinbarte Rückmeldungen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung interner Veranstaltungen.
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und internen Ansprechpersonen.
• Sorgfältige Bearbeitung der analogen und digitalen Post, Strukturierung gemeinsamer Dokumente und Ablagen sowie übersichtliche Aufbereitung und Aktualisierung wichtiger Informationen für beide Abteilungsleitungen.
• Einbringen von Vorschlägen zur Verbesserung von Abläufen und Dokumentation sowie Übernahme der Vertretung anderer Assistenzen der Abteilungsleitungen nach Abstimmung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung im Bankwesen/Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Referenznummer:17926 -Einsatzort:Stuttgart - Unternehmen:LBBW-Funktionsbereich:IT Services & IT Operations-Vollzeit / Teilzeit:100

Die LBBW zählt zu den führenden Banken Deutschlands und ist ein innovatives, internationales Unternehmen im Finanzsektor. Wir sind eine verlässliche Bank und wissen, was es heißt, sich zu verändern. Digitalisierung, Agilität und Effizienz sind für uns nicht nur Schlagworte, sondern ständige Begleiter unserer eigenen Entwicklung. Denn nur wer sich selbst wandelt, versteht, was es dafür braucht. Wir bieten ein Umfeld, das persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Mit über 10.000 Mitarbeitenden gestalten wir die Zukunft der Finanzwelt - gemeinsam #NeuesSchaffen.

Die Abteilung IT Infrastructure Services versteht sich als Rückgrat der Informationsverarbeitung in der Bank. Entsprechend dem Motto "IT-Infrastruktur als Chance für die LBBW!" verantwortet die Einheit IT-Systeme und IT-Komponenten, sowohl am Arbeitsplatz wie auch im Rechenzentrum und unabhängig davon, ob diese explizit für die LBBW bereitgestellt oder aus einer Cloud bezogen werden. Die Abteilung versteht sich als Kompetenz-Zentrum für eine nutzerfreundliche, effiziente und Regulatorik konforme IT-Infrastruktur der LBBW.

Aufgaben:

• Unterstützung von zwei Abteilungsleitungen in der LBBW-IT bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Vorausschauende Koordination von Terminen und Kalendern unter Berücksichtigung von Prioritäten, Abhängigkeiten und kurzfristigen Änderungen
• Vorbereitung von Besprechungen und Workshops einschließlich Einladungen und Unterlagen sowie Protokollierung von Ergebnissen, Aufgaben und Terminen
• Nachverfolgung offener Punkte und Wiedervorlagen sowie rechtzeitige Erinnerung an vereinbarte Rückmeldungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung interner Veranstaltungen
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und internen Ansprechpersonen
• Sorgfältige Bearbeitung der analogen und digitalen Post, Strukturierung gemeinsamer Dokumente und Ablagen sowie übersichtliche Aufbereitung und Aktualisierung wichtiger Informationen für beide Abteilungsleitungen
• Einbringen von Vorschlägen zur Verbesserung von Abläufen und Dokumentation sowie Übernahme der Vertretung anderer Assistenzen der Abteilungsleitungen nach Abstimmung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bankwesen, Büromanagementoder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Organisationsfunktion
• Kenntnisse im Banken- oder Finanzumfeld sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie Offenheit für weitere Tools
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und klare, freundliche sowie adressatengerechte Kommunikation
• Interesse an IT-Themen und Freude daran, digitale Arbeitsweisen sowie die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz sinnvoll einzusetzen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise mit einem Blick für anstehende Aufgaben
• Kommunikationsstärke und Offenheit für Impulse anderer