Assistent (m/w/d) Projektabwicklung Teilzeit

I. K. Hofmann GmbH; Bremen; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Dienstleistungsunternehmen in Bremen sucht einen Teilzeit-Assistenten (m/w/d) für die Projektabwicklung. In dieser Rolle sind Sie für die Organisation des Sekretariats, die Unterstützung bei administrativen Aufgaben und die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen verantwortlich. Verhandlungssichere Englischkenntnisse und SAP-Kenntnisse sind erforderlich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Strukturierte Einarbeitung

Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Subventioniertes Betriebsrestaurant

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat.
• Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder einem Fachgebiet.
• Selbständige Arbeitsweise und hohe Einsatzbereitschaft.

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats und Koordination der Vorgänge.
• Unterstützung der Vorgesetzten bei administrativen Aufgaben.
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Abrechnungen in SAP.

Kenntnisse

Verhandlungssichere Englischkenntnisse

SAP Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Hohes Organisationsgeschick

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Assistent (m / w / d) Projektabwicklung Teilzeit

Overview

Werden Sie Teil unseres Teams bei Hofmann! Über uns als Arbeitgeber: Bei Hofmann legen wir großen Wert auf ein positives und unterstützendes Arbeitsumfeld. Teamarbeit und Respekt sind die Grundpfeiler unserer Unternehmenskultur. Wir bieten jedem Teammitglied eine sichere und bereichernde Arbeitsumgebung. Über unser Kundenunternehmen: Unser Kunde ist ein weltweit führender Anbieter von Missionsausstattungen sowie Ausbildungs- und Trainingslösungen für Streitkräfte, Regierungsstellen und zivile Organisationen. In über 40 Ländern vertrauen Kunden auf die zuverlässige Technologie und Innovationskraft des Unternehmens. Mit einer starken internationalen Präsenz, mehreren Tochtergesellschaften weltweit und einem breit aufgestellten Lieferantennetzwerk ist unser Kunde stets nah am Bedarf seiner Kunden – flexibel, leistungsfähig und zukunftsorientiert. Wir suchen Sie als Assistent (m / w / d) Projektabwicklung in Teilzeit (20 Std. / Woche) am Standort Bremen.

Ihre Aufgaben

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
• Unterstützung der / des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative und inhaltliche Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten teilweise nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch teilweise nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der Eingangs- / Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen
• Erstellung von Vorgaben für die Sekretärinnen im zugeordneten Bereich
• Fachliche Unterstützung und Entlastung des / der Vorgesetzten
• Unterstützung des / der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekten nach Abstimmung
• Durchführen von Recherchen, bewerten und aufbereiten der Inhalte und vorbereiten von Entscheidungen

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen Bereiches
• Erfahrung in der Unterstützung / Abwicklung von Projekten
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute SAP Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
• Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur Tätigkeit in Teilzeit (20-Stunden-Woche)

Ihr Vorteil

• Übernahmechance beim Kunden und spannende Einsätze in interdisziplinären, internationalen Projekten innerhalb einer Matrix-Organisation
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit (20 Std. / Woche)
• Strukturierte Einarbeitung durch ein professionelles Onboarding und digitale Tools
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten in einer fördernden Unternehmenskultur
• Attraktive Zusatzleistungen : subventioniertes Betriebsrestaurant, kostenloses Wasser, Kaffee und Obst

Bewerben Sie sich als Assistent (m / w / d) Projektabwicklung am Standort Bremen. Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.