Assistent (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung, befristet als Elternzeitvertretung

Stadtverwaltung Erfurt; Erfurt; Presencial; EUR 34.000 - 46.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildungen

Betriebliche Gesundheitsmanagement

Descripción de la vacante

Die Stadtverwaltung Erfurt sucht eine engagierte Assistenz im Vorzimmer der Amtsleitung. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Führung des Amtsleitersekretariats, Protokollsicht und Aufbereitung von Unterlagen für Beratungen sowie die Mitarbeit in Personalverwaltung und Projekten.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, einschlägige Verwaltungskenntnisse und mindestens ein Jahr Erfahrung in einer Assistenzfunktion. Die Vergütung erfolgt nach E 6 TVöD.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit regulärer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren.
• Mindestens einjährige Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Büro- bzw. Verwaltungsmanagement, idealerweise auf Führungsebene.
• Kenntnisse über ansässige Unternehmen sowie einschlägige Verwaltungskenntnisse.
• Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik.
• DIN 5008 sowie Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Bereitschaft zur Einarbeitung in fachspezifische Software.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Teamfähigkeit, Loyalität, Dienstleistungsorientierung, gute Kommunikationsfähigkeit sowie professionelles Auftreten und gute Organisationsfähigkeit.

Responsabilidades

• Führung des Amtsleitersekretariats im Amt für Wirtschaftsförderung, Terminplanung der Amtsleitung und Wiedervorlage.
• Sichtung von Sitzungsprotokollen, Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Beratungen, Ausschüsse und Stadtratssitzungen.
• Mitarbeit in Personalverwaltung, Auskünfte erteilen, Schreib- und Büroarbeiten erledigen.
• Unterstützung von Projekten, Erstellung, Bearbeitung und Pflege des Unternehmens- und Projektarchives.
• Aufbereitung von Unterlagen für Akquise- und Marketingprojekte, Präsentationsunterlagen erstellen und Projektveranstaltungen protokollieren.
• Vordruck- und Formularsachbearbeitung sowie Unterstützung im Prozess der Digitalisierung.

Conocimientos

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Verantwortungsbewusstsein

Loyalität

Sicherheit in Orthografie

DIN 5008 Kenntnisse

Allgemeine Bürokommunikation

Educación

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Herramientas

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Descripción del empleo

Im Amt für Wirtschaftsförderung sucht wir Sie als:

Assistent (m/w/d) im Vorzimmer der Amtsleitung, befristet als Elternzeitvertretung

Die Stadtverwaltung Erfurt bietet sichere und wirtschaftsunabhängige Arbeitsplätze mit umfassenden tariflichen bzw. beamten- und besoldungsrechtlichen Leistungen, regelmäßigen Tariferhöhungen und bedarfsgerechten fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitregelungen und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches sowie gesundheitsfördernde und –erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Das Amt für Wirtschaftsförderung ist verantwortlich für die Betreuung Erfurter Unternehmen und für die Umsetzung verschiedener Projekte. Gemeinsam mit einem dynamischen Team arbeiten Sie daran, die wirtschaftliche Entwicklung der Stadt Erfurt aktiv zu gestalten und zu fördern. Wir bieten Ihnen eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einem engagierten Umfeld. Werden Sie Teil unseres Teams und tragen Sie dazu bei, Erfurts wirtschaftliches Potenzial zu entfalten.

Das Aufgabengebiet umfasst die Führung des Amtsleitersekretariats im Amt für Wirtschaftsförderung. Dies beinhaltet unter anderem die Planung der Termine für die Amtsleitung, das Führen der Wiedervorlage, die Sichtung von Sitzungsprotokollen und die Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Beratungen und Ausschuss- sowie Stadtratssitzungen. Weiterhin nehmen Sie Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung wahr, erteilen Auskünfte und erledigen Schreib- und Büroarbeiten. Die Mitarbeit bei und Unterstützung von Projekten fällt ebenso in Ihren Verantwortungsbereich. Hierbei sind Sie für die Erstellung, Bearbeitung und Pflege des Unternehmens- und Projektarchives zuständig, arbeiten bei der Aufbereitung von Unterlagen für Akquise- und Marketingprojekte mit, bereiten Präsentationsunterlagen auf und protokollieren Projektveranstaltungen. Schließlich zählen die Vordruck- und Formularsachbearbeitung und die Unterstützung im Zuge der Digitalisierung zu Ihrem Aufgabengebiet.

Anforderungsprofil

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf mit einer regulären Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau, als Industriekaufmann/-frau, als Kaufmann/-frau für Groß- und Einzelhandelsmanagement oder als Veranstaltungskaufmann/-frau

Weiterhin wichtig sind uns:

• mindestens einjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, einem Sekretariat oder im Büro- und Verwaltungsmanagement, idealerweise auf Führungsebene
• Kenntnisse über ansässige Unternehmen sowie einschlägige Verwaltungskenntnisse
• Sicherheit in Orthografie und Grammatik
• anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standardsoftware (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und Bereitschaft zur Einarbeitung in die fachspezifische Software sowie ein sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation und digitalen Arbeitsmitteln
• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, Loyalität und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches, sicheres und professionelles Auftreten und eine gute Organisationsfähigkeit

Vergütung

E 6 TVöD(Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)

Klingt gut?

Bewerbungsfrist

6. November 2026

Bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle wenden Sie sich an: Frau Sergan-Waßmann, Tel. [phone]

Ihre Ansprechpartnerin im Personal- und Organisationsamt ist: Frau Rether, Tel. [phone]