Mitarbeiter*in (m/w/d) im Geschäftszimmer

STADT ASCHAFFENBURG RATHAUS; Aschaffenburg; In loco; EUR 35.000 - 38.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Betriebliche Altersversorgung

Fortbildungsangebote

30 Tage Urlaub

Jobticketzuschuss 20 €/Monat

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Betriebskita

Descrizione del lavoro

Die Stadt Aschaffenburg - Amt für soziale Leistungen - sucht eine Verwaltungsfachangestellte bzw. eine qualifizierte Fachkraft für den Vorzimmer- bzw. Amtsleitungsbereich.

Die Tätigkeit umfasst die Organisation des Geschäftszimmerbetriebs, die Aufnahme und Weiterleitung von Anträgen sowie Koordination in der Eingangszone. Erwartet wird eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit Entgeltgruppe 5 TVöD.

Competenze

• Abgeschlossene Ausbildung im genannten Verwaltungsberuf oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung als Assistentin/Assistent, Sekretariat oder Vorzimmer bevorzugt.
• Bereitschaft zur Teilnahme an Verwaltungslehrgängen.
• Gute EDV- und Kommunikationsfähigkeiten.

Mansioni

• Führung des Geschäftszimmerbetriebs und Vorzimmerunterstützung für die Amtsleitung.
• Annahme und Weiterleitung von Anträgen.
• Koordination der Eingangszone und Dienstübernahme.
• Auskunftserteilung telefonisch und schriftlich.
• Zeiterfassung, Post- und Dokumentenverwaltung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten.

Conoscenze

Organisationstalent

Teamfähigkeit

EDV-Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Formazione

Verwaltungsfachangestellte(r)

Beschäftigtenlehrgang I

Kaufmann/-frau Büromanagement

Strumenti

MS Office

Outlook

Descrizione del lavoro

Das Amt für soziale Leistungen der Stadt Aschaffenburg unterstützt Bürgerinnen und Bürger in sozialen und finanziellen Notlagen. Es bietet Leistungen wie Sozialhilfe, Wohngeld, Unterhaltssicherung, Hilfen für Geflüchtete sowie Beratung in Wohnungs- und Integrationsfragen. Hier ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o.g. Vollzeitstelle unbefristet zu besetzen.

Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der Qualifikation und Erfahrung in Entgeltgruppe 5 TVöD (je nach Erfahrungsstufe und persönlichen Voraussetzungen von 3.124,08 € bis 3.449,05 € brutto im Monat). Genauere Informationen zur Vergütung finden Sie unter: Entgelttabelle TVÖD VKA.

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere:

• Führung des Geschäftszimmerbetriebs des Amtes für soziale Leistungen mit Vorzimmertätigkeit für die Amtsleitung sowie Unterstützung der Sachgebietsleitungen
• Aufnehmen und Weiterleiten von Anträgen
• Koordinationsaufgaben in Bezug auf die Eingangszone mit regelmäßiger Dienstübernahme in der Eingangszone
• Erteilen von Auskünften, auch telefonisch, in Bezug auf die Aufgabenbereiche des Amtes
• Zeiterfassung
• Postwesen, Schriftverkehr, Ablage und Dokumentation
• allgemeine Verwaltungsaufgaben

Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte\*r oder
• Abschluss des Beschäftigtenlehrgangs I (vorher Angestelltenlehrgang I) oder
• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-kaufmann, Speditionskauffrau /-kaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte\r, Notarfachangestellte\r mit einem Prüfungsnotendurchschnitt bis einschließlich 2,5 (bitte Nachweis durch Kopie des Prüfungszeugnisses beifügen) und die Bereitschaft zur Teilnahme am Verwaltungslehrgang l
• mind. 3 Jahre aktuelle Berufserfahrung als Assistent\*in, in einem Sekretariat oder Vorzimmer, als aktuell gilt die Erfahrung, wenn die Tätigkeit aktuell ausgeübt wird oder eine Unterbrechung von nicht mehr als sechs Monaten vorliegt *(bitte Nachweis durch Arbeitszeugnisse beifügen)**

Wir erwarten weiterhin:

• hohe soziale Kompetenz verbunden mit professioneller Empathie und Distanz
• Freundlichkeit, Souveränität und Verbindlichkeit im Auftreten sowie Kommunikationsgeschick
• ausgeprägte Teamfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung
• Koordinations- und Organisationsvermögen, sowie strukturierter Arbeitsstil
• Sicherheit in der Anwendung moderner Kommunikationsmittel und gute EDV-Kenntnisse (MS Office, Outlook)
• Bereitschaft, sich fort- und weiterzubilden und sich auf veränderte Rahmenbedingungen einzustellen
• Kenntnisse der kommunalen Strukturen sowie Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.

Wir bieten:

• kollegiale Atmosphäre und ein dynamisches, motiviertes Team
• gezielte Fortbildungsangebote
• einen krisensicheren Arbeitsplatz
• gute Work-Life-Balance
• vielfältige Weiterbildungsangebote
• Betriebssportangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur Gesundheitsvorsorge
• eine zusätzliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse Bayern
• Jahressonderzahlung und Leistungsprämie
• vermogenswirksame Leistungen
• einen Zuschuss zum Jobticket (20 €/Monat) und die Möglichkeit zum Fahrradleasing
• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, überdachte Fahrradstellplätze, sowie gute Parkmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5‑Tage-Woche)
• zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12. sowie ein halber freier Tag am Faschingsdienstag
• Ferienbetreuung sowie Betriebskita für Kinder städtischer Mitarbeiter*

Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung:

• Bewerbungsanschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweise über Ihre Berufs- und Studienabschlüsse
• qualifizierte Arbeitszeugnisse

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist eine Anerkennung bzw. Zeugnisbewertung den Bewerbungsunterlagen beizulegen. Für reglementierte Berufe ist eine Anerkennung und für nicht reglementierte Berufe eine Bewertung erforderlich. Informationen zur Reglementierung, Anerkennung und Bewertung finden Sie hier: https://zab.kmk.org/de/reglementierte-berufe

Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und Kenntnisse im Beschäftigtenverhältnis bis zur Entgeltgruppe 5 TVöD. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen eine Kopie des Schwerbehindertenausweises bei. Nähere Informationen zur Stadt Aschaffenburg als Arbeitgeber sowie Hinweise bezüglich Ihrer persönlichen Daten im Bewerbungsverfahren finden Sie auf www.aschaffenburg.de.

Weitere Informationen erhalten Sie bei: bei fachlichen Fragen: Herrn David Hofmann Tel. 06021 / 330 1451 Amt für soziale Leistungen bei Fragen zum Bewerbungsprozess: Frau Lea Arnold Tel. 06021 / 330 1302 [e-mail] Personalamt Stadt Aschaffenburg I Personalamt I Postfach 100163 I 63701 Aschaffenburg