Assistant to VPs (m/w/d)

Warner Music Central Europe (GSA division); Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket

Jobrad

Lunch-Card

Spotify-Account

Penthouse-Office

Zusammenfassung

Warner Music Central Europe (GSA division) in Berlin sucht eine Assistenz der Geschäftsführung zum schnellstmöglichen Zeitpunkt. Du bist die strategische rechte Hand für zwei VPs, orchestrierst Kalender, Meetings und Reisen und bist zentrale Anlaufstelle für Teams und Partner.

Du bringst kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Management-Assistenz-Erfahrung mit, beherrschst Deutsch und Englisch sicher und arbeitest proaktiv, diskret sowie lösungsorientiert.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz auf Management-Ebene.
• Sicherer Umgang mit Deutsch und Englisch.
• KI-Anwendungen nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren.
• Affinität zu digitalen Tools und effizienten Workflows.

Aufgaben

• Strategische Unterstützung der zwei VPs und Priorisierung von Terminen.
• Ganzheitliches Meeting-Management mit internen und externen Stakeholdern.
• Planung nationaler und internationaler Reisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Zentrale Anlaufstelle und Koordination von Abfragen und Kommunikation.
• Entwicklung und Betreuung von Community-Building/„Superfans“-Aktivitäten.
• Unterstützung bei Reportings und Erstellung moderner Präsentationen.
• Proaktives KI-gestütztes Prozess-Optimization im Team.

Kenntnisse

Kalender-Management

Meeting-Organisation

Kommunikation

Organisationstalent

Diskretion

Projekt-Management

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Jobbeschreibung

Wir suchen für den Standort Berlin zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Als Assistant bist du die strategische rechte Hand für zwei VPs. Du bist weit mehr als eine organisatorische Unterstützung: Du bist Taktgeber:in, Schnittstelle und Vertrauensperson. Mit Leidenschaft für Struktur und einem Auge für Details hältst du uns im dynamischen Tagesgeschäft den Rücken frei.

Das sind die Aufgaben

• Strategic Support: Du managst unsere komplexen Kalender proaktiv, setzt Prioritäten bei Terminanfragen und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Meeting Management: Du verantwortest interne und externe Meetings (z. B. mit Künstler:innen, Partner:innen oder Workshops) ganzheitlich und bist die Schnittstelle für alle Beteiligten.
• Travel & Expense: Du planst nationale und internationale Reisen inklusive der anschließenden Reisekostenabrechnung sowie der Kontierung von Rechnungen.
• Communication Hub: Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Teams. Du koordinierst zentrale Abfragen (z. B. Festival-Planung, Ticket-Verteiler) und stellst eine erstklassige interne Kommunikation sicher.
• Audience Engagement: Du entwickelst und betreust Aktivitäten rund um die Themen „Community Building“ und „Superfans“ und suchst nach neuen Wegen und Tools, Fans langfristig ansprechen und aktivieren zu können
• Presentation & Reporting: Du unterstützt uns bei der Erstellung von Reportings und bereitest moderne Präsentationen für Meetings, Pitches und Off-Sites in Deutsch und Englisch auf.
• Process & AI Optimization: Du hast das Optimum im Blick. Du hinterfragst bestehende Prozesse und implementierst aktiv KI-gestützte Lösungen, um die Effizienz im Team und im Management-Support zu steigern.

Das gesuchte Profil

• Background: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst fundierte Berufserfahrung in der Assistenz auf Management-Ebene mit.
• AI & Tech-First: Du „lebst“ digitale Tools. Der sichere Umgang mit Google Workspace ist für dich nur die Basis – du nutzt KI-Anwendungen bereits ganz natürlich in deinem Arbeitsalltag, um Ergebnisse zu beschleunigen und Prozesse zu optimieren.
• Language Skills: Du kommunizierst absolut sicher auf Deutsch und Englisch (Wort & Schrift).
• Mindset: Du bist ein proaktives Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe. Du handelst überlegt, bleibst auch in Hochphasen souverän und arbeitest absolut diskret.
• Personality: Dein Auftreten ist professionell, verbindlich und sicher. Du hast den Anspruch, nicht nur zu verwalten, sondern die Art, wie wir arbeiten, aktiv mitzugestalten.

Das bieten wir Dir

• Eine innovative und spannende Umgebung und die Möglichkeit, den Musikmarkt mitzugestalten
• Flexible Arbeitszeiten mit Remote-Vibes sowie bis zu 20 Arbeitstage im Jahr aus dem Ausland
• 30 Tage Urlaub plus extra Tage am Jahresende
• Klare, transparente Ziele, regelmäßiges Feedback und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten - let’s talk!
• Regelmäßige Events mit exklusiven Insights aus der Musikwelt
• Ein tolles Penthouse-Office mit Flair - mitten in Berlin
• Viele weitere Benefits, z.b. Deutschlandticket, Jobrad, Lunch-Card, Spotify-Account usw.