Assistant to SVP Transformation Office (w/m/x) 30h Teilzeit

Douglas Group; Düsseldorf; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Die DOUGLAS Group sucht eine/n Transformationskoordinator*in, die zentrale Governance-Foren steuert und die Preparations sicherstellt. Du koordinierst SteerCo- und Leadership-Sessions, setzt Agenda, alignst Inputs und sorgst für fristgerechte Unterlagen.

Du verfolgst Entscheidungen, machst konsequentes Follow-up über alle Ebenen, koordinierst bereichsübergreifend TCT, Programme und Cluster und sorgst für eine zuverlässige Single Source of Truth für Transformationsmaterialien.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, PMO oder Executive-Assistenz in komplexen Transformations- oder Großprojekten.
• Nachweisliche Erfahrung in der Steuerung von Governance-Formaten: Vorbereitung, Moderation, Follow-up
• Sehr strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Responsibilities

• Koordination aller zentralen Transformation-Governance-Foren, darunter SteerCo- und Leadership-Sessions
• Sicherstellung einer strukturierten Vorbereitung: Agenda-Setting, Input-Alignment und termingerechte Bereitstellung aller Unterlagen
• Nachverfolgung von Entscheidungen und konsequentes Follow-up über alle Governance-Ebenen hinweg
• Bereichsübergreifende Koordination über TCT, Programme und Cluster mit Alignment von Inputs, Timelines und Abhängigkeiten
• Verantwortung für den reibungslosen Tagesbetrieb des Transformation Control Tower
• Sicherstellung strukturierter Informationsflüsse und einer Single Source of Truth für alle Transformationsmaterialien über Programme, TCT und Führungsebene hinweg

Skills

Projektkoordination

PMO

Executive-Assistenz

Governance-Formate

Moderation

Follow-up

Strukturierte Arbeitsweise

Deutschkenntnisse & Englisch

Stakeholder-Kommunikation

Tools

PowerPoint

SharePoint

MS Teams

Smartsheet

Job description

AUFGABEN MIT IMPACT

• Koordination aller zentralen Transformation-Governance-Foren, darunter SteerCo- und Leadership-Sessions
• Sicherstellung einer strukturierten Vorbereitung: Agenda-Setting, Input-Alignment und termingerechte Bereitstellung aller Unterlagen
• Nachverfolgung von Entscheidungen und konsequentes Follow-up über alle Governance-Ebenen hinweg
• Bereichsübergreifende Koordination über TCT, Programme und Cluster mit Alignment von Inputs, Timelines und Abhängigkeiten
• Verantwortung für den reibungslosen Tagesbetrieb des Transformation Control Tower
• Sicherstellung strukturierter Informationsflüsse und einer Single Source of Truth für alle Transformationsmaterialien über Programme, TCT und Führungsebene hinweg

DEINE SKILLS

Wir verfolgen einen kompetenzbasierten und fairen Recruitingansatz, daher blicken wir über deine bisherigen Erfahrungen hinaus und möchten verstehen, wie du etwas bewirkst, Veränderung als Chance nutzt und erfolgreich im Team arbeitest.

Neben diesen Kompetenzen interessieren uns besonders folgende Skills:

• Mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, PMO oder Executive-Assistenz in komplexen Transformations- oder Großprojekten
• Nachweisliche Erfahrung in der Steuerung von Governance-Formaten: Vorbereitung, Moderation, Follow-up
• Sehr strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sicherer Umgang mit modernen Kollaborations- und PM-Tools (z. B. PowerPoint, SharePoint, MS Teams, Smartsheet)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Diplomatisches Geschick im Umgang mit Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen

ERKENNST DU DICH WIEDER?

Wir als internationaler Arbeitgeber stehen für Chancengleichheit und Diversität. Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Müttern, Vätern, Menschen mit Behinderungen und Menschen aus der LGBTQIA+ Community. Bitte teile uns gerne mit, wenn wir z.B. ein geschlechtsneutrales Pronomen verwenden sollen, Du einen barrierefreien Zugang zu unseren Büros benötigst oder wir mehr Zeit für den Bewerbungsprozess einplanen sollen.

Wir freuen uns auf Dich!

Über die DOUGLAS Group

Die DOUGLAS Group ist mit ihren Marken DOUGLAS, NOCIBÉ, Parfumdreams und Niche Beauty der führende Omnichannel-Anbieter für Premium-Beauty in Europa. Die DOUGLAS Group inspiriert ihre Kund*innen, ihre eigene Art von Schönheit zu leben, indem sie ein einzigartiges Sortiment online und in rund 1.970 Filialen anbietet. Die DOUGLAS Group ist der Partner der Wahl für Brands und bietet ein ausgewähltes Sortiment exklusiver Marken sowie eigener Unternehmensmarken. Das Sortiment umfasst Düfte, Make-up, Hautpflege, Haarpflege, Accessoires sowie Beauty- Dienstleistungen. Die Stärkung der erfolgreichen Omnichannel-Positionierung und die konsequente Weiterentwicklung des Kund*innenerlebnisses stehen im Mittelpunkt der Unternehmensstrategie „Let it Bloom″. Das erfolgreiche Geschäftsmodell stützt sich auf das Omnichannel-Angebot, die führenden Marken und die Datenkompetenz der DOUGLAS Group. Im Geschäftsjahr 2024/25 erwirtschaftete die DOUGLAS Group einen Umsatz von 4,58 Milliarden Euro und beschäftigte europaweit mehr als 19.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die DOUGLAS Group (Douglas AG) ist an der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet.