Assistant Product & Content (m/w/d) - Teilzeit

SHD Solutions GmbH; Andernach; Vor Ort; EUR 18.000 - 25.000; Teilzeit

Zusammenfassung

SHD Solutions GmbH sucht eine Assistenz im Bereich Product & Content (m/w/d) in Teilzeit. Sie unterstützen den VP Product & Content bei organisatorischen Aufgaben, verwalten Termine, bereiten Meetings vor und koordinieren Reisen sowie Adminprozesse.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, pflegen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und übernehmen bei Abwesenheiten Vertretungen. Flexible Arbeitszeiten sind möglich, das Team schätzt Diskretion und Zuverlässigkeit.

Qualifikationen

• Hohes Organisationsgeschick zur To-do-Planung, Priorisierung und Fristenkontrolle.
• Souveräner Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Sprache.

Aufgaben

• Unterstützung des VP Product & Content bei administrativen Aufgaben.
• Pflege des Outlook-Kalenders, Organisation von Meetings und Reisekostenabrechnungen.
• Bearbeitung von Berichten, Protokollen und To-dos im Team.
• Organisation von Reisen, Hotels, Flügen und Mietwagen für VPs.
• Koordination von Geburtstagen, Jubiläen und Teamwertschätzung.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

MS Office

Outlook

Teamkoordination

Englischkenntnisse

Tools

Excel

PowerPoint

Teams

Jobbeschreibung

Du behältst auch dann den Überblick, wenn andere längst den Faden verloren haben? Du organisierst gerne, denkst mit und packst an, statt nur abzuwarten? Dann werde Teil unseres Product & Content Teams und unterstütze uns als zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen Themen im Bereich Product & Content.

Rückhalt im Tagesgeschäft:Du unterstützt den VP Product & Content aktiv bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und bist zentrale Anlaufstelle für alle Product-Content-Informationen im Unternehmen.

Vertrauen, das zählt:Du gehst verantwortungsvoll mit hochvertraulichen, unternehmensbezogenen Informationen um und sorgst dafür, dass Prozesse, Reportings, Fristen und Termine zuverlässig eingehalten werden.

Administration mit System:Du prüfst monatliche Arbeitsberichte, Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen, verifizierst Rechnungen und behältst dabei stets den Überblick.

HR-Themen im Griff:Du kümmerst dich um die personalrelevante Themen – von Neueinstellungen und Austritten über Änderungen bis hin zu Elternzeiten – und verwaltest Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub.

Ausstattung organisiert:Du bestellst Hard- und Software und behältst das Asset Management im Blick.

Momente, die verbinden:Du organisierst Aufmerksamkeiten und soziale Zuwendungen, sei es zu Geburtstagen, Hochzeiten, Geburten, Jubiläen, Trauerfällen oder Weihnachten und koordinierst, dass rechtzeitig alle mit einer Karte oder einem kleinen Beitrag dabei sind, wenn es im Team etwas zu feiern oder zu würdigen gibt.

Kalender & Korrespondenz:Du pflegst den Outlook-Kalender und organisierst Teams-Einladungen, achtest auf die Einhaltung von Fristen und übernimmst die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

Reisen, die laufen:Du organisierst die Reisetätigkeit des VP's (Homeoffice / Büro Andernach) und buchst Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen.

Meetings mit Struktur:Du bereitest Termine, Agenden und Meetings vor und nach, erstellst Berichte und Protokolle und behältst offene To-dos im Blick.

Füreinander da:Bei Urlaub oder Krankheit anderer Assistenzkräfte springst du unterstützend ein.

Internationales Strategie Meeting (ISM):In Abstimmung mit unserem CEO übernimmst du die Planung des internationalen Management-Meetings – von der inhaltlichen Vorbereitung remote stattfindender Termine bis zur Durchführung des jährlichen Hauptevents vor Ort. Dazu gehören Location- und Hotelsuche, die Organisation von Rahmenprogramm und Abendveranstaltungen sowie kleine kreative Highlights wie Gastgeschenke oder Teamaktivitäten, die diese Events zu einem besonderen Erlebnis machen.

Deine Herausforderung bei uns

Du behältst auch dann den Überblick, wenn andere längst den Faden verloren haben? Du organisierst gerne, denkst mit und packst an, statt nur abzuwarten? Dann werde Teil unseres Product & Content Teams und unterstütze uns als zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen Themen im Bereich Product & Content.

• Rückhalt im Tagesgeschäft:Du unterstützt den VP Product & Content aktiv bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und bist zentrale Anlaufstelle für alle Product-Content-Informationen im Unternehmen.

• Vertrauen, das zählt:Du gehst verantwortungsvoll mit hochvertraulichen, unternehmensbezogenen Informationen um und sorgst dafür, dass Prozesse, Reportings, Fristen und Termine zuverlässig eingehalten werden.

• Administration mit System:Du prüfst monatliche Arbeitsberichte, Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen, verifizierst Rechnungen und behältst dabei stets den Überblick.

• HR-Themen im Griff:Du kümmerst dich um die personalrelevante Themen – von Neueinstellungen und Austritten über Änderungen bis hin zu Elternzeiten – und verwaltest Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub.

• Ausstattung organisiert:Du bestellst Hard- und Software und behältst das Asset Management im Blick.

• Momente, die verbinden:Du organisierst Aufmerksamkeiten und soziale Zuwendungen, sei es zu Geburtstagen, Hochzeiten, Geburten, Jubiläen, Trauerfällen oder Weihnachten und koordinierst, dass rechtzeitig alle mit einer Karte oder einem kleinen Beitrag dabei sind, wenn es im Team etwas zu feiern oder zu würdigen gibt.

• Kalender & Korrespondenz:Du pflegst den Outlook-Kalender und organisierst Teams-Einladungen, achtest auf die Einhaltung von Fristen und übernimmst die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

• Reisen, die laufen:Du organisierst die Reisetätigkeit des VP's (Homeoffice / Büro Andernach) und buchst Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen.

• Meetings mit Struktur:Du bereitest Termine, Agenden und Meetings vor und nach, erstellst Berichte und Protokolle und behältst offene To-dos im Blick.

• Füreinander da:Bei Urlaub oder Krankheit anderer Assistenzkräfte springst du unterstützend ein.

• Internationales Strategie Meeting (ISM):In Abstimmung mit unserem CEO übernimmst du die Planung des internationalen Management-Meetings – von der inhaltlichen Vorbereitung remote stattfindender Termine bis zur Durchführung des jährlichen Hauptevents vor Ort. Dazu gehören Location- und Hotelsuche, die Organisation von Rahmenprogramm und Abendveranstaltungen sowie kleine kreative Highlights wie Gastgeschenke oder Teamaktivitäten, die diese Events zu einem besonderen Erlebnis machen.

Dieses Team erwartet dich

Als Assistant Product & Content (m/w/d) bist du mittendrin: Du unterstützt den Bereich Product & Content und sorgst mit deiner Organisation dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Dabei bist du nicht auf dich allein gestellt: Alle Assistenzkräfte arbeiten eng zusammen und tauschen sich regelmäßig aus, unter anderem in festen Jour-Fixes. Wir arbeiten gerade aktiv daran, die Arbeitsweisen der Assistenzen im Unternehmen zu harmonisieren – damit Wissen geteilt wird und niemand allein dasteht. Uns ist wichtig, dass man sich als Team versteht: dass man sich vertraut und gegenseitig unterstützt, wenn mal etwas dazwischenkommt.

So überzeugst du

• Erfahrung – Quereinstieg möglich:Ob erste Assistenzerfahrung oder ein Quereinstieg aus einem Bereich, in dem du schon viel organisiert und koordiniert hast – bei uns zählt, was du kannst, nicht nur, wo du herkommst.

• Organisationstalent, das man spürt:Du behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick, denkst mit und priorisierst clever – egal ob im Kalenderchaos oder bei der Reiseplanung.

• Eigenständig statt abwartend:Du erkennst, was ansteht, und gehst es proaktiv an, statt auf Anweisung zu warten.

• Sprachgewandt:Du kommunizierst sicher und stilsicher auf Deutsch und Englisch, mündlich wie schriftlich.

• Fit in MS Office:Outlook, Teams, Excel und PowerPoint sind für dich Werkzeuge, mit denen du selbstverständlich arbeitest.

• Verlässlich und diskret:Du gehst mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um und bist ein Fels in der Brandung, auf den man sich verlassen kann.

• Menschlich und flexibel:Empathie, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, dich auf wechselnde Situationen einzustellen, zeichnen dich aus.

Auch wenn du nicht jeden Punkt erfüllst, aber der Meinung bist, du passt zu uns, dann freuen wir uns auf jeden Fall auf deine Bewerbung.

Das kannst du erwarten

• Arbeitsumfeld zum Wohlfühlen:wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld mit angeschlossenem Büropark sowie flexibles und mobiles Arbeiten.

• Leistungsgerechtes Einkommen & Extras:neben dem Gehalt gibt es Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen sowie diverse Vergünstigungen (z.B. im nahegelegenen Fitnessstudio).

• Ein starkes Wir-Gefühl:Angenehmes Betriebsklima mit familienfreundlicher Unternehmenskultur

• Nachhaltigkeit im Alltag:Nutze unsere Ladesäulen für dein E-Auto oder lease dir ein SHD-Jobrad.

• Kostenlose Verpflegung:Wasser, Kaffee & Tee sowie frisches Obst für alle kostenlos.

• Komfortables Parken:Stressfreies Parken dank unserer kostenlosen Parkplätze.

Das Jahresgehalt für diese Position bei einer 20 Stundenwoche liegt üblicherweise zwischen 18.000€ und 25.000€.

Kontakt:

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