Assistenz - Vwewaltung (m/w/d)

SHD Solutions GmbH; Andernach; Vor Ort; EUR 19.000 - 30.000; Teilzeit

Zusammenfassung

SHD Solutions GmbH in Deutschland sucht eine Assistenz im Bereich Product & Content in Teilzeit (20 Std./Woche). Du unterstützt das Team, arbeitest eng mit allen Assistenzkräften zusammen und trägst zur Harmonisierung der Arbeitsweisen bei.

Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen im Bereich Product & Content, betreust Prozesse, Fristen und Termine und übernimmst administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.

Qualifikationen

• Erfahrung in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Vertrauliche Informationen sorgfältig behandeln.
• Gutes Englisch/Deutsch in Schrift und Wort.

Aufgaben

• Unterstützt den VP Product & Content bei organisatorischen Aufgaben.
• Vertraulichkeit bei sensiblen Unternehmensinformationen wahren.
• Prüft Abrechnungen, erstellt Berichte, verwaltet To-dos.
• Organisiert Reisetätigkeiten und Meetings inkl. Protokolle.
• Koordiniert Geburtstage, Jubiläen und Teamfeiern.
• Planung des internationalen Management-Meetings inkl. Eventlogistik.

Kenntnisse

Organisation

Administrative Aufgaben

Kommunikation

Diskretion

Kalenderverwaltung

Tools

Outlook

Teams

Excel

Jobbeschreibung

Die SHD Solutions GmbH sucht dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 20 Std./Woche

Dieses Team erwartet dichb Als

Assistant Product & Content (m/w/d)

bist du mittendrin: Du unterstützt den Bereich Product & Content und sorgst mit deiner Organisation dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Dabei bist du nicht auf dich allein gestellt: Alle Assistenzkräfte arbeiten eng zusammen und tauschen sich regelmäßig aus, unter anderem in festen Jour-Fixes. Wir arbeiten gerade aktiv daran, die Arbeitsweisen der Assistenzen im Unternehmen zu harmonisieren - damit Wissen geteilt wird und niemand allein dasteht. Uns ist wichtig, dass man sich als Team versteht: dass man sich vertraut und gegenseitig unterstützt, wenn mal etwas dazwischenkommt.

SHD Solutions GmbH

Als Branchenspezialist bietet die SHD eine durchgängige Systemwelt - vom Hersteller über den Handel bis zum Endkunden. Zum Portfolio gehören ERP-Systeme, Planungssoftware für Küchen, Bäder und Wohnräume, Lösungen für Lager-, Finanz- und Personalverwaltung sowie IT-Services und E-Commerce-Konzepte. Ergänzt wird dies durch Beratung, Projektmanagement, Schulungen und Support.

Standorte: Andernach - SHD HQ
Unternehmen: SHD Solutions GmbH
Gegründet 1983
Mitarbeiter Mehr als 600

Du behältst auch dann den Überblick, wenn andere längst den Faden verloren haben? Du organisierst gerne, denkst mit und packst an, statt nur abzuwarten? Dann werde Teil unseres Product & Content Teams und unterstütze uns als zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen Themen im Bereich Product & Content.

• Rückhalt im Tagesgeschäft: Du unterstützt den VP Product & Content aktiv bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und bist zentrale Anlaufstelle für alle Product-Content-Informationen im Unternehmen.
• Vertrauen, das zählt: Du gehst verantwortungsvoll mit hochvertraulichen, unternehmensbezogenen Informationen um und sorgst dafür, dass Prozesse, Reportings, Fristen und Termine zuverlässig eingehalten werden.
• Administration mit System: Du prüfst monatliche Arbeitsberichte, Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen, verifizierst Rechnungen und behältst dabei stets den Überblick.
• HR-Themen im Griff: Du kümmerst dich um die personalrelevante Themen - von Neueinstellungen und Austritten über Änderungen bis hin zu Elternzeiten - und verwaltest Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub.
• Ausstattung organisiert: Du bestellst Hard- und Software und behältst das Asset Management im Blick.
• Momente, die verbinden: Du organisierst Aufmerksamkeiten und soziale Zuwendungen, sei es zu Geburtstagen, Hochzeiten, Geburten, Jubiläen, Trauerfällen oder Weihnachten und koordinierst, dass rechtzeitig alle mit einer Karte oder einem kleinen Beitrag dabei sind, wenn es im Team etwas zu feiern oder zu würdigen gibt.
• Kalender & Korrespondenz: Du pflegst den Outlook-Kalender und organisierst Teams-Einladungen, achtest auf die Einhaltung von Fristen und übernimmst die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
• Reisen, die laufen: Du organisierst die Reisetätigkeit des VP's (Homeoffice / Büro Andernach) und buchst Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen.
• Meetings mit Struktur: Du bereitest Termine, Agenden und Meetings vor und nach, erstellst Berichte und Protokolle und behältst offene To-dos im Blick.
• Füreinander da: Bei Urlaub oder Krankheit anderer Assistenzkräfte springst du unterstützend ein.
• Internationales Strategie Meeting (ISM): In Abstimmung mit unserem CEO übernimmst du die Planung des internationalen Management-Meetings - von der inhaltlichen Vorbereitung remote stattfindender Termine bis zur Durchführung des jährlichen Hauptevents vor Ort. Dazu gehören Location- und Hotelsuche, die Organisation von Rahmenprogramm und Abendveranstaltungen sowie kleine kreative Highlights wie Gastgeschenke oder Teamaktivitäten, die diese Events zu einem besonderen Erlebnis machen.

Abteilung

Product & Content

Erfahrung - Quereinstieg möglich: Ob erste Assis...