Mitarbeiter für das Aufnahmemanagement (m/w/d)

Universitätsklinikum Jena; Jena; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Teamvielfalt

Gesundheit & Wohlbefinden

TV-L Eingruppierung

Job summary

Universitätsklinikum Jena sucht Verstärkung im Aufnahmemanagement. Sie empfangen Patientinnen, erfassen Daten, begleiten Aufnahmeprozesse und bereiten Unterlagen vor – ambulant, teilstationär und stationär.

Sie koordinieren Termine, informieren über Behandlungsabläufe, Datenschutz und Entlassmanagement. Sie arbeiten eng mit medizinischen Teams, externen Partnern und dem Backoffice zusammen, dokumentieren korrekt, sichern Datenqualität und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick –

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Gesundheitswesen oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherheit im Umgang mit sensiblen Patientendaten.
• Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen oder administrative Software wünschenswert.

Responsibilities

• Sie empfangen Patientinnen und Patienten, erfassen deren Daten und begleiten sie durch die administrativen Schritte der Aufnahme.
• Sie informieren über organisatorische Abläufe, Behandlungsverträge, Datenschutz und Entlassmanagement; bereiten Formulare und Etiketten vor.
• Sie koordinieren Termine für ambulante Vorstellungen, diagnostische Maßnahmen und stationäre Aufnahmen und stimmen sich mit internen/externen Einweisenden ab.
• Sie bearbeiten Anfragen via verschiedene Kommunikationswege und stimmen sich mit Ansprechpartnern ab; ggf. Organisation von Transporten.
• Sie dokumentieren Wahlleistungen, bereiten Vereinbarungen vor und sichern vollständige Dokumentation.
• Sie prüfen Vollständigkeit der Angaben, klären Unstimmigkeiten mit Krankenkassen/Teams und melden Korrekturbedarf ans Backoffice.
• Sie führen Patientenakten digital und leiten Unterlagen gemäß Vorgaben weiter.
• Sie arbeiten an verschiedenen Leitstellen des Aufnahmemanagements mit; Bereitschaft zu Spät- und Wochenenddiensten.

Skills

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Organisationstalent

Datenmanagement

Education

Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation

Tools

Microsoft Office

KIS / Krankenhausinformationssysteme

Job description

Wenn Patient:innen ins Krankenhaus kommen, beginnt ihre Behandlung nicht erst im Untersuchungszimmer. Zuvor müssen Termine koordiniert, Daten korrekt erfasst, Unterlagen vorbereitet und Aufnahmeformalitäten zuverlässig erledigt werden. Genau hier kommt das Aufnahmemanagement ins Spiel.

Am Universitätsklinikum Jena sind Sie eine der ersten Anlaufstellen für Patient:innen und Angehörige. Sie organisieren administrative Aufnahmeprozesse für ambulante, teilstationäre und stationäre Behandlungen, stimmen sich mit medizinischen Teams und externen Partnern ab und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig auflaufen, behalten Sie den Überblick – mit einem freundlichen Auftreten, einem klaren Blick für Details und einem sicheren Umgang mit sensiblen Daten.

Aktuell suchen wir Verstärkung für unsere elektiven Leitstellen und die Kindernotaufnahme. Hier treffen Serviceorientierung, administrative Präzision und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen unmittelbar aufeinander.

Sie erklären Aufnahmeformalitäten verständlich, behalten Termine und Unterlagen im Blick und geben Patient:innen auch dann Orientierung, wenn vor dem Behandlungsstart vieles neu ist? Im Aufnahmemanagement am UKJ verbinden Sie einen aufmerksamen Umgang mit Menschen mit der Sorgfalt, die korrekte Daten und verlässliche Abläufe brauchen. Wenn Sie beides zusammenbringen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Der erste Kontakt zählt: Sie empfangen Patient:innen, erfassen ihre Daten und begleiten sie durch die administrativen Schritte der Aufnahme – vom Einlesen der Gesundheitskarte über die Anlage des Behandlungsfalls bis zur Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen.
• Gut vorbereitet ist halb aufgenommen: Sie informieren über organisatorische Abläufe, Behandlungsverträge, Datenschutz und Entlassmanagement. Außerdem bereiten Sie die erforderlichen Formulare und Etiketten vor und achten darauf, dass alle Angaben vollständig und korrekt vorliegen.
• Termine mit System: Sie koordinieren und bestätigen Termine für ambulante Vorstellungen, diagnostische Maßnahmen und stationäre Aufnahmen. Dabei stimmen Sie sich mit internen und externen Einweisenden ab und berücksichtigen die jeweiligen organisatorischen Abläufe und verfügbaren Kapazitäten.
• Eine Schnittstelle, die funktioniert: Ob Patient:innen, Angehörige, Haus- und Facharztpraxen, andere Krankenhäuser oder interne Bereiche – Sie bearbeiten eingehende Anfragen über unterschiedliche Kommunikationswege und stimmen sich mit den zuständigen Ansprechpartner:innen ab. Auch Transportdienste organisieren Sie bei Bedarf.
• Wahlleistungen verständlich und korrekt dokumentieren: Sie informieren über ärztliche und nichtärztliche Wahlleistungen, übernehmen die Vor- und Nachbereitung der entsprechenden Vereinbarungen und achten auf deren vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation.
• Datenqualität, die den Unterschied macht: Sie prüfen Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit, klären Unstimmigkeiten mit Krankenkassen oder medizinischen Teams und identifizieren notwendige Fallkorrekturen. Weitergehenden Korrekturbedarf melden Sie an das zuständige Backoffice.
• Digitale Akten im Griff: Sie führen Patientenakten digital, erfassen mitgebrachte medizinische und administrative Dokumente und sorgen dafür, dass Unterlagen entsprechend den geltenden Vorgaben zugeordnet und weitergeleitet werden.
• Auch wenn sich Abläufe ändern, bleiben Sie handlungsfähig: Sie übernehmen elektive administrative Aufnahmen ambulanter, teilstationärer und stationärer Patient:innen an den Leitstellen des Aufnahmemanagements. Darüber hinaus bearbeiten Sie administrative Vorgänge zu Notfall- und Verlegungszugängen, die außerhalb der Regelarbeitszeit aufgenommen wurden – bei Bedarf direkt am Krankenbett.

Darauf kommt es uns an:

• Die passende Ausbildung: Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation, Medizinische:r Fachangestellte:r, Zahnmedizinische:r Fachangestellte:r oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. administrative Qualifikation.
• Digitale Sicherheit: Microsoft Office gehört für Sie zum Handwerkszeug. Auch in neue Anwendungen finden Sie sich schnell ein – idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen oder administrativer Software mit.
• Abrechnungswissen mit Lernbereitschaft: Sie bringen die Bereitschaft mit, sich fundiert in die relevanten gesetzlichen und abrechnungsbezogenen Grundlagen einzuarbeiten – insbesondere in SGB V, SGB XII, KHG, KHEntgG und BPflV. Dabei erfassen Sie neue fachliche Zusammenhänge strukturiert und wenden Ihr Wissen bei der korrekten Fallanlage an.
• Dokumentation mit Sorgfalt: Vollständige, korrekte und nachvollziehbare Daten sind für Sie selbstverständlich. Die geltenden Dokumentationsrichtlinien behalten Sie ebenso im Blick wie den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Patientendaten.
• Serviceorientierung mit Fingerspitzengefühl: Ein freundlicher, verbindlicher und respektvoller Umgang mit Patient:innen und Angehörigen ist für Sie selbstverständlich – auch bei hohem Arbeitsaufkommen und in anspruchsvollen oder konfliktbehafteten Gesprächssituationen. Sie bleiben ruhig, handeln lösungsorientiert und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Anliegen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Kommunikation, die verbindet: Ob mit ärztlichem und pflegerischem Personal, internen Fachbereichen oder externen Ansprechpartner:innen – eine klare Abstimmung und gute Zusammenarbeit sind für Sie entscheidend, damit Abläufe ineinandergreifen.
• Flexibilität mit Überblick: Unterschiedliche Anforderungen und wechselnde Situationen bringen Sie nicht aus dem Konzept. Sie arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und sind bereit, an verschiedenen Leitstellen und Arbeitsplätzen des Aufnahmemanagements eingesetzt zu werden.
• Lernen gehört dazu: Arbeitsplatzbezogene Schulungen und erforderliche Pflichtfortbildungen sehen Sie als selbstverständlichen Teil Ihrer Tätigkeit – beispielsweise zu Notfallsituationen, Infektionsschutz und Arbeitssicherheit.
• Arbeitszeiten, die zum Einsatzbereich passen: Sie bringen die Bereitschaft mit, innerhalb unserer Servicezeiten zu arbeiten – werktags bis 18:00 Uhr sowie nach gemeinsamer Absprache an Wochenenden zwischen 9:00 und 18:00 Uhr.

Wir bieten Ihnen:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Persönlichkeiten – verbunden durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und den gemeinsamen Auftrag, die Versorgung am UKJ zu unterstützen.
• Kurze Wege, kurze Pause: Mensen, Kantinen und Cafeterien von UKJ und Universität Jena bieten je nach Standort unkomplizierte Möglichkeiten für eine Pause, einen Kaffee zwischendurch oder Austausch im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit verlässlichen Strukturen, transparenten Rahmenbedingungen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 290/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.