Ambulanzsekretär*in (m/w/d)

Karriereamukb; Bonn; Hybrid; EUR 20,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Job summary

Das Universitätsklinikum Bonn (UKB) sucht in der Klinik und Poliklinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie eine Teilzeitstelle. Die Position ist zunächst befristet bis Ende 2027 im Rahmen einer Elternzeitvertretung, mit Aussicht auf Verlängerung.

Sie unterstützen das Sekretariat, kümmern sich um Terminvergabe, Abrechnungsvorbereitung und administrative Abläufe im PC‑System Orbis und arbeiten eng mit dem Team zusammen. Kompetente Kommunikation und Teamfähigkeit sind gefragt.

Qualifications

• Ausbildung in einem kaufmännischen oder medizinischen Assistenzberuf oder vergleichbarer Abschluss.
• Sicherheit und Belastbarkeit im Umgang mit herausfordernden sozialen Situationen.
• Sichere Beherrschung digitaler Anwendungen, insbesondere Programme der digitalen Patienten- und Klinikverwaltung (Orbis).

Responsibilities

• Telefonische Terminvergabe und -management für ambulante Patient*innen und Konsiliaranforderungen
• Patient*innenempfang, Ablaufkoordination, Aufnahme und Erfassung im PC (Orbis), Versandorganisation von Arztbriefen
• Vorbereitung für die Abrechnung in der Hochschulambulanz
• Organisation des Sekretariats mit Materialbestellungen, Aktenpflege, Postbearbeitung
• Unterstützung bei Fortbildungsveranstaltungen und Forschungsaufgaben
• Urlaubsvertretung des Chefsekretariats

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännischer oder medizinischer Assistenzberuf Abschluss

Tools

Orbis Software

Job description

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Verwaltung

Teilzeit

In der Klinik und Poliklinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie des Universitätsklinikums Bonn ist ab dem 01.12.2026 oder ab dem 01.01.2027 folgende Stelle in Teilzeit (23,10 Std./Woche) zu besetzen:

Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst voraussichtlich bis Ende 2027 befristet; eine Verlängerung ist möglich.

Die Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie versorgt ambulant und stationär Patient*innen aus dem gesamten Spektrum der Psychosomatischen Medizin.

Ihre Aufgaben

• Telefonische Terminvergabe und -management für ambulante Patient*innen und für Konsiliaranforderungen
• Patient*innenempfang, Ablaufkoordination, Patient*innenaufnahme und –erfassung im PC (Orbis), Versandorganisation von Arztbriefen
• Vorbereitung für die Abrechnung in der Hochschulambulanz
• Management der elektronischen Arbeitszeiterfassung von Mitarbeiter*innen
• Organisation des Sekretariats mit üblichen Aufgaben wie Materialbestellungen, Aktenpflege, Postbearbeitung
• Unterstützung bei Fortbildungsveranstaltungen und Forschungsaufgaben
• Urlaubsvertretung des Chefsekretariats
• Ausbildung in einem kaufmännischen oder medizinischen Assistenzberuf oder vergleichbarer Abschluss
• Sicherheit und Belastbarkeit im Umgang mit herausfordernden sozialen Situationen
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen, anwendbar auf Programme der digitalen Patient*innen- und Klinikverwaltung
• Hohe Strukturiertheit und sorgfältige Arbeitsweise, rasche Auffassungsgabe
• Hohe Team-, Empathie- und Kommunikationsfähigkeit, freundliche und professionelle Haltung im Umgang mit Patient*innen und allen Berufsgruppen der Klinik
• Erwünscht, aber nicht Bedingung, ist einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im medizinisch-psychosozialen Bereich

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Zukunftssicherer Arbeitgeber

Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt

Bezahlung nach TV-L

Bezahlung nach TV-L

Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen)

Prämien & Sonderzahlungen

Prämien & Sonderzahlungen

Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb < 96 Stunden aus dem Dienst-Frei

Vorteile des TV-E

Vorteile des TV-E

Zusätzliche Leistung zur Entlastung in den TV-E berechtigten Bereichen (Entlastungstage)

Flexible Arbeitszeiten

Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office

Start mit System

Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente

Attraktivste Ausbildungsstätte

Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.

Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Klinik und Poliklinik für Psychosomatische Medizin