Auxiliar de despacho

Identity; Soacha ciudad; Presencial; COP 13.392.000 - 20.088.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Identity busca un/a auxiliar administrativo/a para apoyar el área de Despacho, gestionando órdenes, controlando entregas y manteniendo actualizados los archivos.

Se requiere experiencia en digitación y manejo de bases de datos, dominio de Excel y ERP; se valorará conocimiento en procesos de despacho y distribución. Ubicación: Soacha, Colombia.

Formación

• Diversificado completo, preferiblemente Perito Contador, Bachiller en Computación, Administración o afín.
• 1 año de experiencia en digitación, despacho, logística o puestos administrativos similares.
• Conocimientos de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Manejo de bases de datos y control de documentos.
• Deseable conocimiento de ERP o sistemas de inventarios.

Responsabilidades

• Digitar y registrar órdenes de despacho en los sistemas o controles establecidos.
• Revisar que las órdenes de despacho contengan la información necesaria para su correcta gestión.
• Llevar el control y seguimiento de las órdenes pendientes, despachadas y/o entregadas.
• Verificar que las cantidades, códigos, productos y datos registrados coincidan con las órdenes correspondientes.
• Mantener actualizados los controles y bases de datos del área.
• Preparar y organizar la documentación necesaria para los despachos.
• Dar seguimiento a las órdenes que presenten diferencias, pendientes o inconsistencias y comunicar oportunamente al Jefe de Despacho.
• Apoyar en la coordinación y organización de las órdenes según las rutas o programación de despacho.
• Llevar controles de documentos de entrega, facturas, órdenes y demás documentación relacionada.
• Registrar incidencias o diferencias detectadas durante el proceso de despacho.
• Apoyar en la elaboración de reportes relacionados con órdenes de despacho, entregas y pendientes.
• Mantener un adecuado archivo físico y/o digital de la documentación del área.
• Brindar información actualizada al equipo de Despacho sobre el estatus de las órdenes.
• Apoyar en otras actividades administrativas y operativas propias del área cuando sea requerido.

Conocimientos

Microsoft Excel

Digitación

Control de documentos

Bases de datos

Educación

Diversificado completo

Perito Contador

Bachiller en Computación

Administración

Herramientas

ERP

Sistemas de inventarios

Descripción del empleo

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo al área de Despacho, asegurando el correcto registro, control y seguimiento de las órdenes de despacho, así como la organización de la documentación relacionada con las entregas, contribuyendo a que los pedidos sean procesados de manera ordenada, precisa y oportuna.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

• Digitar y registrar las órdenes de despacho en los sistemas o controles establecidos.
• Revisar que las órdenes de despacho contengan la información necesaria para su correcta gestión.
• Llevar el control y seguimiento de las órdenes pendientes, despachadas y/o entregadas.
• Verificar que las cantidades, códigos, productos y datos registrados coincidan con las órdenes correspondientes.
• Mantener actualizados los controles y bases de datos del área.
• Preparar y organizar la documentación necesaria para los despachos.
• Dar seguimiento a las órdenes que presenten diferencias, pendientes o inconsistencias y comunicar oportunamente al Jefe de Despacho.
• Apoyar en la coordinación y organización de las órdenes según las rutas o programación de despacho.
• Llevar controles de documentos de entrega, facturas, órdenes y demás documentación relacionada.
• Registrar incidencias o diferencias detectadas durante el proceso de despacho.
• Apoyar en la elaboración de reportes relacionados con órdenes de despacho, entregas y pendientes.
• Mantener un adecuado archivo físico y/o digital de la documentación del área.
• Brindar información actualizada al equipo de Despacho sobre el estatus de las órdenes.
• Apoyar en otras actividades administrativas y operativas propias del área cuando sea requerido.

FUNCIONES CLAVE DEL PUESTO

Digitación y registro

• Ingreso correcto y oportuno de órdenes de despacho.
• Actualización de información en sistemas y controles internos.
• Validación de datos antes de procesar las órdenes.

Control de órdenes

• Seguimiento de órdenes pendientes.
• Control de órdenes procesadas y despachadas.
• Identificación y reporte de diferencias.

Control documental

• Organización de órdenes, facturas, documentos de entrega y soportes.
• Archivo y resguardo de documentación.
• Mantener la información disponible y ordenada.

Seguimiento

• Dar visibilidad al estado de cada orden.
• Informar oportunamente atrasos, inconsistencias o pedidos pendientes.
• Coordinar con las áreas involucradas cuando sea necesario para completar una orden.

Formación académica:

Diversificado completo, preferiblemente Perito Contador, Bachiller en Computación, Administración o carrera afín.

Experiencia:

1 año de experiencia en digitación, despacho, logística, bodega, facturación, control de pedidos o puestos administrativos similares.

Conocimientos:

• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Digitación y manejo de bases de datos.
• Control y seguimiento de documentos.
• Deseable conocimiento de sistemas ERP o sistemas de inventarios.
• Deseable conocimiento básico de procesos de despacho y distribución.