asistente de vicepresidencia

CONFIDENTIAL; Bogotá ciudad; Presencial; COP 66.960.000 - 100.440.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

CONFIDENTIAL busca un/a profesional organizado/a y proactivo/a para brindar soporte administrativo y ejecutivo a una Vicepresidencia, gestionando agenda, reuniones y comunicaciones con confidencialidad.

Se requiere experiencia en cargos similares, manejo de información sensible y dominio de Microsoft Office. Inglés deseable y alta capacidad de organización en un entorno corporativo.

Formación

• Se exige experiencia en cargos de asistencia ejecutiva o gerencial.

Responsabilidades

• Gestionar y coordinar la agenda de la vicepresidencia, priorizando reuniones y compromisos de acuerdo con las necesidades del negocio.
• Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo logística, convocatorias, salas, documentación y seguimiento.
• Realizar seguimiento a compromisos, pendientes y acuerdos derivados de reuniones.
• Preparar y organizar presentaciones, informes, documentos y material requerido para reuniones ejecutivas.
• Gestionar comunicaciones y requerimientos con diferentes áreas y niveles de la organización.
• Apoyar la coordinación de viajes, desplazamientos, eventos y actividades corporativas.
• Administrar información confidencial con criterio, discreción y sentido de responsabilidad.

Conocimientos

Gestión de agenda

Organización y planeación

Comunicación eficaz

Atención al detalle

Trabajo bajo presión

Relaciones interpersonales

Discreción

Confidencialidad

Educación

Administración de Empresas

Secretariado Ejecutivo

Herramientas

Microsoft Office

PowerPoint

Excel

Outlook

Descripción del empleo

Propósito del cargo:

Buscamos un profesional organizado, proactivo y con alto nivel de orientación al servicio, para brindar soporte administrativo y ejecutivo a una Vicepresidencia, facilitando la gestión, coordinación y seguimiento de las diferentes actividades estratégicas y operativas del área.

La persona será un aliado clave para el líder, asegurando una adecuada gestión de agenda, reuniones, información, comunicaciones y compromisos, manteniendo altos estándares de confidencialidad, organización y oportunidad.

Principales responsabilidades:

• Gestionar y coordinar la agenda de la vicepresidencia, priorizando reuniones y compromisos de acuerdo con las necesidades del negocio.
• Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo logística, convocatorias, salas, documentación y seguimiento.
• Realizar seguimiento a compromisos, pendientes y acuerdos derivados de reuniones.
• Preparar y organizar presentaciones, informes, documentos y material requerido para reuniones ejecutivas.
• Gestionar comunicaciones y requerimientos con diferentes áreas y niveles de la organización.
• Apoyar la coordinación de viajes, desplazamientos, eventos y actividades corporativas.
• Administrar información confidencial con criterio, discreción y sentido de responsabilidad.
• Apoyar procesos administrativos y de gestión propios de la Vicepresidencia/Gerencia.
• Facilitar la articulación y comunicación entre el líder, su equipo y diferentes grupos de interés.
• Realizar seguimiento oportuno a solicitudes y requerimientos asignados por el líder.

Perfil requerido:

• Profesional en carreras administrativas, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Secretariado Ejecutivo, Relaciones Internacionales o carreras afines.
• Mínimo 3 años de experiencia en cargos de asistencia ejecutiva, asistencia de gerencia, dirección, vicepresidencia o posiciones similares.
• Experiencia manejando agendas ejecutivas, reuniones, información confidencial y coordinación con diferentes niveles de la organización.
• Deseable experiencia en compañías grandes o multinacionales y en ambientes corporativos de alta exigencia.
• Inglés B2 o superior, indispensable. Deseable conocimiento en francés, especialmente en contextos de comunicación y relacionamiento corporativo internacional.
• Excelente manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office, PowerPoint, Excel y Outlook.
• Alta capacidad de organización, seguimiento y gestión de múltiples actividades simultáneamente.

Competencias que buscamos:

• Organización y planeación.
• Comunicación efectiva.
• Orientación al servicio.
• Proactividad y autonomía.
• Manejo de información confidencial.
• Atención al detalle.
• Capacidad para priorizar y gestionar tiempos.
• Excelentes relaciones interpersonales.
• Capacidad para trabajar bajo presión y en entornos dinámicos.
• Orientación a resultados.
• Alta habilidad para relacionarse con líderes y diferentes niveles de la organización.

¿Qué ofrecemos?

La oportunidad de hacer parte de una compañía líder, en un rol de alta exposición organizacional, trabajando de manera cercana con líderes estratégicos y participando en un entorno dinámico, retador y de aprendizaje continuo.

Si eres una persona organizada, ejecutiva, discreta y con capacidad para anticiparte a las necesidades de los líderes, esta oportunidad puede ser para ti.