Asistente De Facturacion Y Administrativa

Videonet S.A.S.; Bogotá; On-site; COP 20,000,000 - 40,000,000; Full time

Job summary

Videonet S.A.S. solicita personal para tareas de facturación, cartera y apoyo administrativo en Bogotá.

Entre sus funciones se encuentran gestionar facturas, documentos y atención a clientes, proveedores y visitas, asegurando la correcta circulación de la información y el soporte a las áreas administrativas.

Responsibilities

• Elaborar y gestionar facturas, notas crédito y demás documentos relacionados con el proceso de facturación.
• Realizar la gestión documental, asegurando la correcta asociación de facturas, pedidos, órdenes de compra y sus respectivos soportes.
• Verificar y realizar cruces de facturas con los soportes correspondientes.
• Gestionar los cruces de cuentas relacionados con pagos anticipados y facturación posterior.
• Entregar oportunamente la información al área de Logística para garantizar el despacho de mercancía conforme a las condiciones acordadas con el cliente.
• Gestionar la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia interna y externa.
• Elaborar cartas, informes, memorandos y demás documentos solicitados por la Gerencia General y Administrativa.
• Brindar apoyo administrativo a las áreas de Gerencia General, Administrativa, Financiera, Comercial y Talento Humano.
• Coordinar y realizar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos de los bienes e instalaciones de la empresa.
• Buscar proveedores de bienes y servicios, solicitar cotizaciones y apoyar los procesos de compra y mantenimiento.
• Controlar y mantener actualizado el registro de materiales y útiles de trabajo entregados al personal.
• Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y proveedores, proporcionando información básica sobre los servicios de la empresa.
• Gestionar las llamadas telefónicas, direccionar las consultas al personal correspondiente y tomar mensajes cuando sea necesario.
• Controlar el ingreso y salida de visitantes, personal externo y demás personas que accedan a las instalaciones.
• Velar por el orden, la limpieza y la adecuada presentación del área de recepción.
• Organizar, digitalizar y mantener actualizado el archivo físico y digital de la documentación administrativa.
• Identificar e informar situaciones recurrentes relacionadas con la atención a clientes y los procesos administrativos, contribuyendo a la mejora continua.
• Ejecutar las demás funciones asignadas por el líder del área, de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Job description

Facturación y Cartera.

• Elaborar y gestionar facturas, notas crédito y demás documentos relacionados con el proceso de facturación.
• Realizar la gestión documental, asegurando la correcta asociación de facturas, pedidos, órdenes de compra y sus respectivos soportes.
• Verificar y realizar cruces de facturas con los soportes correspondientes.
• Gestionar los cruces de cuentas relacionados con pagos anticipados y facturación posterior.
• Entregar oportunamente la información al área de Logística para garantizar el despacho de mercancía conforme a las condiciones acordadas con el cliente.

2. Gestión Administrativa.

• Gestionar la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia interna y externa.
• Elaborar cartas, informes, memorandos y demás documentos solicitados por la Gerencia General y Administrativa.
• Brindar apoyo administrativo a las áreas de Gerencia General, Administrativa, Financiera, Comercial y Talento Humano.
• Coordinar y realizar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos de los bienes e instalaciones de la empresa.
• Buscar proveedores de bienes y servicios, solicitar cotizaciones y apoyar los procesos de compra y mantenimiento.
• Controlar y mantener actualizado el registro de materiales y útiles de trabajo entregados al personal.

3. Atención al Cliente y Recepción.

• Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y proveedores, proporcionando información básica sobre los servicios de la empresa.
• Gestionar las llamadas telefónicas, direccionar las consultas al personal correspondiente y tomar mensajes cuando sea necesario.
• Controlar el ingreso y salida de visitantes, personal externo y demás personas que accedan a las instalaciones.
• Velar por el orden, la limpieza y la adecuada presentación del área de recepción.

4. Gestión Documental y Apoyo Operativo.

• Organizar, digitalizar y mantener actualizado el archivo físico y digital de la documentación administrativa.
• Identificar e informar situaciones recurrentes relacionadas con la atención a clientes y los procesos administrativos, contribuyendo a la mejora continua.
• Ejecutar las demás funciones asignadas por el líder del área, de acuerdo con la naturaleza del cargo.