ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE PRESIDENCIA

Camara de Comercio de Cartagena; Cartagena de Indias; On-site; COP 24,000,000 - 36,000,000; Full time

Job summary

Camara de Comercio de Cartagena busca apoyar la gestión administrativa de la Presidencia Ejecutiva. El rol implica organizar la agenda, coordinar viajes y reuniones, y gestionar solicitudes y documentación institucional.

Se trabajará estrechamente con distintas áreas para preparar intervenciones y asegurar el cumplimiento de procedimientos. Se requieren capacidades de seguimiento de compras, contratos y presupuesto, además de manejo de redes sociales institucionales y reporte de situaciones

Responsibilities

• Organizar, hacer seguimiento y acompañar la agenda de la Presidencia Ejecutiva; coordinar la logística de eventos y reuniones de la Presidencia Ejecutiva y la Junta Directiva; preparar oportunamente, con apoyo de las distintas áreas, las intervenciones del presidente ejecutivo en eventos institucionales; hacer seguimiento a las órdenes de compra, servicio y contratos del área, informando a la Presidencia Ejecutiva; monitorear las redes sociales de la entidad y del presidente ejecutivo, reportando situaciones que requieran atención; preparar la documentación solicitada por entes internos y externos para el desarrollo de las actividades del área; atender, orientar y gestionar adecuadamente las solicitudes recibidas; transcribir oportunamente documentos, correspondencia e informes asignados; revisar el correo electrónico de la Presidencia Ejecutiva, clasificando y priorizando los asuntos según su importancia e informando oportunamente; coordinar la logística de viajes, reuniones y servici

Job description

Misión:
Servir y apoyar en los trámites administrativos y requeridos por la presidencia ejecutiva.

Descripción:
con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la CCC. Organizar, hacer seguimiento y acompañar la agenda de la Presidencia Ejecutiva; coordinar la logística de eventos y reuniones de la Presidencia Ejecutiva y la Junta Directiva; preparar oportunamente, con apoyo de las distintas áreas, las intervenciones del presidente ejecutivo en eventos institucionales; hacer seguimiento a las órdenes de compra, servicio y contratos del área, informando a la Presidencia Ejecutiva; monitorear las redes sociales de la entidad y del presidente ejecutivo, reportando situaciones que requieran atención; preparar la documentación solicitada por entes internos y externos para el desarrollo de las actividades del área; atender, orientar y gestionar adecuadamente las solicitudes recibidas, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de la CCC; transcribir oportunamente documentos, correspondencia e informes asignados; revisar el correo electrónico de la Presidencia Ejecutiva, clasificando y priorizando los asuntos según su importancia e informando oportunamente; coordinar la logística de viajes, reuniones y servicios relacionados con la Presidencia Ejecutiva; hacer seguimiento al cumplimiento del presupuesto de funcionamiento del área; organizar y mantener actualizado el archivo de la Presidencia, conforme a las políticas y procedimientos documentales de la entidad; asistir a las reuniones delegadas por el presidente ejecutivo; gestionar los refrigerios y servicios de restaurante requeridos para las reuniones; aplicar el ciclo PHVA a sus actividades; apoyar al área registral en momentos críticos de atención para contribuir a la continuidad y calidad del servicio ofrecido por la CCC; ejecutar las actividades administrativas en los aplicativos tecnológicos de la entidad, conforme a los procedimientos establecidos, y desempeñar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que sean necesarias para alcanzar las metas y objetivos de las áreas misionales.