Secretaria Ejecutiva

Universidad De La Sabana; Bogotá; On-site; COP 20,088,000 - 30,132,000; Full time

Job summary

La Universidad de la Sabana busca un profesional para brindar apoyo administrativo y operativo a la Dirección de la Unidad. Sus responsabilidades incluyen la organización de la agenda, elaboración de informes y la gestión de archivo, con foco en la confidencialidad y el cumplimiento de políticas institucionales.

Se priorizará quien resida en la zona de influencia, especialmente en municipios cercanos, para facilitar la coordinación de actividades y la atención a usuarios internos y externos.

Qualifications

• Asistir en las actividades administrativas diarias de la dependencia.
• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Dirección.
• Elaborar informes, documentos, actas y correspondencia en general.
• Atender y canalizar llamadas telefónicas y requerimientos internos.
• Gestionar el archivo físico y digital, asegurando confidencialidad.

Responsibilities

• Asistir en las tareas administrativas diarias.
• Coordinar la agenda de la Dirección y gestionar documentos.
• Atender al público y canalizar requerimientos.
• Gestionar archivo y correspondencia oficial.
• Apoyar en la auditoría interna y en mejoras de procesos.

Job description

Misión

responsable de brindar apoyo administrativo y operativo a la Dirección de la Unidad, contribuyendo al adecuado funcionamiento de los procesos internos mediante la organización, gestión documental, atención al público y coordinación de actividades administrativas, conforme a las políticas y lineamientos institucionales.

Funciones principales:

• Asistir en las actividades administrativas diarias de la dependencia.
• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Dirección.
• Elaborar informes, documentos, cuadros estadísticos, actas, memorandos y correspondencia en general.
• Atender y canalizar llamadas telefónicas, consultas de usuarios y requerimientos internos.
• Gestionar el archivo físico y digital, asegurando el orden y la confidencialidad de la información.
• Recibir, registrar, distribuir y archivar correspondencia oficial.
• Apoyar en la optimización de procesos administrativos y en actividades de auditoría interna.
• Coordinar solicitudes de papelería, insumos, equipos y servicios necesarios para la oficina.
• Solicitar y gestionar apoyos audiovisuales y recursos logísticos para actividades institucionales.
• Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y mobiliario.
• Brindar atención oportuna a funcionarios y usuarios dentro de su ámbito de competencia.

Requisito importante:

Se priorizarán candidatos que residan en la zona de influencia, preferiblemente en municipios como Chía, Cajicá, Zipaquirá o sectores aledaños.