Asistente Administrativo(a) de Proyectos

UNIV. DE LOS ANDES; Bogotá; On-site; COP 27,900,000 - 46,872,000; Full time

Job summary

Universidad de los Andes en Bogotá busca un Asistente Administrativo de Proyectos para brindar soporte administrativo, documental y logístico a proyectos de investigación y consultoría.

Se acompaña a docentes e investigadores en todas las etapas y se garantiza el cumplimiento de los procedimientos institucionales. Formación en tecnología o administración y experiencia en gestión documental y apoyo a proyectos.

Qualifications

• Tecnólogo/a y preferible profesional en áreas administrativas o afines.
• Entre 1 y 3 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos.
• Conocimientos de gestión documental y manejo de archivos.
• Inglés intermedio (B2).

Responsibilities

• Soporte a la formulación de proyectos: recopilar y organizar documentación, anexos y formatos requeridos para propuestas internas y externas.
• Gestión administrativa y financiera de proyectos: radicar y hacer seguimiento a solicitudes, verificar cronogramas y presupuestos.
• Gestión documental e información: organizar y custodiar expedientes de proyectos y consultorías, garantizando trazabilidad.
• Bases de datos y reportes: actualizar bases de datos y tableros de seguimiento; extraer reportes básicos.

Skills

Organización

Atención al detalle

Proactividad

Comunicación clara

Inglés (B2)

Trabajo en equipo

Education

Tecnólogo/a

Administración / Gestión Administrativa

Gestión documental

Tools

Paquete Office

Excel

Gestión de bases de datos

Job description

¿Te apasiona organizar información, facilitar procesos y contribuir a que los proyectos avancen de manera ordenada y oportuna? En la Facultad de Administración buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) de Proyectos que brinde soporte administrativo, documental y logístico a los proyectos de investigación y consultoría, acompañando a docentes e investigadores en sus diferentes etapas y asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales.

Misión del cargo:

Gestionar el soporte administrativo, documental y logístico de los proyectos de investigación y consultoría de la Facultad, asegurando la adecuada ejecución de los procesos asociados a la identificación de oportunidades de financiación, la administración de la información, el cumplimiento de los procedimientos institucionales y la atención oportuna a docentes e investigadores.

Principales responsabilidades:

• Soporte a la formulación de proyectos:
  • Recopilar y organizar documentación, anexos y formatos requeridos para la radicación de propuestas de proyectos internos y externos.
  • Apoyar a investigadores en la preparación de los componentes administrativos y financieros requeridos para la presentación de iniciativas.
• Gestión administrativa y financiera de proyectos:
  • Radicar y hacer seguimiento a solicitudes operativas de proyectos aprobados, verificando el cumplimiento de cronogramas, presupuestos y requerimientos establecidos.
  • Hacer seguimiento a productos, compromisos y requerimientos asociados a los proyectos frente a la Vicerrectoría de Investigación y Creación y otras áreas involucradas.
• Gestión documental e información:
  • Organizar, foliar y custodiar los expedientes físicos y digitales de proyectos y consultorías, garantizando su trazabilidad y disponibilidad.
• Bases de datos y reportes:
  • Organizar y actualizar bases de datos y tableros de seguimiento de la ODPI, asegurando la calidad y oportunidad de la información.
  • Extraer y consolidar reportes básicos de acuerdo con los requerimientos del área.
• Servicio y articulación con usuarios:
  • Atender, orientar y dar respuesta a consultas rutinarias de profesores sobre trámites administrativos y requerimientos operativos.
  • Articular la comunicación entre investigadores, entidades financiadoras y unidades administrativas de la Universidad, realizando seguimiento oportuno a solicitudes y requerimientos.

Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, metódica y orientada al servicio, con atención al detalle, capacidad para hacer seguimiento a múltiples solicitudes y facilidad para gestionar información y documentación. Valoramos especialmente la proactividad, responsabilidad, comunicación clara y capacidad para trabajar de manera articulada con diferentes actores.

Formación:

Tecnólogo(a), deseable profesional en Administración, Gestión Administrativa, Finanzas, Gestión Documental, Tecnología en Proyectos o áreas afines.

Conocimientos que valoramos:

• Paquete Office y Excel intermedio.
• Gestión documental y manejo de archivos.
• Gestión administrativa y financiera básica de proyectos.
• Manejo de bases de datos y repositorios de información.
• Herramientas institucionales para seguimiento de proyectos.
• Herramientas básicas de análisis y visualización de información.
• Manejo básico de herramientas de IA generativa.
• Inglés intermedio (B2).

Experiencia:

Entre 1 y 3 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos, gestión documental, seguimiento presupuestal, manejo de bases de datos, atención a usuarios y/o procesos académicos o de investigación.

Importante:

*Contrato inicialmente temporal por 3 meses, con probabilidad de prórroga.