Asistente administrativo

MARVENTA LIMITADA; Riohacha ciudad; On-site; COP 13,392,000 - 27,900,000; Full time

Job summary

MARVENTA LIMITADA en Colombia busca un/a asistente administrativo/a para apoyar a directores y personal, gestionar tareas de oficina diarias y mantener archivos y procesos. Entre las funciones está organizar viajes, coordinar reuniones y gestionar informes.

Se valora experiencia como secretaria o asistente ejecutivo, dominio de MS Office y excelentes habilidades de comunicación.

Qualifications

• Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina.
• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint).
• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas.
• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas.
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
• Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo.

Responsibilities

• Responder y pasar llamadas telefónicas.
• Organizar y programar citas.
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas.
• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
• Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina.
• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores.
• Mantener listas de contactos.
• Realizar reservas y demás preparativos para viajes.
• Preparar y conciliar los informes de gastos.
• Proporcionar apoyo general a los visitantes.
• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.
• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

Skills

Asistente administrativo

MS Office

Gestión del tiempo

Atención al detalle

Education

Secundaria completa

Tools

Impresoras y fax

Job description

Breve descripción del puesto

Buscamos personal responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.

Responsabilidades

• Responder y pasar llamadas telefónicas
• Organizar y programar citas
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas
• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina
• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores
• Mantener listas de contactos
• Realizar reservas y demás preparativos para viajes
• Preparar y conciliar los informes de gastos
• Proporcionar apoyo general a los visitantes
• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

Requisitos

• Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)
• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas
• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
• Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
• Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría