Encargado(a) de Administración y Coordinación Interna

Organización privada con trayectoria; Santiago; Presencial; CLP 13.392.000 - 20.088.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una organización privada vinculada al ámbito educacional busca incorporar a un(a) Encargado(a) de Administración y Coordinación Interna para jornada completa y modalidad presencial. Será responsable del correcto funcionamiento administrativo, coordinando procesos internos y requerimientos de la Gerencia.

Se valora experiencia en instituciones educativas y habilidades para gestionar reuniones y eventos, con alta capacidad de organización y comunicación formal.

Formación

• Título profesional o técnico en Administración, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o áreas relacionadas.
• Experiencia comprobable de al menos tres años en funciones administrativas y de coordinación.
• Dominio de Excel con fórmulas, filtros y generación de reportes.
• Buen manejo de Word y herramientas de oficina.
• Redacción y ortografía sobresalientes para comunicaciones formales.
• Experiencia en organización y producción de reuniones o eventos.
• Capacidad para relacionarse con diferentes personas y prestar atención profesional.
• Organización, autonomía, responsabilidad y atención al detalle.

Responsabilidades

• Ejecutar y dar seguimiento a las tareas administrativas de la organización.
• Preparar cartas, correos, minutas, informes y otros documentos institucionales.
• Mantener actualizados registros, bases de datos, archivos y documentación relevante.
• Elaborar planillas de control y reportes mediante Excel.
• Coordinar reuniones, encuentros y eventos institucionales.
• Organizar convocatorias, confirmaciones de asistencia, proveedores y aspectos logísticos.
• Relacionarse con directivos, colaboradores, proveedores y participantes de actividades.
• Apoyar a la Gerencia en organización y seguimiento de compromisos.
• Revisar y coordinar pagos, ingresos, facturas y documentación de respaldo.
• Realizar seguimiento de presupuestos y trámites bancarios.
• Apoyar tareas relacionadas con la administración de personas.
• Velar por el cumplimiento de procedimientos y fechas comprometidas.

Conocimientos

Organización

Comunicación

Autonomía

Atención al detalle

Gestión de múltiples tareas

Educación

Título en Administración/Contabilidad/Secretariado Ejecutivo

Herramientas

Excel

Word

Descripción del empleo

Organización privada vinculada al ámbito educacional busca incorporar a un(a) Encargado(a) de Administración y Coordinación Interna, para desempeñarse en jornada completa y modalidad presencial.

La posición tendrá la responsabilidad de asegurar el adecuado funcionamiento administrativo de la organización, coordinando procesos internos, actividades institucionales y requerimientos de la Gerencia. Se requiere una persona ejecutiva, organizada, autónoma y con excelentes habilidades de comunicación y relacionamiento.

Funciones principales

• Ejecutar y dar seguimiento a las tareas administrativas de la organización.
• Preparar cartas, correos, minutas, informes y otros documentos institucionales.
• Mantener actualizados los registros, bases de datos, archivos y documentación relevante.
• Elaborar planillas de control y reportes mediante Excel.
• Coordinar reuniones, encuentros y eventos institucionales.
• Organizar convocatorias, confirmaciones de asistencia, proveedores y aspectos logísticos.
• Relacionarse adecuadamente con directivos, colaboradores, proveedores y participantes de las actividades.
• Apoyar directamente a la Gerencia en la organización y seguimiento de compromisos.
• Revisar y coordinar pagos, ingresos, facturas y documentación de respaldo.
• Realizar el seguimiento de presupuestos, compromisos financieros y trámites bancarios.
• Apoyar tareas relacionadas con la administración de personas.
• Velar por el cumplimiento de procedimientos, controles internos y fechas comprometidas.

Requisitos indispensables

• Título profesional o técnico en Administración, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o áreas relacionadas.
• Experiencia comprobable de al menos tres años realizando funciones administrativas y de coordinación.
• Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, filtros, ordenamiento de bases de datos, tablas y preparación de reportes.
• Buen manejo de Word y herramientas digitales de oficina.
• Excelente redacción y ortografía, especialmente para la preparación de cartas y comunicaciones formales.
• Experiencia en la organización y producción de reuniones, actividades o eventos.
• Habilidad para relacionarse con diferentes tipos de personas y entregar una atención profesional.
• Capacidad para manejar simultáneamente diversas tareas, prioridades y fechas de cumplimiento.
• Alto nivel de orden, autonomía, responsabilidad y atención al detalle.
• Discreción y adecuado manejo de información confidencial.

Se valorará especialmente

• Experiencia en instituciones educacionales, fundaciones u organizaciones de naturaleza similar.
• Experiencia trabajando directamente con gerencias, directorios o equipos directivos.
• Capacidad para anticipar necesidades, resolver problemas y realizar seguimiento hasta el cierre efectivo de cada tarea.
• Disponibilidad para apoyar ocasionalmente actividades fuera del horario habitual.

Condiciones del cargo

• Jornada completa.
• Modalidad presencial.
• Incorporación a una organización consolidada y con iniciativas de desarrollo.
• Renta acorde con la experiencia y las competencias demostradas.

Descripción de la cultura organizacional

Fomentamos un ambiente de trabajo en equipo y colaboración.

Proceso de selección

Las entrevistas se realizarán en varias etapas, incluyendo una evaluación práctica. Se contactará a los candidatos seleccionados dentro de dos semanas. El proceso incluye una entrevista con el equipo directivo.

Información sobre el equipo de trabajo

Fomentamos un ambiente de trabajo en equipo y colaboración.