Asistente de Sede reemplazo

iF Chile; Santiago; Presencial; CLP 10.000.000 - 14.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

iF Chile busca un/a Asistente de Sede para apoyar la atención de miembros y visitantes, gestionar la sede y colaborar con la Jefa de Comunidad en tareas administrativas y operativas.

Entre tus responsabilidades están la recepción, el agendamiento de salas y la información sobre servicios y plataformas. También se coordina con proveedores y se apoya en eventos y gestiones financieras.

Se privilegia organización, servicio al cliente y proactividad en un entorno dinámico y orientado a soluciones.

Formación

• Experiencia comprobable de al menos 3 años en cargos administrativos, operacionales o atención a clientes.
• Capacidad para gestionar agenda y coordinar servicios en una sede.
• Buen manejo de herramientas digitales y plataformas corporativas.

Responsabilidades

• Atención a recepción: orientar a miembros y visitantes y gestionar encomiendas.
• Gestión de salas: agendamiento y control de reservas.
• Orientación a clientes sobre servicios de la sede y plataformas de reserva.
• Apoyo administrativo: elaboración de correos, documentos y gestiones de facturas.
• Apoyo en eventos y coordinación con proveedores.
• Seguimiento de incidencias y apoyo a la Jefa de Comunidad.
• Gestión de fondos para compras y rendiciones.

Conocimientos

Atención al cliente

Organización

Comunicación

Planificación

Trabajo en equipo

Resolución de problemas

Manejo de herramientas Office

Herramientas

Office Suite

ERP

Nexus

Descripción del empleo

En iF Chile somos una empresa dedicada al arriendo de espacios de trabajo flexibles, salas de reuniones, auditorios y producción de eventos, diseñados para acompañar a equipos y empresas de distintos tamaños y etapas de desarrollo.

Hoy estamos buscando incorporar a nuestro equipo un/a Asistente de Sede, quien tendrá un rol fundamental en la atención de nuestros miembros y visitantes, la gestión administrativa y el correcto funcionamiento operativo de la sede.

Buscamos una persona organizada, resolutiva, orientada al servicio y con capacidad para desenvolverse en un ambiente dinámico, donde cada día presenta nuevos desafíos.

¿Cuál será tu desafío?

Ser parte activa de la operación de la sede, asegurando una experiencia cercana y eficiente para nuestros clientes y apoyando a la Jefa de Comunidad en las distintas necesidades administrativas, operacionales y comerciales de la sede.

Principales responsabilidades

• Atención de recepción: recibir y orientar a miembros, clientes, usuarios y visitantes, gestionando además encomiendas, productos y encargos.
• Gestión de salas: realizar y administrar el agendamiento de salas de reuniones.
• Orientación a clientes: entregar información sobre el funcionamiento y servicios de la sede, incluyendo impresoras, cafetería, plataformas de reserva, estacionamientos y otros.
• Gestión de requerimientos operativos: apoyar en la identificación y resolución de problemas asociados al funcionamiento de la sede.
• Apoyo comercial: realización de visitas, atención de posibles clientes y prospectos, revisión de leads y seguimiento a ofertas comerciales enviadas.
• Coordinación con proveedores: solicitar cotizaciones, coordinar servicios y apoyar la gestión de mantenciones, previa autorización de la jefatura cuando corresponda.
• Seguimiento de incidencias: informar oportunamente a la Jefa de Comunidad sobre problemas detectados o reportados por clientes.
• Apoyo administrativo: elaboración de correos, citaciones, documentos internos, contratos, solicitudes de facturas, gestión de garantías, cobranzas y otros requerimientos.
• Administración de plataformas: utilización y gestión de herramientas como Office, Nexus, ERP y otras plataformas corporativas.
• Apoyo en eventos: colaborar en la organización y ejecución de cumpleaños, desayunos, actividades para clientes y otros eventos de la sede.
• Administración de fondos: gestionar fondos asignados para compras y realizar las correspondientes rendiciones.
• Otras actividades: apoyar en las tareas y proyectos solicitados por la jefatura directa.

¿Qué buscamos?

• Orientación al cliente y vocación de servicio
• Organización y capacidad de planificación
• Proactividad e iniciativa
• Capacidad para resolver problemas
• Buen manejo de relaciones interpersonales
• Capacidad para trabajar en equipo
• Adaptabilidad a un entorno dinámico
• Manejo de herramientas Office y plataformas digitales

Experiencia requerida

Experiencia comprobable de al menos 3 años en cargos o funciones administrativas, operacionales, recepción, atención de clientes, coordinación de servicios o similares.