ADMINISTRATIVO(A) DE SOPORTE Y GESTIÓN DOCUMENTAL

FASTSOLUCIONES CONSTRUCIONES LIMITADA; Santiago; Presencial; CLP 8.928.000 - 13.392.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Fast Soluciones Construcciones Limitada busca un Administrativo(a) de Soporte y Gestión Documental para apoyar áreas de Recursos Humanos y Prevención de Riesgos, gestionando documentos de empleados y contratistas. Se requieren experiencia administrativa y manejo de Excel, con foco en cumplimiento y confidencialidad.

Las tareas incluyen digitalización, archivo, control de vencimientos y generación de reportes para auditorías internas, con disponibilidad para desplazamientos dentro de la Región

Formación

• Experiencia previa en cargos administrativos o gestión documental.
• Manejo de herramientas Office (especialmente Excel).
• Facilidad para aprender plataformas de gestión documental.
• Alta organización y atención al detalle.

Responsabilidades

• Administrar diariamente la plataforma de gestión documental.
• Gestionar la documentación de RR.HH. y Prevención de Riesgos.
• Revisar y hacer trazable el estado de documentos.
• Recopilar antecedentes y contactar a trabajadores y subcontratistas.
• Escanear, digitalizar y mantener bases de datos actualizadas.

Conocimientos

Office Suite

Excel

Organización

Comunicación

Discreción

Herramientas

SQ/PGIS

Descripción del empleo

Fast Soluciones Construcciones Limitada se encuentra en búsqueda de un(a) Administrativo(a) de Soporte y Gestión Documental para sumarse a nuestro equipo. La persona seleccionada cumplirá un rol administrativo, documental y de apoyo transversal a las áreas de Recursos Humanos y Prevención de Riesgos, siendo responsable de recopilar, revisar, digitalizar, clasificar, cargar y resguardar la documentación de la empresa, de sus trabajadores y de contratistas o subcontratistas relacionados con nuestras operaciones, principalmente en el marco de contratos de servicios sanitarios.

FUNCIONES PRINCIPALES

• Administrar diariamente la plataforma de gestión documental (SQ/PGIS u otra que la reemplace), manteniendo actualizados perfiles, antecedentes, estados y vigencias.
• Gestionar el 100% de la documentación requerida por Recursos Humanos y Prevención de Riesgos: vigente, legible, completa y correctamente cargada en plataforma.
• Revisar diariamente estados de aprobación, rechazo, observación o vencimiento, dejando trazabilidad de cada gestión.
• Recopilar antecedentes faltantes y contactar a trabajadores, jefaturas y subcontratistas para solicitar documentos, correcciones o renovaciones.
• Recepcionar, escanear y digitalizar documentos físicos y digitales, verificando su legibilidad, vigencia y correspondencia.
• Mantener actualizadas las bases de datos maestras de trabajadores, empresas, documentos, cursos, exámenes y acreditaciones.
• Controlar vencimientos, emitir alertas oportunas y gestionar la regularización de documentos observados o rechazados.
• Elaborar reportes periódicos de cumplimiento documental y coordinar con Recursos Humanos y Prevención de Riesgos.
• Apoyar la preparación de carpetas de acreditación, auditoría y fiscalización ante el mandante.

REQUISITOS

• Experiencia previa en cargos administrativos, de gestión documental, RR.HH. o acreditación de personal (deseable en el rubro construcción o servicios sanitarios).
• Manejo de herramientas Office (especialmente Excel) y facilidad para aprender plataformas y sistemas de gestión documental.
• Alta organización, orientación al detalle y capacidad de seguimiento de pendientes.
• Buenas habilidades de comunicación para coordinar con trabajadores, jefaturas y terceros.
• Discreción y responsabilidad en el manejo de información confidencial y datos personales.
• Disponibilidad para desplazarse ocasionalmente dentro de la Región Metropolitana según necesidades del cargo.